Как учет рабочего времени работает в Timetta?

Пользователи заполняют таймшиты и отправляют на согласование
Менеджеры проектов и руководители отделов согласовывают таймшиты
Финансовые менеджеры фиксируют себестоимость по проектам
Руководители компании контролируют показатели в аналитике

Таймшиты

В профессиональных услугах и консалтинге рабочее время учитывается с помощью таймшитов. Таймшит стоит рассматривать как отчет о трудозатратах за период.

В таймшите видна целостная картина работы сотрудника за период — сколько времени затрачено на коммерческие проекты, организационные задачи или простой, а также сразу понятна утилизация сотрудника. Использование комментариев и классификатора видов работ улучшает понимание сути выполняемых задач.

Таймшиты в Timetta настраиваются и могут быть индивидуальны даже для отдельного сотрудника. Доступна настройка периодов таймшитов, способа ввода времени, отображение или скрытие полей.

Все возможности таймшитов доступны в мобильных приложениях, а это повышает лояльность со стороны пользователей.

Отсутствия

Отпуска, больничные и другие отсутствия — неотъемлемая часть сведений о рабочем времени.

Пользователи планируют и фиксируют отсутствия с помощью заявок, указывая тип, период и прикладывая сопроводительную информацию. Timetta контролирует непересекаемость отсутствий и своевременность согласования.

Для удобства работы пользователей отсутствия автоматически включаются в таймшит отдельной строкой.

Для руководителей доступен график отсутствий — удобное и наглядное представление, полезное при согласовании заявок для недопуска одновременного отсутствия нескольких незаменимых сотрудников.

Бизнес-правила

С помощью бизнес-правил Timetta избавляет от рутинных проверок таймшитов. Бизнес-правила проверяются до отправки на согласование с целью соблюдения корпоративных требований.

Бизнес-правило может запретить отправку таймшита на согласование или только уведомить пользователя о факте нарушения.

Доступны проверка суммы учтенных часов относительно часов расписания, заполнения полей, превышение плана по задачам проекта и другие правила.

Процессы согласования

Согласование таймшитов и заявок на отсутствия повышает достоверность сведений о рабочем временем.

Процессы согласования настраиваемые и включают роли или конкретных сотрудников. Например, на первом этапе, таймшит может согласовываться менеджерами проектов, а на втором — руководителем сотрудника.

Реализовано умное согласование с сокращением числа согласующих — если один менеджер проекта согласовал часы по своему проекту, а второй нет, то только второй получит таймшит на доработку.

История согласования доступна в карточке клиента, а специальные отчеты покажут узкие места, тормозящие процесс утверждения.

Счетчики времени

Счетчики помогают учитывать рабочее время. Счетчик запускается из таймшита и может быть приостановлен на некоторое время.

После остановки счетчика зафиксированное время добавляется в таймшит.

Получить пробную версию на 14 дней

Зачем нужна отдельная система для учета времени?

Почему не взять сведения о времени из CRM, календаря, таск-трекера? Или вести учет времени через Excel?

Это хорошая идея, но не всё так просто. Поскольку требуется построить управленческое решение для компании в целом, то важно выполнить ряд обязательных условий:

  1. Потребуются полные сведения о рабочем времени. Необходимо контролировать списание времени сотрудниками в объеме, как минимум, не меньше, чем положено по расписанию. Иначе не получится учесть экономику — нормализовать и разнести себестоимость по проектам.
  2. Данные надо согласовать. Всё-таки сведения о рабочем времени лягут в основу расчета экономики, премирования сотрудников, принятия управленческих решений. И это должен быть процесс, нельзя хаотично отдельные задачи согласовывать, а другие нет.
  3. И чтобы учет сошелся, данные должны быть единообразными. Если сотрудники работают в двух программах, например одни в Jira, а другие в Trello, то сопоставить информацию и привести к единому знаменателю уже сложно. А если сотрудники еще и сами могут создать и поменять проект — то это уже невозможно учитывать.

И если текущая программа не решает эти задачи, то требуется Timetta, который дополнит таск-трекер или систему управления проектами.

Какие преимущества дает учет рабочего времени?

1
Разнесение затрат по проектам
2
Биллинг T&M проектов
3
Управление утилизацией ресурсов
4
Оценка качества планирования
5
Анализ бизнес-процессов
6
Контроль подрядчиков
Афонькин Дмитрий

Афонькин Дмитрий

Генеральный директор

Компания Premium IT solution — это более 150 высококвалифицированных ИТ-специалистов, реализующих проекты разработки, внедрения и сопровождения программных продуктов.

С помощью Timetta мы учитываем рабочее время, отслеживаем оплачиваемые работы и затраты, контролируем показатели проектов и сотрудников.

Timetta отлично учитывает нашу специфику и удобен в работе.

Николаева Ольга

Николаева Ольга

Начальник отдела управления проектами

В компании ШТОРМ Технологии мы  используем Timetta для учета рабочего времени, ресурсного планирования и контроля коммерческой утилизации сотрудников.

Для нас важно поддерживать высокую плотность коммерческой загрузки, при этом избегать ситуаций, при которых загрузка неравномерно распределяется между сотрудниками или когда сотрудники перегружены. Для решения этих задач мы ведем ресурсный план, а сбор данных о затраченном на проекты времени позволяет оценивать качество нашего планирования.

До внедрения Timetta учет трудозатрат и ресурсный план вели в MS Excel, что порождало очевидные сложности со сбором и консолидацией информации. Timetta понравился доступностью, легкостью внедрения, современным интерфейсом, а также возможностью визуализации ресурсной загрузки.

С внедрением Timetta мы получили аналитический инструмент, который позволяет анализировать загрузку сотрудников, контролировать план-факт по проектам и следить за утилизацией.

Попробуйте все возможности Timetta бесплатно