В современном бизнесе время — это один из самых ценных ресурсов. Правильный учёт рабочего времени помогает не только соблюдать требования трудового законодательства, но и оптимизировать процессы, повысить продуктивность сотрудников и увеличить рентабельность проектов.
Однако многие компании до сих пор сталкиваются с трудностями: от ручного заполнения табелей до сложностей при оценке реальной загрузки персонала. Как правильно организовать учёт рабочего времени? Какие нормы законодательства нельзя нарушать? Какие инструменты помогут контролировать трудозатраты и повысить прозрачность процессов?
Узнайте, как превратить учёт рабочего времени из рутины в мощный инструмент управления бизнесом.
Законы об учёте рабочего времени
Начнём с юридической базы. Учёт рабочего времени прямо регулируется трудовым законодательством.
Статья 91 трудового кодекса даёт четкое определение рабочему времени:
Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.
Российская Федерация ратифицировала Конвенцию МОТ «О сокращении рабочего времени до сорока часов в неделю». Положения конвенции отражены в трудовом кодексе.
Основные положение трудового кодекса о рабочем времени:
- нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю.
- превышение нормы считается нарушением.
- закон прямо обязывает организацию вести учёт времени, фактически отработанного сотрудником.
Помимо нормальной продолжительности рабочего времени, существуют еще сокращенное и неполное рабочее время.
- сокращенное рабочее время — сотрудник работает по сокращенному графику, но получает оплату как за нормальную рабочую неделю. Например, сотрудник работает 24 часа в неделю, но оплату получает за 40.
- неполное рабочее время — сотрудник работает по сокращенному графику и получает оплату только за отработанные часы. Например, сотрудник отработал 24 часа в неделю и получил оплату только за 24 часа.
Трудовой кодекс оставляют организациям свободу маневра, но только в определенных рамках. Предприятие может планировать график работы сотрудников, исходя из особенностей производственных процессов и отраслевой специфики. Для этого в законе предусмотрено понятие режима рабочего времени.
Режим рабочего времени определяет:
- продолжительность рабочей недели,
- правила работы при ненормированном рабочем дне для отдельных категорий работников,
- продолжительность рабочего дня,
- время начала и окончания работы,
- время перерывов в работе,
- правила чередования рабочих и нерабочих дней.
Режим рабочего времени допускается, что рабочий день может превышать 8 часов, а продолжительность рабочей недели — 40 часов. Однако организация обязана сбалансировать график работы таким образом, чтобы фактически отработанное время не превышало 40 часов в пределах установленного учётного периода. Например, работник работал первые 2 недели по 60 часов, вторые — уже по 20. Длительность учётного периода не должна превышать год, при работе на вредном производстве — 3 месяцев.
Существуют общие и специальные режимы работы, а также нормированные и ненормированные. Сверхурочные часы должны быть компенсированы.
Таким образом с точки зрения трудового кодекса учёт рабочего времени преследует следующие цели:
- соблюдение норм законодательства,
- правильный расчёт заработной платы,
- контроль соблюдения рабочего графика.
Особенность кадрового учёта времени
Обычно учёт рабочего времени в организации ведёт отдел кадров или бухгалтерия. Для этого используется специальный документ — табель учёта рабочего времени. Форма табеля утверждена постановлением Госкомстата и имеет два варианта: форма Т-12 и форма Т-13. Для чего нужен табель? С его помощью можно:
- контролировать соблюдение рабочего графика,
- фиксировать фактически отработанное время,
- рассчитывать заработную плату сотрудников,
- собирать статистические данные о трудозатратах.
Постановление определяет только формы хранения отчётности, методы сбора данных для неё организация выбирает сама.
Кадровый учёт времени сосредоточен только на самом факте присутствия работника на рабочем месте и не позволяет судить ни о производительности и результативности труда, ни о его стоимости.
Цели управленческого учета рабочего времени
Отбросим вопросы трудового кодекса, бухгалтерского учета и посмотрим на ситуацию глазами руководства консалтинговой компании.
Управление экономикой
Главный показатель успешности бизнеса — рентабельность. Рентабельностью консалтинговой компании проще всего контролировать в рамках проектного учёта.
Для расчета валовой рентабельности проекта требуется знать выручку и затраты по нему. Основная часть затрат в консалтинге и иных профессиональных услугах — себестоимость труда сотрудников. При этом сотрудники в течение месяца работают не на одном, а на нескольких проектах, постоянно переключаясь между задачами. Чтобы понять, какая доля затрат сотрудника за месяц к какому проекту относится — учитывают часы в разрезе проектов.
Поэтому первая цель — разнесение себестоимости труда между проектами.
Работа по схеме T&M
«Time & Materials» или «Время и затраты» — это тип контракта, в рамках которого клиент платит по факту работы на основании предоставленных отчетов, а ставки сотрудников оговариваются заранее. Такие договора встречаются часто, путь и в усечённом виде — с лимитами, с фиксированной составляющей и т. д. Но смысл остаётся — клиенту нужен отчет о проделанной работе.
Клиенты требуют табель учета рабочего времени с разной степенью детализации, вплоть до указания даты, исполнителя, исполняемой задачи проекта, ставки для оплаты и комментария с описанием проделанной работы.
И это вторая цель учета рабочего времени — подготовка отчетов и исполнение T&M контрактов.
Контроль утилизации
В топ-3 показателей консалтинговой компании входит «утилизация», иначе говоря — доля оплачиваемого времени. Утилизация показывает, насколько эффективно используются сотрудники. Чем ниже утилизация — тем выше косвенные затраты, поэтому показатель так важен. Утилизация — это показатель сотрудника и команды.
Обычно нет задачи максимизации утилизации, а есть целевой коридор значений, отличающийся для должностей и категорий квалификации. Для устойчивого роста компании важно найти баланс между развитием сотрудника и внутренних процессов, для чего нужно время на некоммерческие проекты, и рентабельностью бизнеса. Поэтому не стоит воспринимать показатель в качестве инструмента закручивания гаек. Бывает компании принимают меры для снижения утилизации с целью недопущения выгорания и профессиональной деградации кадров.
Третья цель учета рабочего времени — контроль утилизации команды.
Улучшение планирования
Любой проект можно испортить еще до начала работы — достаточно его неправильно спланировать.
Для улучшения планирования важно накапливать опыт предыдущих проектов — оценивать, насколько планы разошлись с полученными результатами. Конечно, для этого потребуется тщательная фиксация плановых и фактических показателей.
Четвертая цель учета — оценка качества и улучшение планирования проектов.
На что обратить внимание при организации учёта рабочего времени
Понимая цели учета, обратим внимание на важные к нему требования. Казалось бы — записывай время, которое потратил на проект, и этого будет достаточно. Но для полноценного использования этих сведений требуется выполнить ряд условий. Рассмотрим топ-3 требований к учету, о которых часто забывают:
- Для достижения целей потребуются полные сведения о трудозатратах, которые должны предоставлять сами работники. Иначе не получится выстроить нормальную экономику, в том числе нормализовать и разнести себестоимость по проектам.
- Учтённые данные требуют согласования. Даже если команда лояльна и понимает для чего нужен учет — человеческий фактор может внести свои коррективы. Ошибочные или неполные сведения о рабочем времени могут исказить экономические расчеты, снизить эффективность системы премирования сотрудников, привести к неверным управленческим решениям. Важно сделать процесс согласования таймшитов не только комфортным для сотрудников, но и обязательным.
- Данные должны быть приведены к единообразному виду. Если сотрудники учитывают время в нескольких программах с отличающейся структурой и подходами к расчетам — то свести данные на уровне компании будет невозможно. Учет должен быть централизованным и предельно формальным.
Способы учета рабочего времени
Способ сильно зависит от размера команды и зрелости бизнес-процессов.
Таск-трекеры
Первым инструментом для трекинга рабочего времени, часто выступают различные таск-трекеры. Это рабочее решение для учета задач зачастую уже используется, а в задачах есть поле для указания отработанных часов. Значит какой-то мониторинг вести можно.
Однако построить полноценный учет времени через задачи обычно не получается — не достигаются цели учета из предыдущего раздела:
- При заполнении задач непонятно сколько всего времени за день (или другой период) уже списано, в итоге аккуратно учесть все рабочее время не получается.
- Учтённое время необходимо согласовывать и делать это достаточно формально — задач же слишком много для согласования и обычно нет никаких встроенных средств для утверждения.
- И сотрудники заполняют задачи как угодно, но не так как надо финансовым менеджерам и руководству — меняют структуру проекта, непонятно какие часы на какой этап отнести и пр.
Таймшиты в Excel или Sheets
Потерпев неудачу с таск-трекерами компании внедряют учет времени через электронные таблицы, по фактуреализуя логику таймшитов.
Нет задачи, которую нельзя решить в Excel, но за все приходится платить. Компании сталкиваются со сложным администрированием и доработками — логика усложняется, скриптов становится больше, решение тормозит и эпизодически ломается.
И коллективная работа хоть и возможна, но далека от идеала.
Для прототипирования решения и обкатки учета как такового — это хороший и рабочий вариант.
Таймшиты в специализированной системе
Вместе со зрелостью бизнес-процессов приходят и новые требования — таймшиты становятся сложнее, требуется валидация на соблюдение бизнес-правил, согласование, закрытие периодов и другие необходимые бизнесу фичи.
Учет времени — это часть комплексного решения:
- Помимо учета фактических часов требуется планирование по проектам.
- Необходима связь рабочего времени с финансовым учетом — бюджетированием проектов, построением отчета о прибылях и убытках.
- Руководство компании требует сложные аналитические отчеты.
Для сектора профессиональных услуг выделяется отдельный класс решений — Professional Services Automation, предназначенный для комплексной цифровизации бизнеса.
На российском рынке доступно решение Timetta — облачный сервис для учета рабочего времени и контроля проектов. Можно посмотреть Timetta в действие самостоятельно и бесплатно — на 14 дней доступна пробная версия без ограничений функций.
Таймшиты «своими руками»
Если компания уже и использует ПО, которое можно доработать (например, Битрикс 24, 1С, MS Project), то часто возникает идея доработать платформу, сделать на ее базе свое решение.
В этом подходе есть плюсы и минусы. Главный плюс — можно реализовать собственное видение. Но главное не переоценить свои возможности:
- Разработка софта — сложное дело. Придется проектировать архитектуру, понимать бизнес-процессы и разрабатывать методическую основу, хорошо писать код, тестировать, выстраивать поддержку и развитие, обновлять регулярно технологический стек. Это сложно, долго и, как правило, дорого.
- Вендор (разработчик ПО) делает тиражное решение. Условно тысячи компаний платят за разработку, а в случае своего решения — платит одна компания. Отсюда экономическая целесообразность. Для крупной компании собственная разработка может быть даже выгоднее покупки коммерческого решения, но для средних и маленьких команд — вопрос спорный.
- Разработка на сторонней платформе имеет очевидный плюс — часть функций уже реализована и не надо все делать с нуля. Но есть и минус — у каждой платформы свои ограничения, и если платформа не предназначена для учета времени, то сделать удобный интерфейс будет непростой задачей.
Как добиться качественного учета
Добиться качественного учета бывает непросто и можно видеть такую картину:
- Часы списываются только в конце периода (например, недели) и без особой точности.
- К списаниям нет комментариев — сам автор не вспомнит, что делал, и тем более согласующий не поймет сути работ и не оценит адекватность заполнения таймшита.
- Учитываемые часы подгоняются под расписание, что не соответствует фактическому положению дел.
А качественный учет — это получение реальной и точной картины рабочего времени.
Рекомендуем исходить из тезиса, что люди в массе — честные и ответственные работники. Если в компании адекватная корпоративная культура и поставлены правильные цели — этого уже достаточно для качественного учета.
Вместе с тем ряд правил поможет поддерживать качество:
- Нужна система сдержек и противовесов, которая реализуется в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения, поэтому его мотивация в списании времени на коммерческие проекты. Мотивация менеджера в снижении издержек своего проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.
- Рекомендуем требовать от сотрудников детальных комментариев и отказывать в согласовании таймшита, если комментариев нет. Комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим глубже понимать конкретику работ сотрудника.
- Данные учета рабочего времени должны реально работать, например, использоваться для расчета утилизации, управления экономикой проектов и т. д.
- Не нужны лишние ограничения, которые вынуждают человека указывать неверные значения. Частый случай — ограничение рабочего дня в 8 часов. Сотрудник работает 9 часов, например, но вынужден искажать отчетность.
- Рекомендуем учитывать все время, включая отсутствия, простой и административные задачи. Хороший таймшит — полное и точное отражение всего рабочего дня сотрудника.
Как внедрить учет рабочего времени сотрудников
Самое главное — это понять для чего нужен учет времени. Цели разобраны в первом разделе и, обратите внимание, там нет ни слова о контроле сотрудников. Контроль, конечно, необходим, но умный, через ключевые показатели — через утилизацию, рентабельность проектов и прочее. Просто следить за сотрудниками — довольно глупое занятие.
Второй важный момент — необходимо продумать методику работы в целом. Понять, как будут использоваться данные о рабочем времени, как они будут задействованы для управления экономикой проектов, для ресурсного планирования и так далее. Если опыта в такой управленческой работе нет — рекомендуется использовать лучшие практики, не набивать все шишки самим, а посмотреть, как это уже работает в других компаниях.
Стоит донести до сотрудников цели и задачи учета, чтобы это не воспринималось как «закручивание гаек», а было понятно — это на общее благо, и цель — устойчивый рост бизнеса.
Также важен инструмент автоматизации учёта рабочего времени. Никто не любит заполнять таймшиты — если решение будет неудобным, будет тормозить, сбоить и «радовать» пользователей похожим образом, то энтузиазм сотрудников будет сбит уже на взлете.
Комплексное решение для управления проектами Timetta как раз разработано для того, чтобы рядовым сотрудникам было комфортно работать.
- Заполнение таймшитов в Timetta занимает не более 20 секунд и не отвлекает от основной работы.
- Внедрение решения не вызывает у сотрудников резкого отторжения, которое часто сопровождает внедрение систем учета рабочего времени.
- Timetta предлагает целостную методологию проектного управления.
