Модуль ресурсного планирования — один из самых популярных среди клиентов Timetta. Мы собрали и систематизировали множество пожеланий и предложений от пользователей, изучили аналоги и запустили проект «Booking 3.0». Его цель — полностью переработать процессы, сделать подбор и бронирование ресурсов более гибким и функциональным, радикально повысить возможности по адаптации решения под потребности наших клиентов.
5 декабря выйдет первый релиз в рамках «Booking 3.0». Рассказываем, как изменятся компоненты Timetta и процесс подбора ресурсов.
После обновления, если зайти в Настройки > Настройки системы > Приложения, то можно будет увидеть настройки под названием «Режим бронирования». На выбор два режима:
- Базовый — режим, который включен по умолчанию. Это привычный режим бронирования ресурсов. Он будет доступен в системе и после обновления.
- Детальный — обновленный режим, который при отображение забронированных часов включает детализацию по работам.
В базовом режиме в календаре бронирования не показано, сколько конкретно часов было забронировано на тот или иной проект в разрезе дней, недель или месяцев. Отображается только общее количество забронированных на проект часов. С другой стороны, базовый режим хорошо подходит для коллективной работы: плашки удобно перетаскивать, раздвигать и переносить с одного пользователя на другого.
Если переключиться на детальный режим, то в календаре под именем пользователя появятся строчки с названием проектов, а также будет видно, сколько часов было забронировано на определенный промежуток времени. В детальном режиме с календарем бронирования можно работать как с таблицей Excel: копировать и вставлять значения в ячейки, растягивать значения на несколько ячеек.
Сменить режим бронирования можно будет в любой момент, однако выбранный режим бронирования будет распространен на всю систему, поэтому пользователям нужно будет выбрать наиболее подходящий.
В Timetta все сущности, участвующие в процессах согласовании постепенно переводятся на настраиваемые жизненные циклы.
До обновления:
- у запросов на ресурсы был фиксированный набор состояний,
- переходы между состояниями нельзя было настраивать
В новом релизе запросы на ресурсы станут полноценной сущностью, для которой можно будет настраивать жизненные циклы и воркфлоу.
После обновления в процесс согласования можно будет добавлять любое количество задач для разных участников. Например, можно выстроить процесс следующим образом:
- Менеджер проекта создает запрос и запускает воркфлоу.
- Запрос приходит на согласование PMO. Если у него нет возражений, запрос направляется ресурсному менеджеру.
- Ресурсный менеджер подбирает сотрудников, подходящих под запрос.
- Результаты обработки запроса приходят на согласование менеджеру проекта, и он решает, принять ли предложение ресурсного менеджера или отправить запрос на повторную обработку, предварительно указав замечания.
Подход к работе с запросами изменен для всех режимов: и базового, и детального.
Вместо вкладки «Конфликты брони» появится вкладка «Потребность в ресурсах». Со временем она станет «центром управления» ресурсами проекта. На вкладке будет представлен полный список всех ресурсов проекта: и пользователей, и Универсальных ресурсов.
Для Пользователей на вкладке будут отображаться следующие сведения:
- Потребность — показатель, который отражает необходимость изменить бронирование ресурса под проект. Может иметь как отрицательное значение, так и положительное. Отрицательное значение говорит о том, что текущая оценка часов по ресурсу меньше, чем часы, забронированные под проект. Следовательно ресурс забронирован избыточно и от части забронированных часов можно отказаться. Положительное значение говорит о том, что текущая оценка часов по ресурсу больше, чем часы, забронированные под проект. Следовательно ресурс забронирован недостаточно и бронь нужно увеличить.
- Доступность — свободная емкость с учетом всех текущих бронирований и зарезервированных отсутствий.
- Забронировано — количество часов, забронированных под данный проект.
- Оценка — данные оценки из ресурсного плана. Может быть скорректирована непосредственно на вкладке «Потребность в ресурсах».
Для пользователей показатель Потребность рассчитывается, как разница между оценкой и текущим бронированием. Например, если текущая оценка по пользователю — 40 часов на неделю, при этом на эту же неделю уже забронировано 20 часов, потребность составит «+20» (еще 20 часов необходимо забронировать дополнительно, чтобы покрыть текущую оценку.
Для Универсальных ресурсов отображаются строки «Потребность» и «Оценка». Потребность в универсальном ресурсе всегда равна оценке в ресурсном плане.
Новое представление данных бронирования будет более наглядным, так как сразу будет видно, сколько часов было заложено в оценку ресурсного плана, сколько часов сотрудника нужно забронировать и сколько часов уже забронировано под текущий проект.
Полностью переработана карточка запроса на подбор ресурса.
На вкладке «Главное» отображаются основные параметры запроса, а на вкладке «Дополнительно» — предпочитаемые ресурсы. В будущем на вкладке «Дополнительно» можно будет указывать требования к навыкам и сертификатам ресурса.
Строка «Запрос» предзаполняется данными оценки для запрашиваемого ресурса, но может быть отредактирована.
Если запрос не соответствует оценке, в строке отобразится соответствующий индикатор. Тем не менее это допустимая ситуация. В частности, можно создать запрос, вообще не заполняя оценку в ресурсном плане. Например, если менеджер проекта хочет сначала забронировать ресурс, а затем подгонять оценку под забронированную емкость.
Переработаны интерфейс и логика работы ассистента бронирования. Теперь в области запроса можно будет посмотреть, сколько часов было запрошено и фактически выделено менеджером проекта, а также увидеть отклонение между запросом и результатом.
Будет добавлен новый режим для просмотра календаря бронирования с учетом запроса и без него. Для переключения двумя режима в интерфейсе появятся кнопки «Как будет / Как есть».
Ключевые изменения
- Сведения в области бронирования не доступны для редактирования, отображаются только для просмотра.
- Чтобы забронировать ресурс в рамках запроса, его необходимо добавить в область запроса.
- После добавления в область запроса всех необходимых ресурсов можно включить фильтр «Показывать только выбранных», чтобы в области бронирования отображались сведения только о выбранных ресурсах.
- В области запроса по выбранным ресурсам вносятся часы бронирования.
- В строке «Отклонение» отображается подсказка — сколько часов осталось забронировать на каждый период, чтобы полностью удовлетворить запрос. Если бронирование на период полностью соответствует запросу — отображается соответствующий индикатор.
- В области бронирования доступны два представления: «Как есть» и «Как будет». В представлении «Как будет» отображается календарь бронирования с учетом бронирований в рамках запроса, а в представлении «Как есть» — текущий актуальный календарь бронирования.
Раньше календарь бронирования обновлялся сразу после формирование запроса на бронирование, по сути, даже не обязательно было завершать сам запрос.
В новой версии Timetta данные в общем календаре бронирования будут обновлены только после того, как запрос перейдет в состояние «Завершен».
Полная реализация всех планов в рамках проекта «Booking 3.0» потребует нескольких релизов и вполне вероятно, что план будет корректироваться. Следующий большой релиз по обновлению бронирования запланирован на конец декабря.
|
Новая функция
|
Краткое описание
|
|
Запрос на актуализацию брони
|
На вкладке «Потребность в ресурсах» добавится возможность создавать запросы на актуализацию, то есть запросы на обновления данных бронирования при изменении оценки.
|
|
Иерархия ресурсных пулов
|
Добавиться возможность создавать подчиненные ресурсные пулы (по аналогии с подразделениями).
|
|
Переназначение запросов
|
Появиться возможность назначать запрос в другой ресурсный пул (например, в подчиненный).
|
|
История запросов
|
На вкладке «Потребность в ресурсах» добавится возможность просмотра истории запросов по каждому ресурсу.
|
Впереди ожидается выход еще четырех крупных обновлений помимо тех, что уже были анонсированы. Мы расскажем о них отдельно в следующих статьях. В целом, Timetta ждут большие улучшения в плане работы с ресурсами.
Все изменения будут доступны в демоверсии, которую можно попробовать совершенно бесплатно.