Управленческий учёт в аудиторской компании

О компании

ADE Professional Solutions работает на рынке профессиональных услуг с 2004 года и оказывает широкий спектр услуг российским и зарубежным компаниям.

«Цифровизация бизнеса — неотъемлемая часть нашего развития. Внедрение Timetta, на первом этапе, направлено на получение точных данных о фактических трудозатратах по проектам. Сведения о времени мы используем в управленческой отчётности, для расчёта показателей, в том числе по рентабельности.
В течение месяца нам удалось настроить и внедрить Timetta, приступить к полноценному использованию. Удобный конструктор отчётов, возможность тонкой настройки процесса согласования, оперативная техническая поддержка — всё это позволило учесть наши пожелания и сделать процесс запуска системы комфортным для сотрудников.
Мы рекомендуем Timetta как удобный, функциональный облачный инструмент с лаконичным интерфейсом и хорошей техподдержкой»

Евгений РудаковПартнёр ADE Professional Solutions

Наша компания ADE Professional Solutions существует с 2004 года. Основная услуга — подготовка финансовой отчётности для бизнеса по международным стандартам. У нас самые разные заказчики: от небольших компаний до крупных известных бизнесов. Например, мы готовили отчётность в ходе подготовки к IPO ПАО «РусГидро». По мере развития мы стали оказывать услуги в сфере трансфертного ценообразования и налогового консалтинга. По этим направлениям у нас также есть крупные клиенты: как российские, так и зарубежные. В частности, до февраля 2022 года ADE Professional Solutions обслуживала бренд Volvo. Наш самый крупный российский клиент — ООО «Иркутская нефтяная компания».

Также у нас есть подразделения финансового аудита и системной интеграции.

В области системной интеграции у нас не очень много проектов, но клиенты достаточно значимые. Например, сопровождаем консолидацию ПАО «Федеральная сетевая компания — Россети»,  ПАО «Магнитогорский металлургический комбинат», АО «Глория Джинс».

Мы структурируем свою команду, аналогично компаниям «Большой четвёрки»: у нас есть профессиональные сотрудники от консультанта до директора, есть четыре партнера по различным направлениям. В подчинении у партнёров раньше находилось до 60 человек. Теперь, после реструктуризации, их около 50 человек. Есть также небольшой штат административного персонала: IT, маркетинг, продажи и так далее. Роли сотрудников классические — например, аудиторы, консультанты, аналитики.

Проекты по подготовке финансовой отчётности занимают от 2 недель до 1 месяца, проекты по внедрению — 1 год, иногда и дольше. Проекты по транфертному ценообразованию могут занимать от недели до пары месяцев. Взаимодействие с клиентами строится по классической схеме: заключение договора, планирование работ и их выполнение. Если речь об IT-проектах, там всё немного более сложно и там мы используем как каскадную методологию, так и гибкие подходы к управлению проектами.

Мы оцениваем проекты по часовым ставкам для каждого специалиста и заключаем договоры двух типов: time-and-material, либо по фиксированной стоимости. В первом случае перед подписанием приблизительно оцениваем для клиентов стоимость проекта и делаем коммерческое предложение, где описываем задачу. При фиксированной стоимости более детализировано считаем бюджет проекта. Также озвучиваем клиенту, сколько будет длиться каждый этап работ, считаем среднюю занятость сотрудников по грейдам. Получившееся количество часов каждого специалиста умножаем на его ставку.

По каждому проекту мы считаем рентабельность, а также общие трудозатраты. Сравниваем, сколько часов из запланированного количества использовали, оцениваем утилизацию сотрудников. В основном рассчитываем рентабельность на крупных показательных проектах, а также рассчитываем рентабельность направления. Все проекты мы пока не анализируем, потому что это не требуется, но потихоньку мы к этому идём. Единственное, что возможностей Timetta для всего нам не хватает.

Мы не анализируем все проекты с помощью Timetta по нескольким причинам.
Во-первых, мешает недостаток знаний. Чтобы освоить все функции платформы, нужно время, которого пока что нет. Да и не во всём получается разобраться сразу. Также у нас нет финансового директора, поэтому весь управленческий учёт ведёт один из партнёров.
Во-вторых, мы не хотим всю корпоративную информацию выгружать в Timetta. Нам нужно, чтобы некоторые наши данные не выходили за пределы компании.
В-третьих, наша бухгалтерия не интегрирована в сервис. Поэтому мы не высчитываем все цифры через Timetta и не знаем, будем ли этим заниматься вообще. Главная причина слабого использования платформы в том, что мы достаточно чётко контролируем свой бизнес, рассчитывая рентабельность по проектам и сравнивая маржинальность. Так как ADE Professional Solutions работает с 2004 года, у нас накопились гигантские объёмы данных. И учитывать их все получилось бы слишком долго.

Если по какому-то проекту времени уходит больше, чем запланировано, и мы понимаем, что он становится убыточным, действуем по единому плану: решаем, либо заключать с клиентом дополнительный договор, либо в крайнем случае закрываем проект с минимальным ущербом для качества.

Потребность

Мы внедрили Timetta в сентябре 2019 года. До этого использовали Retain, который был очень удобен для визуального распределения сотрудников на проекты. Именно этот вопрос нас тогда особенно волновал: важно было распределить людей по проектам. Timetta не может решить эту задачу на том уровне, на котором когда-то решал ее Retain. В части визуализации попроектного планирования ресурсов Retain остался для нас непревзойденным. Потом мы перешли на таймшиты в Excel и с ростом объёмов работ стало понятно, что это решение не удовлетворяет нашим потребностям, приходилось анализировать большие объёмы данных. Поэтому остановили свой выбор на Timetta.

Timetta мы используем для общего контроля занятости сотрудников, чтобы понимать, что все делают своё дело. Это отличное решение для фиксации утилизации удалённых сотрудников, особенно если это подрядчики. Также сервис помогает рассчитываться с подрядчиками: они также заполняют таймшиты и затем выставляют нам счета по окончании отчётного периода. Если мы используем договоры time-and-materials, из Timetta получаем данные для счетов, которые выставляем на оплату, а бывает, что выгружаем статистику по проекту для клиента. Иногда они просят показать временные затраты.

До Timetta мы также рассматривали множество иностранных аналогов. Например, системы облачной автоматизации. Также пробовали глобальные решения для автоматизации всех сторон бизнеса. Для их широкого функционала у нас просто не хватило задач. Timetta привлекла нас более выгодной стоимостью, а также подкупило то, что сервис разработан в России, и была русскоязычная поддержка с внедрением. Нам понравился простой интерфейс сервиса, минимум лишних функций. Это означало простое и быстрое внедрение. На тот момент нужно было только собирать данные в таймшитах.

Внедрение

На внедрение Timetta у нас ушло всего 2 недели. Небольшое сопротивление со стороны коллектива было, но это несущественно. Мы написали регламент по работе с Timetta и наткнулись на недопонимание сотрудников. Потом регламент немного изменили, и всё пошло хорошо.

Использование

На верхнем уровне используем Timetta  следующим образом.
Партнёры заводят проекты, сотрудники сдают таймшиты. У нас настроено несколько десятков отчётов, которыми мы пользуемся. Например, считаем время работы сотрудников, рентабельность по проектам, переработки персонала, которые потом учитываем как выходные.

Эффект от внедрения Timetta, скорее, косвенный. Во-первых, повысилась дисциплина сотрудников. Теперь они не тратят рабочее время впустую и это косвенно повышает рентабельность проектов. Также мы можем сравнивать трудозатраты по аналогичным проектам на основе уже имеющихся в системе данных. Это помогает рассчитать бюджет для новых проектов. Стало гораздо удобнее собирать информацию для оплаты сотрудникам и данные для клиентов: благодаря этому мы уверены, что с финансами всё в порядке.