Ксения Соловьева

Ксения Соловьева

Head of Project Office

Сервис попал к нам в Func в момент раздумий над собственной разработкой внутренней системы учёта. И спас нас от расхода тысяч внутренних часов :). Отлично помогает вести экономику по портфелям проектов, смотреть срезы по важным параметрам, помогает проектному офису держать руку на пульсе. Отдельный супер бонус — быстрая и надёжная поддержка.

Самое ценное в сервисе — это продуманный и цельный подход. Он помогает сверить наши процессы и то, как предлагает работать с ними Timetta. Многое для себя поняли, что делаем верно, а что-то скорректировали.

О компании

Func (https://func.ru/) — digital-агенство. Компания создает интерфейсы, веб-сервисы и мобильные приложения, используя традиционную разработку и no-code. Вместе с постоянными партнерами в студии работает более 50 человек.

Задача

Мы оцениваем все проекты студии по трудозатратам — команды используют разные системы, но везде есть оценка каждой задачи в часах. Мы искали простой способ учитывать время сотрудников и планировать затраты по проектам.

До Timetta

Как многие IT-команды мы используем систему ведения проектов, сейчас это ActiveCollab. Чтобы посчитать рентабельность проектов, мы выгружали часы, собирали данные из других трекеров, сводили всё это в Excel, добавляли ставки себестоимости, выручку, прямые и косвенные затраты. Это был сложный путь, который отнимал время и позволял видеть только фактические данные — сложно было делать прогноз.

На основе Excel-таблицы мы попробовали разработать собственное решение (на разработку ушел год), но оказалось, что здесь нужен не только прямой функционал, но методология, которой у нас не было. Попробовав несколько решений от российских и зарубежных разработчиков, мы остановились на Timetta.

Внедрение Timetta

Мы выбрали Timetta по двум основными причнам:

  • Это готовое решение, его не нужно дорабатывать. Некоторые сервисы дают нужный функционал, но требуется доработка системы, а это дополнительные ресурсы и время. После года собственной разработки, мы были к этому не готовы.
  • Timetta позволяет вместо часов анализировать сразу деньги и все показатели, связанные с ними (рентабельность, выручку, расходы и т.д.). До этого мы сначала сводили таблицы со временем и на их основе считали деньги. Мы не думали, что можно по-другому.

Мы перенесли проекты в Timetta за две недели. На то, чтобы команды привыкли к новой системе, ушло около месяца. Сопротивление новому — нормальная реакция в такой ситуации. Задача по внедрению главным образом легла на проджектов, для них это была дополнительная нагрузка на какой-то период — приходилось вносить данные два раза: в Timetta, и в Active Collab. Но это того стоило — спустя месяц сопротивление поутихло, и все стали заполнять таймшиты.

Результаты

Благодаря Timetta мы привели управленческий учет в порядок. Хочется отдельно отметить методологическую проработанность решения (наши менеджеры проектов переняли управленческие практики, описанные в системе) и клиентскую службу Timetta, которая, не жалея сил, объясняла все тонкости работы.

  • Сейчас каждый сотрудник Func разносит коммерческие и некоммерческие часы между проектами в Timetta.
  • Проджекты планируют проекты сразу в деньгах — мы видим себестоимость, контролируем получение выручки и мониторим прямые расходы по проектам (рентабельность проектов — основной KPI у менеджеров проектов, для нас это важно).
  • Данные не приходится сводить и согласовывать, менеджеры могут проверить рентабельность проекта в любой момент с помощью стандартного функционала.
  • С помощью отчетов мы ежемесячно готовим срез по всем проектам, анализируем плановые и фактические показатели по выручке и затратам, оцениваеем работу по часам.
  • Также в Timetta мы готовили годовой отчет в 2021 году.

Попробуйте все возможности Timetta бесплатно