В Timetta Finance в релизе от 16 марта появится возможность распределять расходы проекта по центрам затрат. Пользователь сможет при заполнении таймшита или формировании заявки на затраты указать, на какой центр затрат нужно списать фактические расходы.
Новая функция создана для организаций, в структуру которых входят дочерние компании, оформленные как отдельные юридические лица. Также функция будет полезна компаниям с проектным офисом, чтобы списывать бюджетные расходы на отдельные подразделения.
В статье мы кратко разбираем, как настроить и использовать центры затрат в Timetta Finance.
Справочник юридических лиц доступен в настройках независимо от приобретенных лицензий. Справочник содержит наименования всех доступных юридических лиц, которые непосредственно влияют на формирование затрат по проекту.
При наличии соответствующих прав доступа в карточке проекта появится вкладка «Центр затрат». Функция будет доступна для всех проектов и абонентов при наличии прав.
На вкладке можно создать новый центр затрат, указав наименование и выбрав юридическое лицо, которое раннее было занесено в справочник. У одного юридического лица может быть сразу несколько центров затрат. Например, это могут быть подразделения внутри компании: маркетинг, производство, логистика, бухгалтерия и т. д.
Приложение никак не ограничивает, по какому принципу организация решит распределять расходы, главное, чтобы ей самой было удобно анализировать отчеты.
У каждого центра затрат есть два ключевых показателя: фактическая себестоимость и фактические затраты. Эти показатели формируются на основе данных из таймшитов и заявок на затраты.
В шаблоне таймшита можно настроить вывод поля для выбора нужного центра затрат.
Обратите внимание, что при заполнение таймшита пользователь не сможет выбрать центр затрат, который не относится к юридическому лицу, указанному в профиле самого пользователя.
После того, как пользователь заполнит и согласует таймшит, выбрав один из доступных центров затрат, в колонке «Фактическая себестоимость» появятся новые данные.
Для таймшитов можно указать правила валидации, которые будут проверять заполнено ли поле центр затрат и указаны ли в нем актуальные данные.
Аналогичным образом работает и учёт фактических затрат по проекту, то есть расходы на материалы, командировочные, закупку оборудования, подрядные работы и т. д. Данные в колонке «Фактические затраты» обновляются после согласовании заявки на затраты, в которой выбран соответствующий центр затрат проекта.
Для тех пользователей, которые пользуются проводками, при их создании также можно будет указать центр затрат. Для этого потребуется указать проект и пользователя (актуальное юридическое лицо заполнится для него автоматически), а затем выбрать один из доступных для него центров затрат в данном проекте.
Новое обновление вводит дополнительное измерение финансового учёта, которое показывает распределение расходов по филиалам, департаментами, подразделениям, процессам, лицам и всем, что принято объединять термином «центры затрат». Обновление нацелено на крупные компании со сложной, многоуровневой структурой, чтобы дать дополнительные инструменты контроля над бюджетами проектов. Пользователи Timetta Finance смогут проанализировать, какое подразделение в компании вносит наибольший вклад в затраты проекта, посмотреть структуру этих затрат, как они соотносятся с запланированным бюджетом и т. д.
Все функции по управлению центрами затрат будут доступны в бесплатной демоверсии сразу после релиза 16 марта.