Майский релиз добавил в Timetta много новых полезных функций. Появились риски проекта. Добавлен экспорт проектов из MS Project. Расширен набор дополнительных полей. Но главная функция релиза — это управление артефактами проекта.
В этой статьей мы подробно разберем новую функцию. Расскажем, для чего она нужна и как ее использовать в работе.
Что такое артефакт проекта?
Артефакт проекта — это объект, созданный во время реализации проекта. Такие объекты имеют ценность для участников, заказчиков и дальнейшего развития проекта.
Несколько важных признаков артефакта:
- Артефактом может быть любой объект — от документа до результата работ. Однако в классическом проектом управлении ключевыми артефактами называют устав, паспорт, план управления рисками, отчеты о завершении этапов и другие формальные документы.
- Артефакты выступают инструментами управления. Они помогают выполнять задачи планирования, координации, контроля и учёта.
- Форма артефакта может быть произвольной и меняться от организации к организации.
- Артефакты часто содержат структурированные и неструктурированные данные. Имена участников и структура проекта соседствует с подробным описанием целей и ожидаемых результатов.
- Артефакты часто связаны с процессами. Либо появляются в результате процесса (например, согласования), либо поддерживают сам процесс.
Из этого следует, что инструменты управления артефактами должны быть:
- Гибкими — позволять настраивать форму и содержание под нужды проекта.
- Интегрированными — поддерживать данные из систем управления проектами, а также тексты, таблицы, схемы и другие форматы.
- Связанными с процессами — обеспечивать взаимодействие с этапами управления проектом.
- Доступными — быть открытыми для всех заинтересованных участников.
Использование артефактов проекта в Timetta
Timetta позволяет создавать шаблоны для артефактов, а также управлять их состояниями через воркфлоу.
Все доступные артефакты проекта собраны на отдельной вкладке. Доступ к ней можно настроить через панель администрирования системы.
Timetta автоматически фиксирует дату создания и изменения артефакта, а также пользователей, который это сделал.
У каждого артефакта есть тип и состояние.
- Тип артефакта управляет шаблоном артефакта. Доступ ко всем типам артефактов и их шаблонам можно получить через справочник «Типы артефактов» в настройках системы.
- Возможные состояния артефакта зависят от настроек жизненного цикла.
Артефакт — это самостоятельная сущность. Ее состояниями можно управлять через воркфлоу, а содержанием — через шаблоны.
По умолчанию любой артефакт содержит несколько свойств:
- Название
- Описание
- Контент
- Вложения
- Лента (стандартный блок для всех сущностей в системе)
Основное тело артефакта — это поле «Контент». Поле поддерживает расширенный текстовый редактор с таблицами, цитатами, заголовками, списками и другим элементами для структурирования информации.
Набор стандартных свойств можно расширить за счёт дополнительных полей. Можно добавить строку, телефон, пользователя, дробное число и т. д.
Как создать шаблон для артефакта в Timetta
Для каждого артефакта можно заранее сделать шаблон, который будет автоматически добавлять данные из системы в таблицы, списки и в другие структурные элементы текста. Для этого нужно воспользоваться справочником «Типы артефактов».
Для примера откроем уже готовый шаблон для паспорта проекта. Вот как будет выглядеть шаблон изнутри.
Для создания шаблонов используется язык разметки markdown со стандартным синтаксисом. В двойных фигурных скобках указаны названия сущностей, которые будут подставлены в шаблон автоматически. Например
{{Project.Name}}— запрашивает данные из поля «Название проекта».{{Project.Code}}— запрашивание данные из поля «Код проекта».
С помощью markdown можно составить шаблон для любого документа. Вот так результат будет выглядеть в самой Timetta, если нажать на кнопку «Сгенерировать контент».
Артефакт можно распечатать или экспортировать в PDF. Результат будет выглядеть так.
Управление артефактами с помощью жизненного цикла и воркфлоу
Артекфакт — самостоятельная сущность в системе, со своим жизненным циклом и воркфлоу.
В статье об управлении жизненным циклом мы подробно рассказывали, как в Timetta жизенный цикл сущности связан с воркфлоу.
Жизненный цикл определяет набор доступных состояний и последовательность переходов между ними. Для артефактов модель жизненного цикла работает точно так же, как и для всех остальных сущностей в системе.
В нашем примере:
- Схема показывает, что у нашего артефакта есть 4 доступных состояния: Черновик, На согласовании, Согласованно и Отклонено.
- Сущность может переходить из состояния черновик в состояния На согласовании и Согласовано.
- Менять статусы имеют право все пользователи.
Если организация хочет управлять процессом изменения состояний в рамках процесса, то для этого существуют настройки воркфлоу. Они выглядят следующим образом.
В нашем примере:
- Процесс согласования может запустить любой менеджер проекта.
- После запуска процесса артефакт автоматически будет отправлен руководителю автора.
- Руководитель может либо согласовать документ, либо отклонить.
Модель процесса может быть более сложной — с многочисленными ветвлениями, этапами и участниками.
Цели управления артефактами в Timetta
Timetta обеспечивает гибкое и единообразное управление проектной документацией в рамках автоматизированных процессов.
- Больше информации. Инструменты управления артефактами позволяют собирать и хранить в одном месте больше сведений о целях, результатах и ходе проекта.
- Меньше рутины. У организации появляется больше возможностей по автоматизации процессов, в том числе автоматизации проектного документооборота.
- Больше прозрачности и контроля. В целом повышается прозрачность управления проектами для всех участников — от исполнителей до руководителей.
Управление артефактами в Timetta — это мощный инструмент для организации проектной работы. Попробуйте его в действии — зарегистрируйтесь на бесплатную демо-версию и убедитесь, как просто создавать и контролировать проектную документацию!
