Кейс внедрения WorkPoint в компании EAE-Консалт

О компании

ООО «EAE-Консалт» (http://eae-consult.ru) — центр консалтинга, разработки, внедрения и поддержки типовых отраслевых бизнес-приложений на предприятиях ТЭК, в крупных производственных предприятиях и государственных структурах.

В компании работает более 900 профессионалов в разных областях: консультанты, разработчики, инженеры технической поддержки и т.д. Центральный офис «ЕАЕ-Консалт» расположен в Москве, развитая филиальная сеть позволяет обслуживать предприятия заказчиков на территории 47 регионов страны, в том числе в Западной Сибири, Заполярье, Поволжье, на Урале и в европейской части страны от Краснодара до Калининграда.

Задачи и проблемы

EAE-Консалт, для учета рабочего времени и управления проектами, использовало собственное решение разработанное на платформе MS Project. Однако с ростом Компании и совершенствованием внутренних процессов возможностей решения стало не хватать, поддержка становилась все сложнее.

Для управления показателями утилизации ресурсов, т.е. эффективностью загрузки сотрудников, потребовались новые возможности для анализа информации по планированию трудозатрат и фактическому исполнению плана. Стала очевидной необходимость согласования таймшитов. Были сформулированы и новые задачи:

• планирование загрузки ресурсов,
• управление компетенциями,
• возможность заполнения таймшитов через мобильное приложение.

Цель внедрения и критерии выбора решения

Основной целью являлось совершенствовать систему корпоративного управления: минимизировать затраты и максимально сократить период внедрения.

Команда проекта сформулировала критерии отбора решений:

• широкая функциональность, в том числе с заделом на перспективу;
• Enterprise-ready, другими словами — поддержка работы большого числа пользователей, гибкая настройки прав доступа, возможности интеграции в ИТ-инфраструктуру и прочее;
• легкость решения, интуитивно-понятный интерфейс;
• высокая степень готовности решения, желательно без инвестиций в настройку и внедрение;
• размещение в надежном современном облаке.

Тестирование и внедрение

Для подтверждения заявленных характеристик WorkPoint было принято решение провести полноценную тестовую эксплуатацию. В рамках тестовой эксплуатации был произведен импорт исторических данных и настроена интеграция с корпоративной SAP ERP. В WorkPoint были настроены процессы согласования, шаблоны таймшитов, дополнительные поля, а также введены все классификаторы. Перед запуском был проведен семинар для пользователей и руководителей проектов с обзором возможностей решения, объяснением целей и рамок тестовой эксплуатации.

В течение одного месяца, параллельно с работой в существующей системе, 50 сотрудников компании вели учет рабочего времени и управляли проектами в WorkPoint. В команду тестирования были включены сотрудники из разных подразделений и удаленных офисов. По итогам тестовой эксплуатации WorkPoint сформировал все требуемые отчеты и отразил необходимые показатели. Были получены положительные отзывы от пользователей. Наблюдение показало, что сотрудники в среднем в течение 3-4 дней самостоятельно полностью осваивали функциональность решения.

Также было произведено нагрузочное тестирование с помощью сторонней облачной платформы. Разработанные кейсы использования были запущены с пиковой нагрузкой, имитирующей работу 3 000 пользователей. WorkPoint, благодаря архитектуре и размещению в Azure, показал хорошие результаты — все типовые операции выполнялись в пределах 1 секунды на пике. При этом в ожидаемой обычной нагрузке длительность выполнение самых частых операций (открытие таймшита, автосохранение и т.д.) находилось в пределах 250 мс.

С учетом выявленных замечаний стандарты и рабочие инструкции компании были скорректированы, настройки решения уточнены.

Перед запуском системы в промышленную эксплуатацию был осуществлен повторный импорт исторических данных и синхронизированы данные с SAP ERP, проведено дополнительное обучение сотрудников.

Период от момента начала внедрения до фактического начала работы системы в промышленном режиме составил 1 месяц.

Результаты

«EAE-Консалт» использует практически все возможности WorkPoint:

• учет рабочего времени и отсутствий,
• управление программ и проектами,
• планирование загрузки ресурсов.

Решение интегрировано в корпоративную ИТ-инфраструктуру. Сведения о пользователях обновляются из SAP HR, а фактические данные о структуре трудозатрат и по проектам передаются для учета в SAP S/4HANA. Любой пользователь может войти в WorkPoint, используя рабочую учетную запись Майкрософт, т.е. через Azure AD.

Решение размещено в облаке Microsoft Azure: переход на современную облачную ИТ-инфраструктуру — это общий тренд в «EAE-Консалт».

По состоянию на июнь 2019 года система находится в промышленной эксплуатации более 1,5 лет. Все поставленные цели внедрения достигнуты в заданные сроки. Сотрудникам компании удобно учитывать рабочее время. Менеджеры проектов и менеджеры ресурсов контролируют процессы и ключевые показатели эффективности по проектам и командам. Руководство компании располагает сведениями о структуре использования рабочего времени и загрузке ресурсов, что позволяет эффективно управлять бизнесом.

Поддерживают систему 2 администратора, в обязанности которых входит модерирование и контроль процессов, а также решение нестандартных задач, таких как повторное открытие периодов или перерасчёт показателей. Администраторы отвечают за корректность трансформации данных между WorkPoint и корпоративной ERP SAP S/4HANA, а также подготавливают корпоративную отчётность и аналитику для менеджмента компании.

Техническая доступность сервиса за период — 99,87% от общего времени.

Выводы

Проект в компании «EAE-Консалт» позволяет сделать выводы:

• WorkPoint подтверждает состояние Enterprise-ready, т.е. подходит для крупных распределённых компаний со сложной организационной структурой и соответствующими задачами.
• Размещение в современном облаке Azure, продуманная архитектура и эффективная методика внедрения позволяют запустить систему в промышленную эксплуатацию в течение 1-3 месяцев с минимальными инвестициями во внедрение
• WorkPoint — удобный инструмент, лояльно воспринимаемый пользователями различной квалификации.
• WorkPoint подходит для ИТ-интеграторов и консалтинговых компаний.