Обзор новой версии — WorkPoint 2.5

В новой версии реализовано «умное» согласование таймшитов, добавлена поддержка вложений и повышено удобство работы.

Новые возможности предназначены как для небольших команд, так и для корпоративных клиентов с большими командами.

Оптимизация работы с таймшитами

Таймшит — основной интерфейс пользователя и ему уделяется особое внимание. Внесен ряд улучшений:

• Добавлен быстрый выбор таймшита. При просмотре таймшита, кликнув на период, можно выбрать предыдущие или следующие периоды.
• Добавлено копирование строк из предыдущего таймшита. Функция полезна, если у пользователя примерно одинаковый состав работ каждый период.
• Навигация Вперед и Назад, а также выбор по периоду таймшита теперь доступны и согласующим лицам. Эта возможность позволяет быстрее обратиться к историческим сведениям.

Умное согласование

Согласование таймшитов — обязательная процедура для средних и крупных команд. Благодрая согласованию достигается баланс между утилизацией сотрудника, за которую отвечает линейный менеджер, и эффективностью проектов, за которую отвечает менеджер проекта.

Чаще в таймшите время списано на несколько проектов, значит каждый руководитель проекта должен согласовать свою часть. Далее согласовывает линейный руководитель, дополнительно контролер и прочие участники бизнес-процесса.

С целью ускорения процесса согласования и снижения трудоемкости со стороны согласующих лиц, добавлен ряд возможностей:

• Ограничение видимости строк таймшита для роли «Руководитель проекта». Это решает вопрос безопасности, если сведения о проектах необходимо защищать. главное — руководитель проекта сосредотачивается только на своих проектах.
• Новое право в ролевую модель, позволяющее руководителю проекта видеть все строки таймшита.
• Пропуск участников согласования, если строки в их зоне ответственности уже согласованы. Это важная функция если таймшиты часто отправляют на доработку в процессе согласования.
• Пропуск согласования у автора таймшита.

Вложения в заявки на затраты и заявки на отсутствия

Как и раньше в заявки можно добавлять ссылки на электронные документы, хранящиеся в SharePoint, DropBox или иных сервисах.

Однако практика показала, что это не всегда удобно. Во-первых, такого хранилища может и не быть. Во-вторых, во внешнем хранилище неудобно управлять правами доступа — нужно, чтобы права на вложения были аналогичны правам на саму заявку

Вложения доступны для заявок на отсутствия. Например, можно вложить скан заявления или больничного листа.

Для заявок на затраты вложения доступны на уровне строк. Например, для заявки на командировку в строку может быть добавлен скан посадочного талона.

Поддерживается Drag&Drop для быстрого добавления вложений, а также прямые ссылки на вложения, чтобы делиться с коллегами конкретными вложениями.

Копирование проектов

Проект — большой составной объект, включающий структуру задач, команду, тарифы для T&M учета, плановые значения и т.д. Если в компании есть однотипные проекты, то создание похожего проекта — частая операция.

Для упрощения работы руководителей проектов добавлена функцию копирования, которая клонирует проект с структурой.

Также можно сменить тип учета и указать, что именно требуется скопировать.

Новые показатели эффективности сотрудников

К существующим показателям мы добавили еще два:

• Норма — сумма часов за период по расписанию конкретного пользователя.
• Отклонение от нормы — отношение трудозатрат к норме за период.

Показатели полезны в некоторых случаях. Во-первых, для компаний с гибкими графиками полезно анализировать отклонение от общей нормы. Во-вторых, часть компаний вместо показателя утилизации может использовать отклонение от нормы. Причина — можно списывать только полезное рабочее время, которое по сути относится к утилизированному. А прочее время не списывать, поскольку такие сведения не нужны.