На российском рынке больше 20 решений для автоматизации учёта рабочего времени. Одни решения созданы для тотального контроля за сотрудниками, другие — для фиксации времени прихода и ухода, третьи — для анализа эффективности организации, четвертые — для повышения личной эффективности.
Статья поможет выбрать подходящее решение для учёта рабочего времени. Мы постарались собрать в одном обзоре разные классы решений и дать рекомендации по выбору.
Составили список главных критериев при выборе.
Цели
Обратите внимание на цели, которых хотите добиться вы или ваша организация с помощью системы учёта времени. Таких целей всего четыре:
- контроль загрузки, бюджетов и сроков — оптимизация фонда оплаты труда, обоснование затрат по проектам, подтверждение трудозатрат для клиентов.
- повышение производительности труда — обеспечение постоянной занятости сотрудника в рабочее время, сокращение простоев и деятельности не связанной с работой;
- соблюдение законодательства — легальное обоснование кадровых решений (увольнение, лишение премии), защита от судебных исков со стороны сотрудников;
- защита корпоративных данных — предотвращение утечек конфиденциальной информации и нецелевого использования рабочих ресурсов.
Для каждой из этих целей на российском рынке существуют отдельные системы, которые решают ограниченный, редко пересекающий набор задач. Одни системы только фиксируют факт прихода и ухода на работу, другие записывают каждое действие пользователя вплоть до движения мышки. Первый класс систем нужен для соблюдения норм законодательства о рабочем дне, второй — для защиты данных и укрепления контура информационной безопасности. Разные системы, разные подходы и инструменты.
Тип учёта
Всего есть два типа учёта — ручной и автоматический.
- Ручной — пользователь сам запускает тайм-трекер или заполняет поля таймшита.
- Автоматический — программа сама отслеживает активность пользователя на рабочем месте.
На первый взгляд автоматические учёт лучше ручного ввода, однако на практике это совсем не так. Ручной учёт необходим в тех ситуациях, когда время пользователя невозможно напрямую связать с активностью за компьютером. Например, сотруднику потребовалось какое-то время, чтобы обдумать задачу, или сотрудник работал на объекте заказчика, или проводил очную встречу. В подобных случаях не получится автоматически узнать, чем занимался работник, если он сам об этом не скажет.
Размер компании
Для крупных компаний нужны легко масштабируемые решения с поддержкой сквозной аналитики, для небольших компаний — удобные и компактные решения, которые можно использовать «из коробки». Готовые решения менее функциональны, но обойдутся компании дешевле с учётом затрат на обучение, внедрение и закупку лицензий. Для большой компании, наоборот, важна гибкость в силу разнообразия ролей и рабочих процессов, а также наличия развитой корпоративной ИТ-экосистемы.
Функции
Набор функциональных возможностей зависит от целей внедрения решения. Мы собрали важнейшие функции для каждого класса решений в одну таблицу.
| Цель | Ключевые функции |
|---|---|
| Повышение дисциплины и производительности | • Автоматический учёт активности (клавиатура, мышь, активные окна) • Фиксация и классификация простоев • Анализ использования приложений и сайтов • Визуализация рабочих периодов и перерывов |
| Соблюдение норм законодательства | • Формирование юридически значимых отчетов о работе • Связь со СКУД и другим аппаратными комплексами • Создание табеля учёта рабочего времени (Т-13) • Хранение данных в соответствии с 152-ФЗ (серверы в РФ) |
| Прозрачность процессов и защита корпоративных данных | • Мониторинг передачи данных (email, мессенджеры, соцсети) • Контроль использования внешних накопителей (USB) • Детектирование и оповещение о подозрительных действиях • Запись экрана (постоянно или по событию) |
| Контроль загрузки, бюджетов и сроков | • Точный учёт времени, затраченного на задачи и проекты • Планирование и сравнение с фактическими затратами • Интеграция с системами управления проектами (Jira, Bitrix24) • Формирование счетов на оплату на основе учтённого времени |
Для большинства систем учёта рабочего времени важна интеграция с ERP-системами, такими как 1С: УХ и 1С: ЗУП. Это нужно для формирования табелей по форме Т-13, расчёта заработной платы, оформления простоев и отпусков.
Особое внимание нужно обратить на дашборды и аналитику, так как это основной инструмент для управления временем сотрудников. Что хочет видеть руководитель? Загрузку команды и отчёт по трудозатратам в разрезе проектов? Или понять, что в наибольшей степени отвлекает сотрудника от работы и в каком приложении он проводит больше всего времени? Система должна уметь накапливать нужные данные и строить по ним отчёты.
Ценообразование
Стоимость внедрения системы учёта рабочего времени — ключевой фактор при выборе. Модели ценообразования могут значительно различаться у разных вендоров, поэтому важно понимать, из чего складывается итоговая цена.
Оплата за пользователя
Поскольку система учёта времени предназначена для коллективного использования, наиболее распространена модель подписки (SaaS), где стоимость зависит от количества сотрудников.
Ключевые особенности:
- Периодическая оплата. Лицензии (аккаунты) приобретаются на месяц или год. Годовая подписка часто выгоднее помесячной.
- Масштабирование. Чем больше сотрудников, тем выше общая стоимость подписки. Однако многие поставщики предлагают регрессионные скидки: цена за одну лицензию снижается по мере роста их общего количества.
- Дифференциация тарифов. Часто вендоры предлагают несколько тарифных планов (например, «Базовый», «Профессиональный», «Корпоративный»). Более дорогие тарифы включают расширенную аналитику, функции безопасности или приоритетную поддержку.
Внедрение On-Premise
Помимо облачных (SaaS-) решений, существуют системы для развёртывания на собственной инфраструктуре компании (On-Premise).
Хотя в случае с On-Premise решениями лицензии приобретаются бессрочно, итоговая цена владения часто оказывается выше.
Компания самостоятельно несёт затраты на серверное оборудование, администрирование, обновления и обеспечение отказоустойчивости. Эта модель подходит для компаний с жёсткими требованиями к безопасности и хранению данных внутри периметра.
Скрытые затраты
Начальная цена лицензии — это лишь часть общих затрат. На итоговую стоимость значительное влияние оказывают сопутствующие услуги:
- Интеграция. Стоимость интеграции с существующими системами (1С, ERP, Jira и т. д.) может быть сопоставима или даже превышать стоимость самих лицензий.
- Доработка. Если стандартная функциональность полностью не покрывает бизнес-процессы, потребуются доработки, которые оплачиваются отдельно.
- Обучение. Проведение тренингов для администраторов и пользователей увеличивает эффективность внедрения, но также входит в стоимость проекта.
При сравнении решений важно запрашивать коммерческое предложение не только на лицензии, но и на полный цикл работ: внедрение, интеграцию, обучение и техническую поддержку. Это позволит избежать неожиданных расходов и выбрать наиболее выгодный вариант в долгосрочной перспективе.
Интеграции
Успешное внедрение системы учёта времени напрямую зависит от её интеграции в существующую ИТ-экосистему компании. Изолированное решение, не обменивающееся данными с другими ключевыми системами, создаст операционные разрывы в бизнес-процессах компании.
Ключевые направления интеграции:
- С кадровыми и учетными системами (1С: ЗУП, 1С: УХ) — это критически важное направление для автоматизации. Интеграция позволяет автоматически передавать данные об отработанном времени и простоях для формирования табеля по форме Т-13 и последующего расчёта заработной платы, исключая двойной ввод данных и человеческие ошибки.
- С системами управления проектами и задачами — необходимо для точного учёта трудозатрат в разрезе конкретных проектов, задач и спринтов. Это даёт возможность анализировать рентабельность проектов, планировать сроки и формировать счета для клиентов на основе фактически затраченного времени.
- С системами контроля доступа (СКУД) — позволяет автоматически фиксировать время прихода и ухода сотрудника, сопоставляя данные с электронного пропуска с активностью на рабочем месте.
- С корпоративной телефонией (IP-АТС)__ — даёт возможность учитывать время звонков и сопоставлять его с активностью в трекере, что особенно важно для сотрудников колл-центров, отделов продаж, службы технической поддержки.
Как использовать критерии
Количество решений на рынке велико, но правильное — только одно. Ключ к успеху — в четком понимании ваших целей: что именно вы хотите контролировать — расходы, производительность, дисциплину или безопасность?
Самый главный шаг. Проведите внутреннее обсуждение и определите, какая цель для вашей компании — приоритет № 1. Это позволит вам сразу отсеять неподходящие варианты и сосредоточиться на тех системах, которые принесут реальную пользу.
Начните выбор с постановки цели — и вы найдете оптимальное решение.
Пример выбора на практике: Timetta
Чтобы наглядно показать, как работают описанные критерии, разберём российскую платформу для управления проектами Timetta. Она выросла из опыта автоматизации крупных консалтинговых компаний, и её модуль учёта времени Timetta Timesheets хорошо иллюстрирует целевой подход. Применим выбранные нами критерии к данной системе учёта рабочего времени.
| Критерий | Оценка для Timetta | Комментарий |
|---|---|---|
| Основная цель | Контроль бюджетов и биллинг | Решение заточено для T&M-проектов. Позволяет точно учитывать трудозатраты для клиентов и анализировать рентабельность. |
| Тип учёта | Преимущественно ручной (таймшиты) | Подходит для проектной работы, где время связано с задачами, а не только с активностью за ПК. Есть опция автоматического трекера. |
| Размер компании | Средний и крупный бизнес | Наибольшую ценность несёт компаниям с высокой проектной зрелостью (консалтинг, IT). Для других отраслей потребуются доработки. |
| Ключевые функции | Учёт по проектам, планирование, биллинг | Фокус на инструментах для управления загрузкой, сроками и бюджетами, а не на тотальном контроле или мониторинге ПО. |
| Ценообразование | Гибкое (SaaS / On-Premise) + скрытые затраты | Может потребоваться управленческий консалтинг (настройка процессов) и обучение сотрудников. |
| Интеграция | Акцент на 1С и проектные системы | Ключевые интеграции для закрытия биллинга и управления задачами. Требования сверх этого могут усложнить внедрение. |
Вывод: Timetta — это не универсальный инструмент, а специализированное решение для проектного бизнеса. Его ключевое преимущество — глубокая проработка процессов планирования и биллинга, унаследованная от опыта автоматизации консалтинга. Платформа идеально подходит компаниям, где время сотрудников — это прямой товар для клиента.
