Сегодня мы разбёрем, как правильно управлять задачами проекта. Для чего они нужны, чем отличаются от работ и что нужно контролировать.
Чем задачи отличаются от работ в проекте
Задачами проекта часто называют конкретные шаги для достижения целей проекта. Например, для того, чтобы построить дом, застройщику нужно заложить фундамент, возвести стены, а потом и крышу.
Перейдем от теории к практике. В проектному менеджменте часто проводят различия между работами проекта и задачами. В чём различие?
- Работа — это элемент структуры проекта. Работы нужны для планирования и контроля сроков, бюджетов и ресурсов проекта.
- Задача — это элемент оперативного контроля и планирования. Задачи нужны для детализации работ и координации действий команды проекта.
Работы крупнее задач и более устойчивы, так как напрямую связаны со структурой проекта. Изменение одной работы может привести к изменению структуры проекты, а следовательно к изменению сроков, бюджетов и стоимости ресурсов. Задачи наоборот — постоянно меняются в зависимости от действий команды и внешних условий.
Ключевые отличия
| Характеристика | Работы проекта | Задачи |
|---|---|---|
| Уровень | Тактический (план, структура) | Оперативный (конкретные исполнители) |
| Исполнители | Команды /роли /ресурсы | Конкретные люди |
| Папки | Инструменты Диаграмма Ганта, сетевые диаграммы | Канбан-доска, списки, календари |
Как использовать работы проекта?
Работы составляют верхний уровень декомпозиции проекта. Они содержат информацию о сроках, стоимости и требуемых ресурсах. Допустим, у нас будет проект под названием «Развёртывание CRM» с 4 крупными этапами:
- Сбор требований
- Миграция данных
- Внедрение
- Опытно-промышленная эксплуатация
В рамках каждого этапа мы выделяем конкретные, связанные друг с другом работы:
- Документирование бизнес-требований
- Документирование функциональных требований
- Обзор ИТ-инфраструктуры
Таким образом в проекте формируется развёрнутая структура, или как её еще называют WBS — Work Breakdown Structure.
Структура проекта показывает иерархию и взаимосвязи работ. В дальнейшем, когда менеджер проекта будет определять сроки работ, то сразу будет понятно, на какую дату нужно сдвинуть зависимые задачи. Таким образом получится логичный, непротиворечивый план-график с точными датами начала и окончания проекта.
Как определить работы проекта?
Это решают руководители проектной группы, исходя из понимания общих целей и задач проекта, но все же можно дать несколько универсальных рекомендаций:
- Работы должны иметь четкие сроки начала и окончания, которые связаны с контрольными событиями: подписание договора, сдача объекта, завершение отчёта и т. д.
- Для каждой работы нужно точно определить необходимые ресурсы: роли исполнителей, материалы, авансированные денежные средства.
- Работа полностью зависит от действий участников проектной команды. Для включения в план внешних, независимых от участников событий, лучше использовать вехи.
- Результат работы можно измерить, увидеть, проконтролировать и т. д. У менеджера проекта должна быть возможность предъявить результат работы.
После того, как работы были включены в план, можно подобрать исполнителей и оценить бюджет проекта.
Как это работает в Timetta
Для этого мы берём работу, например, «Документирование бизнес-требований». Для её выполнения нам потребуется программист, младший консультант и руководитель проекта.
На этапе планирования и подбора ресурсов менеджер может вместо конкретных исполнителей указывать роли проекта. Это не поломает структуру задач, но поможет оценить стоимость работ.
Существует разные методы расчёта стоимости работ, но в любом случае стоимость будет зависеть от количества затраченных ресурсов.
Как это работает в Timetta
Timetta умеет рассчитывать стоимость работ в зависимости от стоимости ресурса и продолжительности работ на основании почасовой ставки оплаты труда исполнителя. Для расчёта нужно назначить исполнителей на выполнение работы проекта и заполнить ресурсный план.
Timetta сама рассчитает стоимость работы на основании введённых данных.
Работы нужны не только для планирования, но и для контроля проекта. На этапе реализации у менеджера всегда будет перед глазами график работ с плановыми сроками и стоимостью.
Как использовать задачи проекта?
Задачи помогают управлять командой проекта и координировать участников на оперативном уровне. Горизонт планирования задач редко превышает 1-3 дня.
Невозможно предусмотреть в деталях, чем будет заниматься команда во время проекта. Например, команде понадобится провести несколько совещаний в рамках работы «Документирование бизнес-требований». Сколько таких совещаний будет и потребуются ли они вообще, заранее сказать сложно — это уже детали.
С другой стороны, именно от управления задачами проекта будет зависеть результат. Часть задач может оказаться критической для достижения поставленных целей на конкретном этапе.
Для управления задачами проекта удобно использовать канбан-доску.
Канабан-доска группирует задачи по состояниям: «Черновик», «Открыта», «В работе» и т. д. Как правило больше современных таск-трекеров позволяют самостоятельно настроить набор доступных состояний для доски или типа задачи.
Как это работает в Timetta
В Timetta за состояния задач отвечает модель жизненного цикла. Она содержит данные о всех доступных состояниях и правилами перехода между ними, а также определяет права доступа к группам задач.
- Мы создали новый тип задач «Обычные задачи», настроили для него модель жизненного цикла.
- Для этого типа задач доступны всего три состояния: Черновик, В работе и Закрыта.
- Все переходы между состояниями линейны — вернуть задачу в предыдущее состояние не получится.
С помощью конструктора жизненного цикла можно создавать отдельные типы задач для подразделений, проектных команд, участников процессов и так далее.
Карточки задач
Карточки задач — это основной элемент управления. Таск-трекеры могут быть разными, но у любой задачи должно быть несколько обязательных полей:
- Описание задачи
- Исполнитель
- Сроки завершения
- Приоритет
Могут быть и другие поля: инициатор, наблюдатели, название проекта и т. д.
Канбан помогает руководителям назначать и контролировать задачи, но это не единственная функция доски. Наличие доски также помогает команде лучше координировать совместные действия, так как члены команды всегда видят, чем в данный момент занимаются коллеги, есть ли на доске свободные задачи или задачи, с которыми можно помочь.
Состояние задач можно контролировать с помощью фильтров и отчётов. Например, можно посмотреть, у какого исполнителя накопилось слишком много незакрытых задач. Это поможет найти и быстро устранить бутылочное горлышко.
Зачем нужна связь между задачами и работами?
Работы позволяют контролировать ключевые параметры проекта: стоимость, сроки и ресурсы. На первый взгляд к задачам это не имеет никакого отношения. Однако связь все-таки есть.
Связь нужна для более точного учёта рабочего времени. По каждой задаче можно вести учёт времени, а потом записывать эти данные на счёт работ, чтобы более точно определять их фактическую стоимость и прогнозировать сроки завершения.
