О компании
Blank Architects — проектное бюро полного цикла, основанное в 2002 году. С 2010 года компания находится в тесном сотрудничестве по консорциуму BACE c CLANCY ENGINEERING и реализует совместную экспертизу в проектировании противопожарных систем и в гражданском строительстве.
«Для нас время — это не только возможность для реализации смелых проектов, но и базовый экономический показатель. Мы должны знать сколько запланировали и сколько потратили времени на каждый проект или его этап, оценивать перспективную загрузку сотрудников. В конечном счёте сведения о времени говорят нам о рентабельности наших проектов. Мы пользуемся Timetta более четырёх лет и можем рекомендовать систему в качестве надёжного инструмента учёта рабочего времени, планирования загрузки и оценки эффективности проектных команд»
Пётр Фонфара
Партнёр BLANK ARCHITECTS
Мы в состоянии спроектировать любой объект с нуля, начиная от концепции и заканчивая вводом в эксплуатацию. Также занимаемся дизайном интерьеров, визуализацией объектов, созданием архитектурных концепций, инженерных систем и брендингом. Кроме этого, мы курируем производство мебели. Сейчас у нас работает около ста пятидесяти человек. За последние два с половиной года наша компания выросла в два раза. В нашем портфолио, помимо инженерной инфраструктуры, есть спроектированное жильё, гостиницы, спортивные и медицинские объекты, торговые центры. Также Blank Architects занимается ландшафтным проектированием с упором на эстетику. Мы участвуем в различных тендерах. Например, скоро будет открыта станция московского метро, спроектированная нами.
Сейчас в нашем департаменте концепций работает порядка двадцати человек. Их количество растёт и через несколько месяцев там уже будет работать около 25-30 сотрудников. Также есть департамент, который работает с интерьерами, там работает около 20-25 человек. Существуют еще два департамента, которые занимаются дальнейшим развитием проектов и в каждом из них трудится около 25 сотрудников. В департаменте визуализации у нас 5 человек. Также есть подразделение, которое занимается проектированием мебели и предметов интерьера, есть собственное производство. У Blank Architects существует департамент брендинга и навигации. Также есть подразделение конструкторов, это несколько рабочих групп. Всего их 35 человек. Кроме этого, у нас работает порядка 35 инженеров по всем направлениям.
С 2002 по 2012 год в нашем штате работало 30-40 сотрудников. С ростом компании мы выделили управленческую ячейку, сейчас это департамент проджект-менеджеров, которых всего пять человек. Также есть департамент главных инженеров проектов и штат административных специалистов: юристов, финансистов, HRов.
Сейчас Blank Architects переходит из фазы семейного бизнеса к корпоративной модели управления. Предпосылкой к этому послужило успешное завершение проекта стадиона «Динамо», проект длился 4 года. В ходе его реализации было апробировано множество управленческих новаций, которые по завершению проекта наш операционный директор попросила меня централизованно внедрить в компании.
Потребность
С ростом Blank Architects я начал искать систему, позволяющую учитывать рабочее время сотрудников и утилизацию по проектам. Не хотелось раздувать штат только для обслуживания сервиса, быть зависимым от разработчиков и поддержки. Также не входило в планы нести из-за этого дополнительные расходы в длительной перспективе.
Ранее все финансовое планирование и учёт рабочего времени велись в таблицах Excel, и каждый сотрудник заполнял свой таймшит. На основании всего этого у меня формировались ежемесячные отчёты, которые я направлял в финансовый отдел. Там сотрудники руками вносили данные в свою систему, чтобы сформировать бюджет. Это был очень трудоёмкий, долгий процесс со множеством ошибок. Для такого сбора, обработки и анализа данных нужно было 3 человека и минимум 3 дня, чтобы получить финансовую картину месяца. При загрузке в 25-30 проектов около 10 рабочих дней у сотрудника уходило, чтобы подготовиться к совету по бюджету. Когда я нашёл Timetta, первое, что меня подкупило — это её простота и интуитивность.
Внедрение
В первые два года внедрения в некоторых департаментах систему просто игнорировали. Тем не менее, необходимость точного учёта времени назрела в октябре 2020 года, во время пандемии: тогда количество ошибок в отчётности достигло невероятного уровня. Мы подключили к сервису ещё одну компанию из консорциума, в которой было 70 человек, и с 4 квартала 2020 года вся отчётность в компании пошла через Timetta с использованием таймшитов.
Использование
Мы пользуемся Timetta уже 4 года, но даже сейчас используем не все модули системы, потому что пока в этом просто нет необходимости. Тем не менее, хочу выразить своё мнение по поводу модуля ресурсного планирования.
У нас нет ресурсного менеджера на уровне компании. Раньше, заполняя данные по ресурсному планированию на уровне проекта, мы видели отображение информации в общем календаре, и было легко посмотреть общую загрузку: она отображалась графически достаточно наглядно. Сейчас этот модуль обновился.
Наш финансовый департамент пользуется аналитикой для выгрузки информации по проектам. Мы смотрим неоплачиваемые работы и делим их на разные категории. Это может быть, например, участие в интервью с новыми сотрудниками. Теперь мы понимаем, сколько денег теряет компания, сколько часов простоя по каждому сотруднику получается в месяц.
Хотелось бы в будущем видеть в Timetta графические панели по всем проектам со стандартными данными, чтобы это было наглядно. Потому что со считыванием таблиц могут возникать проблемы.
Заполнение таймшитов в Excel и в Timetta занимает примерно одинаковое количество времени. В Timetta больше людей вовлечено в согласование данных, чего раньше не было. Также руководители теперь понимают, чем подчиненные занимаются каждую неделю — ранее это было сложно контролировать. Важно, что система закрывает от сотрудников задачи, которые для них не предназначены, а до внедрения за спиной руководителя вся компания набрасывалась на какой-то проект. Также после настройки отчётов мы сразу видим реальную финансовую картину проектов, тогда как раньше она вырисовывалась только спустя несколько месяцев. Раньше больше половины отчётов по бюджетам содержали критические ошибки, которые требовали исправлений. Благодаря Timetta такого больше нет.
Контакты
Пётр Фонфара — LinkedIn