Автоматизация работы консалтинговой компании

О компании

Axenix специализируется на масштабных проектах цифровой трансформации бизнеса с учетом отраслевой специфики. Компания обладает 30-летним опытом успешной реализации end‑to‑end проектов: от создания бизнес- и ИТ‑стратегий до их полноценного внедрения, включая разработку технологических решений, программного обеспечения и приложений, а также аутсорсинг.

Правопреемник «Аксенчер» на российском рынке, сохранивший традиции, ценности и знания международной компании.

«Accenture, большая международная компания, 3 марта 2022 года приняла решение нас отделить и объявила об уходе из России с 1 апреля. Тем не менее, профессиональная команда осталась работать в нашей стране. В итоге мы оказались без всех технологических средств и даже элементарно без почты и сайта. С аналогичными трудностями столкнулись многие компании в России.

Мы понимали, что любая собственная разработка сегодня требует больших временных затрат и больших инвестиций. Поэтому мы стали смотреть, какие готовые решения уже есть на рынке, естественно, локальные и без глобальных облаков. В итоге мы выбрали решение, которое нам подошло — облачная система Timetta»

Мария ГригорьеваУправляющий директор Axenix

Почему потребовалось внедрение?

Команда Аксеникс поставила цель найти замену привычным инструментам финансового планирования на основе SAP и Salesforce. ИТ-системы компании были частью глобальной инфраструктуры Accenture, поэтому у российского офиса не было даже описания требуемых функций. Требовалось решение, которое обеспечивает миграцию финансовых и клиентских данных в кратчайшие сроки. Одним из ключевых запросов было сохранить бесперебойность работы на уже действующих проектах.

При миграции в новую систему было важно:

1. Сохранить неразрывность финансовых данных о проектах несмотря на отключение от глобальной инфраструктуры.
2. Использовать привычный подход к управленческому учету.
3. Обеспечить миграцию исторических данных в новую систему без трансформации модели данных.

Какие были альтернативы?

• Ведение проектов в Excel.
• Собственная разработка.
• Российские BPM-системы.

Почему выбрали Timetta

В Axenix были сформулированы четкие требования к учетной системе в соответствии с принятыми бизнес-процессами. Многие управленческие системы, представленные на российском рынке ПО, не соответствовали этим требованиям. Timetta выбрали благодаря функциональной близости к привычным учетным практикам, которые использовались в материнской компании.

На принятие решения повлияло два фактора:

1. Максимальная близость принципов учета. В частности, по тайм-репортингу и учету затрат.
2. Достаточно близкий, но несколько отличающийся учет по проектам.

Внедрениe системы

При внедрении рассматривалось два варианта поставки:

• Облачная версия.
• On-premises.

Выбор был сделан в пользу облачной версии по двум причинам:

1. Стоимость сопровождения on-premises версии Timetta оказалась неоправданно высокой относительно облачной версии.
2. Существенная часть доработок под требования Axenix Timetta уже включила в план развития сервиса.

Этап 1. Март — Апрель 2022 — импорт исторических данных из ИТ-систем материнской компании с помощью около 500 xls файлов в Timetta силами специалистов Axenix. Миграция затронула данные по людям, проектам, клиентам и исторический срез финансовых данных. Срок выполнения — 3 недели. Начиная с 1 апреля, все сотрудники Axenix ведут таймшиты в Timetta.

Этап 2. Май — Август 2022 — развитие функций финансового прогнозирования в стратегическом партнерстве с Timetta на основе многолетнего опыта Axenix.

Этап 3. Август — Декабрь 2022 —  масштабирование функции форекастинга на сотрудников, ответственных за бюджеты проектов.

Этап 4. Январь — Апрель 2023 — завершение внедрения и совместное развитие системы.

Использование

Систему используют более 2 000 человек. Все сотрудники компании регулярно заполняют таймшиты, это позволяет собрать фактические показатели по проектам. Руководители проектов проводят первоначальную оценку стоимости проектов и контролируют бюджет в процессе реализации. Финансовые менеджеры следят за своевременным исполнением финансовых операций. Исполнительный менеджмент регулярно получает отчеты о деятельности структурных подразделений и компании в целом.

Timetta охватывает ключевые процессы в компании:

• Учет рабочего времени сотрудников.
• Контроль затрат в рамках командировок и прочих расходов по проектам.
• Прайсинг и ведение бюджета проектов.
• Учет финансов по проектам.
• Ведение полного жизненного цикла проектов.
• Учет расходов на business development.
• Подготовка отчетности по cash flow.
• Формирование отчетности по проектной выручке и затратам.

«Мы рады, что сотрудничество с Axenix, правопреемником Accenture в России, обогатило методологию Timetta лучшими международными практиками ИТ-консалтинга. Ведь коллеги за время работы компании овладели 40-летним опытом большой и эффективной консалтинговой фирмы. И мы ценим, что с нами делятся этим удивительным опытом.»

Александр СпиридоновДиректор по консалтингу Timetta

Результаты внедрения

Некоторые важные бизнес-функции остались за периметром системы, но по ключевым бизнес-процессам Axenix смог полноценно переехать из SAP в Timetta. И на сегодняшний день эти процессы протекаютв нормальном режиме. Кроме этого, команда Timetta была готова осмыслять лучшие международные практики в области управленческого учета и реализовывать их в своем сервисе.

«Timetta позволяет нам полноценно вести проектную деятельность. Далее Axenix будет обогащать продукт за счет своего международного опыта и экспертизы, наработанной в ходе реализации тысяч проектов в десятках стран.»

Станислав НагорскийДиректор департамента «Технологии»

Контакты

Мария Григорьева — LinkedIn
Станислав Нагорский — LinkedIn