Комита Цифровые Технологии (Комита ЦТ) — ведущая российская ИТ-компания, занимается внедрением и разработкой продуктовых решений. Компания много работает в нефтегазовой отрасли, участвовала в реализации масштабных международных проектов. Среди ключевых компетенций Комита ЦТ — внедрение ERP решений, витрин данных налогового мониторинга, автоматизация производственных процессов, в том числе с использованием цифровых двойников.
Какое решение искала компания?
Поиск решения начат по инициативе генерального директора. Он искал способ повысить уровень оперативного проектного контроля внутри организации, в т. ч. финансового, а заодно поднять общую исполнительскую дисциплину.
Комита ЦТ ожидала решения, которое поможет понять, на какие результаты может рассчитывать компания к концу года при текущей себестоимости проектов. От решения требовалось обеспечить быстрый и удобный сбор информацию о фактической стоимости работ, а также дать инструменты для прогноза рентабельности проектов.
«Как во многих компаниях в сфере профессиональных услуг, бюджеты наших проектов основаны на оценке трудозатрат. Стоимость проекта напрямую зависит от часов, потраченных на его реализацию проектной командой. Это дополнительно осложняет задачу учёта фактических трудозатрат. До внедрения Timetta мы собирали, хранили и анализировали данные в Excel. Для управления бюджетом приходилось разбирать большое количество Excel-файлов, вручную сводить данные из разных источников в одну таблицу. Работа с бюджетом отнимала много времени».
Алексей РакитинДиректор департамента управления проектами
Почему Комита ЦТ выбрала Timetta?
Timetta смогла предложить понятную для компании модель бюджета. В Timetta бюджет проекта состоит из двух составляющих: себестоимости работ и прямых затрат. Показатели себестоимости работ рассчитываются на основании количества часов, затраченных на выполнение работы, и почасовой ставки оплаты труда специалиста. Почасовая ставка отражает месячную зарплату специалиста в пересчете на стандартное количество рабочих часов в месяце. Такая модель финансового учёта даёт компаниям из сферы профессиональных услуг немало преимуществ.
«При той модели учёта, которую предлагает Timetta, мы можем видеть одновременно затраты по бюджету и анализировать вклад каждого сотрудника в проекты компании. Мы сразу оценили такой подход, так как хотели понимать, какие работы самые затратные в проекте, а также видеть процент утилизации сотрудников в масштабе всей компании. К тому же Timetta предлагала понятный нам механизм учёта трудозатрат с помощью таймшитов и удобный, дружелюбный для рядовых пользователей интерфейс».
Большую часть данных о фактическом состоянии бюджета Timetta рассчитывает на основе тех часов, которые сотрудники списывают на работы в таймшитах. Такую модель учёта подходила Комита ЦТ, выбор был сделан в пользу Timetta.
Как проходило внедрение Timetta?
Комита ЦТ начала внедрять Timetta в ноябре 2023 года, после того как прошла финальная демонстрация системы и были согласованы все детали проекта. Со стороны Timetta в проекте участвовали аналитик Татьяна Остроухова и директор по консалтингу Александр Спиридонов, который помогал настроить бизнес-процессы и давал общие рекомендации по ведению управленческого учёта.
«Со своей стороны мы проделали большую подготовительную работу. Для нас важно было выгрузить в систему все данные за 2023 год, чтобы легче было закрыть годовой бюджет. Примерно месяц ушел на то, чтобы собрать, проверить и внести все нужные данные силами двух человек. Только после этого мы перешли к следующему этапу».
После того, как все данные были собраны, началось обучение персонала. Timetta помогла обучить сотрудников департаментов управления проектами. После этого Комита ЦТ уже самостоятельно подготовила руководителей линейных подразделений к работе в системе.
Этап обучения и первого знакомства с системой компания прошла легко. Комита ЦТ уже вела учёт рабочего времени в собственной системе. Хотя процесс сбора данных не был строго регламентирован, и не все сотрудники привыкли заполнять таймшиты, в целом компания успела выработать устойчивое понимание того, как финансовый учёт связан с учётом рабочего времени.
«Мы с минимальными проблемами добились высоких результатов. Сейчас, через полгода после внедрения мы пришли к тому, что успеваем собрать все данные по себестоимости труда к запланированной дате. У нас это каждое пятое число месяца. Например, все данные за июль мы получаем к 5 августу. К этому времени у нас уже согласованы все таймшиты. В Timetta мы можем быстро понять, кто заполнил таймшит, а кто нет».
После запуска системы уже около 80% сотрудников регулярно заполняли таймшиты. Остальные делали это после напоминания. Каждый месяц скорость сбора данных неуклонно увеличивается. Благодаря работе с линейными руководителями, которые стали регулярно проверять таймшиты подчиненных, за полгода процент незаполненных вовремя таймшитов удалось сократить до 5%.
Как Timetta помогает Комита ЦТ управлять бизнесом?
Спустя полгода после внедрения, в Timetta работает порядка 200 человек, включая сотрудников компании и субподрядчиков. Для части субподрядчиков компания ведёт расчёты в рамках T&M-контрактов (оплата за отработанные часы). Большинство бюджетов проектов имеют фиксированную стоимость, как это принято во многих российских компаниях.
После того, как Комита ЦТ нормализовала учёт рабочего времени, она сразу же перешла к формированию финансовой отчётности по бюджетам. Первый отчёт был создан уже спустя 5 месяцев работы с Timetta.
Основываясь на данных, собранных с помощью таймшитов, Timetta выводит в отчёты показатели по валовой и чистой прибыли, маржинальности и процентной рентабельности с учётом прогноза на будущее. С помощью этих показателей руководство может выстраивать взвешенные гипотезы по развитию бизнеса.
«Работая с прогнозными показатели, мы увидели, что наш прежний способ расчёта рентабельности на основе одних только фактических трудозатрат был недостаточно информативен. Теперь мы можем сразу рассчитать маржинальность по будущим периодам в том случае, если у нас, например, изменился процент по субподряду. Увидев полную картину благодаря системе, мы пришли к сбору более правильных с точки зрения управленческого учёта показателей».
Руководство компании получило возможно быстро оценить прогнозную рентабельность проекта, то есть на какой финансовый результат компания может рассчитывать при текущих затратах на свои проекты.
«У нас есть инвестиционные проекты с заведомо пониженной маржинальностью. Благодаря Timetta мы видим отклонения от запланированной себестоимости труда, видим, что проект начинает выходить за пределы допустимой дельты по рентабельности. Мы можем принять решение по изменению состава или структуры команды, если понимаем, что, например, дорогие сотрудники не добиваются результатов с той скоростью, с какой мы ожидали. За счёт того, что мы понимаем, каким будет итоговый бюджет при текущих затратах, нам проще договориться с заказчиком о стоимости и объёме дополнительных работ».
Timetta помогает находить проекты, которые выходят за пределы допустимой маржинальности, и оперативно вносить коррективы в планы компании.
Планы по дальнейшему развитию
Комита ЦТ продолжает активно осваивать возможности системы. На начальном этапе использования упор был сделан на оптимизацию внутренних процессов компании, чтобы получить как можно больше достоверных данных для анализа. Этот путь фактически пройден за полгода, осталось решить совсем небольшие задачи.
На следующем этапе Комита ЦТ планирует использовать Timetta для управления ресурсами, чтобы быстро и эффективно распределять сотрудников по проектным командам. Сейчас в компании процесс создания проектных команд недостаточно хорошо отлажен, но в будущем компания планирует это исправить с помощью Timetta, которая уже доказала свою эффективность.
«Наша компания участвовала в реализации масштабных, сложных и ответственных проектов, от которых зависит развитие экономики страны. Мы достаточно хорошо выстроили наши производственные процессы, за счет чего смогли реализовать крупные международные проекты. Рост компании неизбежно подталкивает нас к тому, что совершенствовать не только основные процессы, но и процессы управления. Контроль бюджета — важный элемент управления. Зная, как распределяются наши затраты по проектам, мы можем точнее прогнозировать будущие прибыли и издержки».
