Как учет рабочего времени работает в Timetta?

Пользователи заполняют таймшиты и отправляют на согласование
Менеджеры проектов и руководители отделов согласовывают таймшиты
Финансовые менеджеры фиксируют себестоимость по проектам
Руководители компании контролируют показатели в аналитике

Таймшиты

В профессиональных услугах и консалтинге рабочее время учитывается с помощью таймшитов. Таймшит стоит рассматривать как отчет о трудозатратах за период.

В таймшите видна целостная картина работы сотрудника за период — сколько времени затрачено на коммерческие проекты, организационные задачи или простой, а также сразу понятна утилизация сотрудника. Использование комментариев и классификатора видов работ улучшает понимание сути выполняемых задач.

Таймшиты в Timetta настраиваются и могут быть индивидуальны даже для отдельного сотрудника. Доступна настройка периодов таймшитов, способа ввода времени, отображение или скрытие полей.

Все возможности таймшитов доступны в мобильных приложениях, а это повышает лояльность со стороны пользователей.

Отсутствия

Отпуска, больничные и другие отсутствия — неотъемлемая часть сведений о рабочем времени.

Пользователи планируют и фиксируют отсутствия с помощью заявок, указывая тип, период и прикладывая сопроводительную информацию. Timetta контролирует непересекаемость отсутствий и своевременность согласования.

Для удобства работы пользователей отсутствия автоматически включаются в таймшит отдельной строкой.

Для руководителей доступен график отсутствий — удобное и наглядное представление, полезное при согласовании заявок для недопуска одновременного отсутствия нескольких незаменимых сотрудников.

Бизнес-правила

С помощью бизнес-правил Timetta избавляет от рутинных проверок таймшитов. Бизнес-правила проверяются до отправки на согласование с целью соблюдения корпоративных требований.

Бизнес-правило может запретить отправку таймшита на согласование или только уведомить пользователя о факте нарушения.

Доступны проверка суммы учтенных часов относительно часов расписания, заполнения полей, превышение плана по задачам проекта и другие правила.

Процессы согласования

Согласование таймшитов и заявок на отсутствия повышает достоверность сведений о рабочем временем.

Процессы согласования настраиваемые и включают роли или конкретных сотрудников. Например, на первом этапе, таймшит может согласовываться менеджерами проектов, а на втором — руководителем сотрудника.

Реализовано умное согласование с сокращением числа согласующих — если один менеджер проекта согласовал часы по своему проекту, а второй нет, то только второй получит таймшит на доработку.

История согласования доступна в карточке клиента, а специальные отчеты покажут узкие места, тормозящие процесс утверждения.

Счетчики времени

Счетчики помогают учитывать рабочее время. Счетчик запускается из таймшита и может быть приостановлен на некоторое время.

После остановки счетчика зафиксированное время добавляется в таймшит.

Получить пробную версию на 14 дней

Зачем нужна отдельная система для учета времени?

Почему не взять сведения о времени из CRM, календаря, таск-трекера? Или вести учет времени через Excel?

Это хорошая идея, но не всё так просто. Поскольку требуется построить управленческое решение для компании в целом, то важно выполнить ряд обязательных условий:

  1. Потребуются полные сведения о рабочем времени. Необходимо контролировать списание времени сотрудниками в объеме, как минимум, не меньше, чем положено по расписанию. Иначе не получится учесть экономику — нормализовать и разнести себестоимость по проектам.
  2. Данные надо согласовать. Всё-таки сведения о рабочем времени лягут в основу расчета экономики, премирования сотрудников, принятия управленческих решений. И это должен быть процесс, нельзя хаотично отдельные задачи согласовывать, а другие нет.
  3. И чтобы учет сошелся, данные должны быть единообразными. Если сотрудники работают в двух программах, например одни в Jira, а другие в Trello, то сопоставить информацию и привести к единому знаменателю уже сложно. А если сотрудники еще и сами могут создать и поменять проект — то это уже невозможно учитывать.

И если текущая программа не решает эти задачи, то требуется Timetta, который дополнит таск-трекер или систему управления проектами.

Какие преимущества дает учет рабочего времени?

1
Разнесение затрат по проектам
2
Биллинг T&M проектов
3
Управление утилизацией ресурсов
4
Оценка качества планирования
5
Анализ бизнес-процессов
6
Контроль подрядчиков
Роман Феткуллов

Роман Феткуллов

Руководитель направления по визуализации и аналитическим решениям

Для оптимизации рабочего процесса, повышения производительности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. На этапе динамичного роста «Центр корпоративных решений» искал решение, которое бы фиксировало распределение загрузки на приоритетные или не целевые операции, их состав, помогало определять долю вовлеченности сотрудников в проектную деятельность. Выбор был сделан в пользу внедрения Timetta.

Полученные данные из системы Timetta позволили Центру корпоративных решений эффективно распоряжаться человеческими ресурсами компании, сформировать целевой набор задач практически для каждого транзакционного сотрудника

Елена Горбачева

Елена Горбачева

Заместитель финансового директора

КБ Стрелка занимается городским планированием и управлением проектами, в нашей команде более 350 специалистов.

Мы больше года пользуемся Timetta для учета рабочего времени и себестоимости по нашим проектам. У нас творческий коллектив и поэтому особенно важно, что Timetta дает простой и понятный интерфейс для заполнения таймшитов.

За это время мы наладили интеграцию с системой корпоративного бюджетирования — теперь мы автоматически получаем в бюджете факт по себестоимости работ.

Рекомендуем Timetta средним и крупным компаниям в области консалтинга, проектирования и архитектуры.

Попробуйте все возможности Timetta бесплатно