Представляем сравнительный обзор десяти лучших систем для управления проектами. В обзор вошли решения, которые позволяют эффективно контролировать финансовую сторону проекта, а также управлять сопутствующими бизнес-процессами.
Основной принцип отбора систем для автоматизации управления проектами — это удобство с точки зрения компаний, которые строят свой бизнес на продаже профессиональных услуг.
В обзоре представлены решения с различными методологиями от КСУП до канбан. Для наглядности все решения расположены на диаграмме, разбитой на четыре квадрата двумя осями «Целостность видения» и «Способность к реализации».
- В квадрате «Нишевые игроки» представлены продукты, которые не претендуют на то, чтобы определять развитие рыночного сегмента в силу ограниченного ресурса самого разработчика. Эти продукты, как правило, ориентированы на малый и средний бизнес..
- В квадрате «Претенденты» представлены продукты, которые созданы компаниями с большими ресурсами, но при этом лишены методологической целостности. При желании эти компании вполне могут вывести свои продукты в лидеры, но не делают этого в силу чисто субъективных причин.
- В квадрате «Лидеры» собраны продукты, которые достаточно продуманы и при этом созданы крупными разработчиками с большими организационными и финансовыми ресурсами. Это позволяет реализовывать максимум функциональных возможностей и претендовать на лидерство в рыночном сегменте. .
- В квадрате «Визионеры» собраны продукты, которые достаточно продуманы, но разработчик не тратит на их развитие и продвижение на рынке достаточных ресурсов, чтобы претендовать на лидерство.
Сравнительная таблица функциональных возможностей
Все функциональные возможности были разделены на 6 блоков для удобства чтения сравнительной таблицы.
Управление проектами
| Timetta | Битрикс24* | Advanta | Asana** | Jira+Tempo | MS Dynamics 365 Project Operations | MS Project for WEB | Shtab | ПМ Форсайт | GanttPro**** | |
| Управление жизненным циклом проекта | + | – | + | – | – | + | – | – | + | – |
| Воркфлоу (инициация, закрытие проекта, актуализация прогноза) | + | – | + | – | + | + | – | – | + | – |
| Задачи проекта | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Календарное планирование | + | + | + | – | + | + | + | + | + | + |
| Планирование в универсальных ресурсах (по ролям) | + | – | + | – | + | + | + | – | + | + |
| Диаграмма Ганта/Таймлайн | + | + | + | + | – | + | + | + | + | + |
| Ресурсный план проекта | + | – | + | – | + | + | – | – | + | + |
| Вехи проекта | Скоро | – | + | + | + | + | + | – | + | + |
| Отслеживание хода реализации проекта | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Версионирование проектов | + | – | – | – | + | + | – | – | + | + |
| Шаблоны проектов | + | – | + | + | + | + | – | – | + | + |
| Возможность объединять проекты в программы | + | – | + | – | + | + | – | – | + | + |
| Группировка проектов по клиентам | + | – | + | – | + | + | – | – | + | – |
| Назначение ролей участников проекта | + | + | + | – | + | + | + | + | + | + |
| Поддержка проектов с типом оплаты T&M (время и затраты) | + | + | – | – | + | + | – | – | – | – |
| Фиксация мастер-плана проекта (базовый план проекта) | + | – | + | – | – | + | – | – | + | + |
| Индивидуальное расписание проекта | + | - | - | - | - | + | - | – | + | + |
| Разграничение прав на отдельные части проекта | + | – | + | – | + | + | + | + | + | + |
| Инструменты прогнозирования | + | – | +/- | – | - | + | ? | – | + | – |
| Указание валюты проекты | + | – | – | – | + | + | – | – | + | – |
Учёт рабочего времени
| Timetta | Битрикс24* | Advanta | Asana** | Jira+Tempo | MS Dynamics 365 Project Operations | MS Project for WEB | Shtab | ПМ Форсайт | GanttPro**** | |
| Таймшиты | + | – | + | – | + | + | – | – | +/– *** | +/–***** |
| Поддержка бизнес-правил для тайшитов | + | – | – | – | – | – | – | – | – | – |
| Контроль просроченных таймшитов | + | – | – | – | – | – | – | – | – | – |
| Добавление комментариев к каждому списанию рабочего времени | + | – | + | – | + | + | – | – | – | + |
| Воркфлоу для согласования таймшитов | + | – | + | – | – | + | – | – | – | – |
| Тайм-трекер для отслеживания времени выполнения работ | + | + | – | + | + | + | – | + | – | + |
| Указание себестоимости сотрудников, учет себестоимости проектов | + | – | + | +/– | + | + | – | + | +/– | + |
| Указание T&M-ставок, учет T&M выручки проектов | + | – | – | +/– | + | + | – | + | – | – |
| Мультивалютность | + | – | – | + | + | + | – | + | – | – |
| Управление рабочими расписаниями | + | + | + | – | + | + | + | – | + | + |
| Разграничение оплачиваемых и неоплачиваемых часов | + | – | +/– | – | + | + | – | – | – | – |
| Сравнение плановых и фактически отработанных часов/план-факт | + | – | + | + | + | + | – | + | – | + |
| Учет и согласование отсутствий | + | + | – | – | + | + | – | – | – | – |
Управление ресурсами
| Timetta | Битрикс24* | Advanta | Asana** | Jira+Tempo | MS Dynamics 365 Project Operations | MS Project for WEB | Shtab | ПМ Форсайт | GanttPro**** | |
| Бронирование ресурсов | + | + | – | – | + | + | – | – | – | – |
| Отслеживание конфликтов бронирования | + | + | – | – | + | + | – | – | + | – |
| Подбор ресурсов по навыкам | + | – | – | – | + | + | – | – | + | – |
| Подбор ресурсов по себестоимости | + | + | – | – | – | + | – | – | – | + |
| Заявки на ресурсы (аллокация на проект) | + | – | + | – | – | + | – | – | + | – |
| Анализ утилизации сотрудников | + | – | + | – | + | + | – | – | + | + |
Управление финансами
| Timetta | Битрикс24* | Advanta | Asana** | Jira+Tempo | MS Dynamics 365 Project Operations | MS Project for WEB | Shtab | ПМ Форсайт | GanttPro**** | |
| Оценка затрат по проекту | + | – | + | +/– | + | + | – | – | + | + |
| Оценка выручки | + | – | + | +/– | + | + | – | – | – | – |
| Оценка биллинга и оплаты | + | – | – | +/– | + | + | – | – | – | – |
| Фиксация бюджета | + | – | + | +/– | + | + | – | – | + | – |
| Поддержка воркфлоу (согласование плана, актуализация прогноза и т.д.) | + | – | – | + | – | + | – | – | + | – |
| Учетные периоды | + | – | -- | – | – | + | – | – | – | – |
| Учет финансов через проводки (аудируемая отчетность) | + | – | – | – | – | -- | – | – | – | – |
| Учет выручки через акты | + | – | + | – | – | -- | – | – | – | – |
| Оборотный капитал | + | – | – | – | – | – | – | – | – | – |
| P&L (отчет о прибылях и убытках) | + | – | – | – | – | + | – | – | – | – |
| План-фактный анализ | + | – | + | + | + | + | – | + | + | + |
| Заявки на затраты | + | – | – | – | – | + | – | – | – | – |
Биллинг и Инвойсинг
| Timetta | Битрикс24* | Advanta | Asana** | Jira+Tempo | MS Dynamics 365 Project Operations | MS Project for WEB | Shtab | ПМ Форсайт | GanttPro**** | |
| Мониторинг оказанных работ и понесенных затрат | + | — | + | +/— | + | + | — | + | + | + |
| Формирование счетов по заявкам на затраты | + | — | — | — | — | + | — | — | — | — |
| Формирование счетов по проектам с фиксированным типом оплаты | + | — | — | — | — | + | — | — | — | — |
| Управление жизненным циклом счета | + | — | — | — | — | + | — | — | — | — |
| Контроль оплаты | + | — | + | — | — | + | — | + | + | — |
| Формирование счетов по выполненным работам | + | — | — | — | — | + | — | + | — | — |
| Шаблоны счетов | + | — | — | — | — | + | — | — | — | — |
| Печать счетов | + | — | — | — | — | + | — | — | — | — |
| Мультивалютность | + | — | — | — | + | + | — | — | — | — |
Общие характеристики
| Timetta | Битрикс24* | Advanta | Asana** | Jira+Tempo | MS Dynamics 365 Project Operations | MS Project for WEB | Shtab | ПМ Форсайт | GanttPro**** | |
| Конструктор отчетов | + | + | – | + | – | + | – | – | + | – |
| Конструктор панели показателей | + | + | – | + | – | + | – | – | + | – |
| Открытое API | + | + | + | + | + | + | – | + | + | + |
| Реестр отечественного ПО | + | + | + | – | – | – | – | + | + | – |
| Уведомления на электронную почту | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Выгрузка данных в BI-систему | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Справка на русском языке | + | + | + | + | – | – | – | + | + | + |
| Мобильное приложение | – | + | + | + | + | + | – | + | – | + |
** — часть функция в Asana можно настроить с помощью вычисляемых полей, эти функции отмечены в таблицы как «+/–»
*** — в системе есть статус-отчеты, которые позволяют актуализировать данные в календарном плане
**** — часть функций недоступны на некоторых тарифных планах
+/–***** — доступна функция учета времени по задачам
Timetta
Timetta — облачное решение для проектно-ориентированного бизнеса. Система основана на методологии, которая учитывает потребности компаний в сегменте профессиональных услуг: консалтинга, аудита, разработки ИТ-приложений и других направлений бизнеса. При разработке Timetta был использован опыт Axenix в области управления проектами.
Одним из центральных элементов Timetta является модуль учета рабочего времени, который позволяет контролировать себестоимость проекта на основе фактически затраченных часов. Timetta использует данные учета рабочего времени при формировании управленческой отчетности по прибылям и убыткам, а также при анализе утилизации персонала.
Система поддерживает большое количество бизнес-процессов: управление жизненным циклом проекта, согласование таймшитов, фиксация базовых планов, бронирование и назначение ресурсов, согласование заявок на затраты, актуализация прогнозных показателей и многое другое. Для всех бизнес-процессов реализованы воркфлоу, для настройки которых не потребуются навыки программирования. Timetta также поддерживает почасовой биллинг и процесс выставления счетов, а также процесс признания выручки.
Основные достоинства
- Уникальная методология, разработанная для поддержки проектно-ориентированного бизнеса
- Низкая цена, особенно в сравнении с западными решениями аналогичного класса
- Контроль большого количества финансовых показателей по проектной деятельности
- Поддержка процессов биллинга и финансового учета
- Возможность настроить практически любой бизнес-процесс без программирования
Основные недостатки
- Ограниченное применение за пределами сегмента профессиональных услуг.
Битрикс24
Битрикс24 — российский платформенный онлайн-сервис для управления бизнесом. Платформа поддерживает самые базовые функции для поддержки управления проектами в организации: учет времени, планирование, распределение ресурсов, мониторинг выполнения задач и формирование отчетности. Основное преимущество Битрикс24 заключается в многочисленных приложениях, которые доступны для скачивания из встроенного маркета. Они помогают преодолеть многие первоначальные ограничения системы и связать управление проектами с другими направлениями работы организации от продаж до складского учета.
Основные достоинства
- Платформу можно использовать не только для автоматизации проектной деятельности
- Большое количество приложений, которые позволяют расширить функциональные возможности «коробочной» версии продукта
Основные недостатки
- Нет единой методологии для управления проектами
- Ограниченный набор функций для управления проектами в «коробочной» версии продукта
- Разные по качеству приложения в маркете не всегда могут соперничать со специализированными решениям по удобству и полноте функциональных возможностей
Asana
Asana — западный продукт для управления проектами и задачами с простым интерфейсом, в котором можно легко разобраться. По своему классу решения является средним между программой для управления проектами и таск-трекером с поддержкой воркфлоу и бизнес-правилами. В целом Asana скорее ориентирована на поддержку небольших проектных команд и подразделений внутри организации. Для управления проектами в масштабе организации Asana предлагает слишком мало возможностей в плане управленческого учета, ресурсного планирования, биллинга и учета выручки. При этом небольшие компании могут обойти некоторые ограничения системы за счет вычисляемых полей и встроенной интеграции с популярными онлайн-сервисами.
Основные достоинства
- Приятный и простой интерфейс
- Возможность настроить карточки задач, воркфлоу и вычисляемые поля
Основные недостатки
- Серьезные функциональные ограничения при сравнении с системами корпоративного класса
Jira + Tempo
Tempo — набор платных плагинов для Jira. Tempo помогает ИТ-компаниям выстроить прозрачную проектную экономику на базе платформы для поддержки процессов разработки.В линейку плагинов входят Tempo Timesheets, Tempo Planner, Tempo Cost Tracker и Tempo Budgets. Вместе они покрывают основные потребности организации в области планирования, учета времени, финансов и управления ресурсами. Ощутимый недостаток Tempo заключается в том, что при всем многообразии функциональных возможностей продукт привязан к платформе Jira, которая ориентирована на ИТ-компании. Для российских пользователей плагины Tempo фактически недоступны из-за того, что Atlassian, разработчик Jira, решила прекратить свою деятельность в России.
Основные достоинства
- По набору функциональных возможностей может соперничать с большинством специализированных решений
- Удобно внедрять в ИТ-компаниях
Основные недостатки
- Продукт недоступен за пределами платформы Jira
- С недавнего времени продукт недоступен для российских пользователей
MS Dynamics 365 Project Operations
Project Operations — решение от компании Microsoft, разработанное специально для сектора профессиональных услуг. Project Operations покрывает большинство типовых процессов проектно-ориентированных организаций от этапа заключения договора до признания выручки. Все функциональные возможности системы реализованы в рамках сквозного бизнес-процесса, что обеспечивает высокую связанность данных и избавляет сотрудников от повторного ввода информации во время ежедневной работы. При всех своих достоинствах Project Operations отличается высокой стоимостью пользовательских лицензий — 120$ за одного пользователя может позволить себе не каждая компания. К тому же в системе существует ряд серьезных ограничений при обмене данными через API.
Основные достоинства
- Продуманная методология для управления проектами в секторе профессиональных услуг
- Высокая синергия с платформой Dynamics 365
Основные недостатки
- Высокая стоимость пользовательских лицензий
- Ограничения при интеграции через API
MS Project for WEB
MS Project for WEB — это небольшое приложение с базовым набором функциональных возможностей для управления проектами. В MS Project for WEB можно создавать таймлайн проекта и назначать исполнителей на выбранные работы. Хотя приложение не поддерживает многие функции, такие как управление финансами и ресурсами проекта, оно будет полезно небольшим организациям, которые хотят навести минимальный порядок в проектной работе без покупки дорогостоящих продуктов.
Основные достоинства
- Базовые функции по управлению хронологией и структурой проекта
- Простой пользовательский интерфейс
Основные недостатки
- Не подходит для контроля себестоимости проекта и управления ресурсами
- Ограничения при интеграции через API
Shtab
Shtab — российский аналог Trello с отдельным приложением для учета рабочего времени, которое умеет автоматически фиксировать действия пользователя в процессе работы над задачами. В Shtab можно самостоятельно настраивать карточки для задач, используя встроенный конструктор. Решение подойдет компаниям, которые хорошо знакомы с канбан-методологией и много работают с фрилансерами, которые получают выплаты в зависимости от фактически отработанного времени.
Основные достоинства
- Хороший тайм-трекер для фиксации фактических трудозатрат по задачам
- Возможность самостоятельно настраивать карточки задач
Основные недостатки
- Небольшое количество функций для управления проектами
ПМ Форсайт
ПМ Форсайт — российское корпоративное решение для управление проектами со своей методологией, основанной на признанных стандартах проектного управления (ГОСТ, ИСО, ICB 4.0, PMBoK). Подойдет организациям, которые занимаются автоматизацией проектного офиса и хотят управлять программами и портфелем проектов. В ПМ Форсайт можно настраивать и отслеживать ключевые метрики по проектам, контролировать бюджеты, хранить проектную документацию. Система поддерживает процессы календарного, ресурсного и финансового планирования, а также позволяет актуализировать информацию о текущем состоянии проектов, чтобы оперативно принимать управленческие решения.
Основные достоинства
- Продуманная методология, основанная на лучших стандартах проектного управления
- Подходит государственным организациям
Основные недостатки
- Некоторые ограничения при работе с T&M типом оплаты по проектам
- Неудобный интерфейс
GanttPro
GanttPro — международный онлайн-сервис для управления проектами, который поддерживает канбан-методологию, а также позволяют управлять хронологией проекта с помощью диаграммы Ганты. Решение ориентировано на компании малого и среднего бизнеса. Интерфейс GanttPro предельно упрощен для того, чтобы пользователи не тратили много времени на обучение основным функциям системы и сразу приступали к работе. Для ИТ-компаний, маркетинговых агентств и дизайн студий в GanttPro реализованы готовые шаблоны проектов, что дополнительно облегчает начало работы в системе без дополнительного обучения.
Основные достоинства
- Дружелюбный интерфейс для новых пользователей
- Подходит для управления задачами внутри небольших проектных команд
Основные недостатки
- Ограничения по контролю финансовой части проектов и биллингу
- Нет многих функций, необходимых для управления проектным офисом