Основная цель ресурсного планирования — повысить утилизацию сотрудников. Разумное решение этой задачи в компаниях из сектора профессиональных услуг благоприятно влияет на финансовый результат. О взаимосвязи утилизации и финансовых показателей можно почитать в статье: «Рентабельность в консалтинге и профессиональных услугах: простая финансовая модель».
Примечание: Утилизация — от английского utilization (полезное использование, применение). Базовый показатель, отображающий долю времени сотрудников, которая затрачивается на «полезные» для компании активности, например, на коммерческие проекты.
По мере усложнения бизнеса компании стремятся улучшить процессы, связанные с ресурсным планированием.
Управление ресурсами в Timetta состоит из двух частей:
- Ресурсное планирование проекта.
- Бронирование ресурсов под проект.
За первую часть отвечает Менеджер проектов. Он формирует ресурсные планы проектов для того, чтобы:
- Оценить потребность проекта в ресурсах.
- Оценить затраты на себестоимость труда по проекту.
- Зафиксировать плановые трудозатраты для последующего план-фактного анализа.
За вторую часть отвечают Ресурсные менеджеры (при централизованном подходе) или сами Менеджеры проектов (при децентрализованном подходе к бронированию).
Простыми словами задача формулируется так: у Менеджера проектов есть план и ему нужно найти подходящих исполнителей, которые достаточно свободны, чтобы участвовать в проекте, при этом обладают соответствующими навыками и компетенциями.
Менеджер проектов может сделать это самостоятельно или обратиться к ответственному сотруднику — Ресурсному менеджеру.
Для решения этой задачи в Timetta предусмотрен Календарь бронирования — интерфейс, в котором отображается распределение сотрудников по проектам и доступная емкость.
Процесс бронирования нужен для того, чтобы:
- Оптимизировать распределение ресурсов между проектами, обеспечить максимально плотную «полезную» загрузку ресурсов.
- Своевременно выявлять и предотвращать конфликты за ресурсы при совместном использовании.
- Обеспечить возможность долгосрочной оценки потребности в ресурсах.
Календарь бронирования позволяет понять на какие проекты уже забронирован ресурс, какова его загрузка и когда он будет свободен.
В рамках этой статьи оставим за скобками процесс ресурсного планирования проекта и разберем, как устроено бронирование ресурсов в Timetta после недавнего обновления.
Календарь бронирования
В Календаре бронирования отображается список сотрудников, их загрузка или свободная емкость, с разбивкой на календарные периоды. Календарь отображается в разных масштабах: по дням, неделям или месяцам. Цифры напротив каждого сотрудника — загрузка или свободная емкость, в зависимости от настроек представления:
Если в Календаре бронирования отображается загрузка, то красные ячейки сигнализируют об овербукинге — на этот период времени ресурс забронирован на проекты сверх доступной емкости. Если ячейка без цветовой индикации, значит на этот период нет бронирований.
Каждое бронирование — плашка на дорожке сотрудника. Плашки можно перемещать как по дорожке там и между сотрудниками:
Плашки бывают двух типов: Hard и Soft бронирования.
Soft бронирование — предварительная бронь, которая не снижает доступную ёмкость ресурса. В интерфейсе Soft-бронирование отображается прозрачной плашкой:
Предусмотрены отдельные права на создание Soft и Hard бронирования.
С помощью Soft бронирований Менеджеры проектов могут делать предварительные брони, которые затем будет утверждать Ресурсный менеджер:
Новая плашка бронирования создается непосредственно в календаре. У каждой плашки есть набор свойств: проект, длительность и объем бронирования.
Важный параметр каждой плашки — метод бронирования. Поддерживаются следующие методы:
- Ручное — забронированные часы на каждый календарный период вводятся вручную.
- Фронтальное — применяется, когда необходимо забронировать определенную емкость сотрудника невзирая на сроки. В свойствах плашки указывается, сколько часов требуется забронировать, а Timetta сама рассчитывает, за какой срок можно выбрать необходимую емкость с учетом доступности ресурса.
- Вся доступная емкость — применяется, когда в первую очередь важны сроки, и во вторую — общее количество часов. Выбирается вся доступная емкость ресурса за указанный период.
- Равномерное распределение часов — равномерно распределяет заданное количество часов на период бронирования.
Запросы ресурсов
При централизованном подходе к бронированию для взаимодействия Менеджера проектов и Ресурсного менеджера используются запросы ресурсов.
Процесс, в общих чертах, выглядит так:
- Менеджер проекта формирует команду проекта из Универсальных ресурсов (ролей).
- Менеджер проекта готовит ресурсный план, тем самым определяя потребность в ресурсах.
- Менеджер проекта создает и отправляет на исполнение Ресурсному менеджеру запросы на подбор и бронирование исполнителей взамен Универсальных ресурсов.
Для подбора и бронирования исполнителей Ресурсный менеджер пользуется Ассистентом бронирования.
Ассистент бронирования
Вслед за календарем бронирования значительно переработан интерфейс Ассистента бронирования. В интерфейсе Ассистента отображается запрос, подходящие ресурсы и доступность (или загрузка, в зависимости от настроек представления).
Чтобы забронировать ресурс в рамках запроса, достаточно добавить новую плашку бронирования на дорожку подходящего сотрудника.
Бронь, созданная в рамках запроса, помечается «звездочкой», а в свойствах брони сохраняется связь с запросом, в рамках которого она была создана.
Что дальше
На этом развитие функций Timetta, связанных с ресурсным планированием, не останавливается.
В следующих релизах планируем добавить:
- Уведомления для ресурсных и проектных менеджеров об изменении брони.
- Переработать механизм добавления именованных ресурсов в команду проекта: добавить возможность сразу оценить доступность нужных сотрудников и, при необходимости, выполнить их бронирование.
- Переработать интерфейс конфликтов брони: добавить возможность быстрого редактирования календаря бронирования с учетом доступности ресурсов.
О Timetta
Timetta — облачное решение для учета времени, контроля проектов и управления ресурсами.
Компания создана в 2016 году выходцами из российского консалтинга. Специализируется на разработке решения класса Professional Services Automation. За это время компания провела более 200 внедрений. Облачная версия системы поставляется как сервис из инфраструктуры Yandex.Cloud. Штаб-квартира расположена в Москве, распределенная команда работает в России и Белоруссии.
Попробовать все функции Timetta можно бесплатно в течение 14-дневного тестового периода.