Роман Феткуллов

Роман Феткуллов

Руководитель направления по визуализации и аналитическим решениям

Для оптимизации рабочего процесса, повышения производительности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. На этапе динамичного роста «Центр корпоративных решений» искал решение, которое бы фиксировало распределение загрузки на приоритетные или не целевые операции, их состав, помогало определять долю вовлеченности сотрудников в проектную деятельность. Выбор был сделан в пользу внедрения Timetta.

Полученные данные из системы Timetta позволили Центру корпоративных решений эффективно распоряжаться человеческими ресурсами компании, сформировать целевой набор задач практически для каждого транзакционного сотрудника

О Компании

Центр корпоративных решений (ЦКР) — многофункциональный центр обслуживания, предоставляющий услуги аутсорсинга по поддержке и развитию корпоративных функций.

ЦКР предоставляет максимально широкую линейку услуг: ведение сквозных бизнес-процессов (процессов продаж, закупок, управления персоналом и расчета заработной платы, бухгалтерской и налоговой отчетности) и более 20 отдельных сервисов (казначейство, сопровождение деловых поездок, страхование, ИТ, сертификация и стандартизация, роботизация и другие). Офисы компании расположены в 37 городах Российской Федерации.

Основной фокус Центра корпоративных решений — повышение операционной эффективности процессов клиентов за счет внедрения лучших практик, стандартизации и оптимизации поддерживающих функций и контрольных процедур, развития ИТ-инструментов, организация центров компетенций. ЦКР оказывает услуги более чем 60 компаний и 70000 сотрудникам Клиентов. Клиенты компании ведут бизнес в направлениях металлургии, грузоперевозок, стивидорных услуг, судоходства и судостроения в России и за рубежом.

Потребность

За время формирования ЦКР мы значительно выросли как по числу клиентов, так и по количеству предоставляемых сервисов. Сегодня Центр корпоративных решений принимает на обслуживание клиентов из новых индустрий и расширяет линейки сервисов (90+ услуг и 750+ подуслуг). Динамика компании поспособствовала проведению более детального анализа эффективности работы персонала, оценки загруженности и формированию целевого набора задач.

При этом важно было найти решение, которое можно внедрить за относительно небольшой период времени и в условиях ограниченных ресурсов. Мы исследовали рынок систем учета рабочего времени и выделили два существенных подхода:

  1. Самостоятельный учет. Сотрудник использует таймшиты или таблицы для контроля списка задач и фиксирует потраченное рабочее время. Этот подход помогает развивать самоконтроль и самооценку сотрудников, однако его ключевым недостатком является определенная доля субъективизма.
  2. Автоматический учет рабочего времени. Система автоматически определяет и фиксирует рабочее время сотрудника (незаметно для сотрудника). Однако, на момент выбора решения мы могли получить информацию только о фактическом времени работы в какой-либо системе без детализации до конкретных операций и клиентов, что не помогает закрыть вопросы и задачи, которые ставит компания.

 

Пилотный проект и внедрение

Мы запустили пилотный проект Timetta на небольшой группе сотрудников и спустя полтора месяца увидели потенциал этого подхода, утвердили результаты и приняли решение о поэтапном внедрении решения в остальных Дирекциях компании. Для этого мы существенно переработали структуру данных и справочников, загружаемых в систему (клиенты, проекты, операции, детали по операциям).

На старте мы столкнусь со сложностью приживаемости инструмента, т.к. для сотрудников заполнение таймшитов стало дополнительным функционалом — необходимо было выделять порядка 20-30 минут рабочего времени. Максимальная приживаемость системы наступила через месяц, а время на заполнение таймшита сократилось до 10 минут в день.

Использование системы

С помощью таймшитов нам удалось сформировать целевой набор операций для транзакционных сотрудников, оценить распределение времени между задачами, определить нормативы на выполнение каждой операции.

Руководители при согласовании таймшитов обращают внимание на содержание работ и следят, чтобы сотрудники выполняли целевой функционал. Данные из Timetta выгружаются на регулярной основе в корпоративную BI систему, в которой сводятся с данными из других систем. На основе полученной информации принимаются различные решения, оценивается потребность в расширении ресурсов, разрабатываются инициативы по улучшению операционной работы. На момент использования, к системе были подключены более 1000 сотрудников из 7 Дирекций ЦКР.

Заключение

Благодаря внедрению системы Timetta и внутренней экспертизе ЦКР удалось:

  • Выявить прямой, вспомогательный и «непрофильный» функционал у сотрудников;
  • Сформировать целевой набор выполняемых задач в рамках развития функций компании;
  • Оценить динамику по загрузке сотрудников;
  • Протестировать приемку нового функционала в Дирекциях и оценить ресурсы на выполнение новых задач.

Попробуйте все возможности Timetta бесплатно