Как учет рабочего времени работает в Timetta?

Пользователи заполняют таймшиты и отправляют на согласование
Менеджеры проектов и руководители отделов согласовывают таймшиты
Финансовые менеджеры фиксируют себестоимость по проектам
Руководители компании контролируют показатели в аналитике

Таймшиты

В профессиональных услугах и консалтинге рабочее время учитывается с помощью таймшитов. Таймшит стоит рассматривать как отчет о трудозатратах за период.

В таймшите видна целостная картина работы сотрудника за период — сколько времени затрачено на коммерческие проекты, организационные задачи или простой, а также сразу понятна утилизация сотрудника. Использование комментариев и классификатора видов работ улучшает понимание сути выполняемых задач.

Таймшиты в Timetta настраиваются и могут быть индивидуальны даже для отдельного сотрудника. Доступна настройка периодов таймшитов, способа ввода времени, отображение или скрытие полей.

Все возможности таймшитов доступны в мобильных приложениях, а это повышает лояльность со стороны пользователей.

Отсутствия

Отпуска, больничные и другие отсутствия — неотъемлемая часть сведений о рабочем времени.

Пользователи планируют и фиксируют отсутствия с помощью заявок, указывая тип, период и прикладывая сопроводительную информацию. Timetta контролирует непересекаемость отсутствий и своевременность согласования.

Для удобства работы пользователей отсутствия автоматически включаются в таймшит отдельной строкой.

Для руководителей доступен график отсутствий — удобное и наглядное представление, полезное при согласовании заявок для недопуска одновременного отсутствия нескольких незаменимых сотрудников.

Бизнес-правила

С помощью бизнес-правил Timetta избавляет от рутинных проверок таймшитов. Бизнес-правила проверяются до отправки на согласование с целью соблюдения корпоративных требований.

Бизнес-правило может запретить отправку таймшита на согласование или только уведомить пользователя о факте нарушения.

Доступны проверка суммы учтенных часов относительно часов расписания, заполнения полей, превышение плана по задачам проекта и другие правила.

Процессы согласования

Согласование таймшитов и заявок на отсутствия повышает достоверность сведений о рабочем временем.

Процессы согласования настраиваемые и включают роли или конкретных сотрудников. Например, на первом этапе, таймшит может согласовываться менеджерами проектов, а на втором — руководителем сотрудника.

Реализовано умное согласование с сокращением числа согласующих — если один менеджер проекта согласовал часы по своему проекту, а второй нет, то только второй получит таймшит на доработку.

История согласования доступна в карточке клиента, а специальные отчеты покажут узкие места, тормозящие процесс утверждения.

Счетчики времени

Счетчики помогают учитывать рабочее время. Счетчик запускается из таймшита и может быть приостановлен на некоторое время.

После остановки счетчика зафиксированное время добавляется в таймшит.

Получить пробную версию на 14 дней

Зачем нужна отдельная система для учета времени?

Почему не взять сведения о времени из CRM, календаря, таск-трекера? Или вести учет времени через Excel?

Это хорошая идея, но не всё так просто. Поскольку требуется построить управленческое решение для компании в целом, то важно выполнить ряд обязательных условий:

  1. Потребуются полные сведения о рабочем времени. Необходимо контролировать списание времени сотрудниками в объеме, как минимум, не меньше, чем положено по расписанию. Иначе не получится учесть экономику — нормализовать и разнести себестоимость по проектам.
  2. Данные надо согласовать. Всё-таки сведения о рабочем времени лягут в основу расчета экономики, премирования сотрудников, принятия управленческих решений. И это должен быть процесс, нельзя хаотично отдельные задачи согласовывать, а другие нет.
  3. И чтобы учет сошелся, данные должны быть единообразными. Если сотрудники работают в двух программах, например одни в Jira, а другие в Trello, то сопоставить информацию и привести к единому знаменателю уже сложно. А если сотрудники еще и сами могут создать и поменять проект — то это уже невозможно учитывать.

И если текущая программа не решает эти задачи, то требуется Timetta, который дополнит таск-трекер или систему управления проектами.

Какие преимущества дает учет рабочего времени?

1
Разнесение затрат по проектам
2
Биллинг T&M проектов
3
Управление утилизацией ресурсов
4
Оценка качества планирования
5
Анализ бизнес-процессов
6
Контроль подрядчиков
Михаил Гуревич

Михаил Гуревич

Главный архитектор, Партнер

Мастерская КСП использует Timetta с января 2018 года, около двух лет.

За это время система стала привычным инструментом для учета и планирования трудозатрат, заняла свое место в бизнес-процессах компании. Заполнение и согласование таймшитов в Timetta стало обыденной операцией и занимает 5 минут в день.

Собирая статистику временных затрат сотрудников мы получаем данные для аналитики, которая помогает принимать реальные управленческие решения. Кроме очевидного сравнения плана и факта трудозатрат по проектам — удобно следить за загрузкой сотрудников, переработками, утилизацией. Эти показатели учитываются в системе мотивации — опираясь, на данные учета часов переработки, мы принимаем решение о премировании сотрудников или предоставлении дополнительных дней отдыха, оцениваем вклад сотрудников в тот или иной проект.

Елена Горбачева

Елена Горбачева

Заместитель финансового директора

КБ Стрелка занимается городским планированием и управлением проектами, в нашей команде более 350 специалистов.

Мы больше года пользуемся Timetta для учета рабочего времени и себестоимости по нашим проектам. У нас творческий коллектив и поэтому особенно важно, что Timetta дает простой и понятный интерфейс для заполнения таймшитов.

За это время мы наладили интеграцию с системой корпоративного бюджетирования — теперь мы автоматически получаем в бюджете факт по себестоимости работ.

Рекомендуем Timetta средним и крупным компаниям в области консалтинга, проектирования и архитектуры.

Попробуйте все возможности Timetta бесплатно