Насколько вообще эффективны решения для мониторинга продуктивности персонала? Какие вызовы они ставят перед компаниями и сотрудниками? Разбираемся с этими вопросами в нашем аналитическом материала о системах учета рабочего времени.
Что такое системы учета рабочего времени?
Системы учета рабочего времени (СУРВ) — программное обеспечение, которое наблюдает за действиями сотрудника на компьютере: за тем, какие окна открыты на рабочем столе, а также какие действия совершает работник с помощью мыши и клавиатуры. Но если говорить прямо, данные системы просто создают отчеты на основе тех метрик, которые научены отслеживать.
На западном рынке ПО для обозначения данного класса систем используется более точный термин Employee Monitoring Software (EMS), что переводится как системы мониторинга сотрудников.
DLP и UEBA — СУРВ за очень большие деньги
Функциональность систем учёта рабочего времени далеко не уникальна. Фактически то же самое умеют делать DLP и UEBA — системы совершенно другого класса, которые нужны для защиты информации от несанкционированного использования, например, для защиты данных от удаления. Между DLP и UEBA есть принципиальные различия, но эти системы могут делать то же, что и EMS, только вот стоят очень дорого.
СУРВ — это относительно бюджетные системы мониторинга. Они дешево стоят как в плане пользовательских лицензий, так и стоимости внедрения и обслуживания.
- Цена за одну месячную лицензию СУРВ — в среднем порядка 8$
- Цена за одну месячную лицензию DLP — в среднем порядка 20$ (но тут есть свои нюансы)
Внедрение DLP и UEBA также предполагает изменения на уровне бизнес-процессов и политик безопасности. В общем, данные технологии не из дешевых.
Обманчивая простота систем учёта рабочего времени
На первый взгляд СУРВ выглядят достаточно просто, понятно и обещают быстрый возврат инвестиций. В самом деле, у СУРВ понятная функциональность:
- Учёт рабочего времени
- Анализ продуктивности
- Мониторинг бездействия
- Мониторинг электронной почты
- Логирование ввода (клавиатура + мышь)
- Хранение истории действий за компьютером
- Удаленный доступ к рабочему месту
- Видеозапись или скриншоты экрана
Некоторые разработчики еще добавляют функции по контролю мобильных устройств и получению доступа к веб-камерам. Но все же на первом месте стоят функции учёта рабочего времени. Как правило они реализованы с помощью тех же таймшитов, автоматизированных таск-трекеров, таймеров, записи периодов активности пользователя и т. д. Функция учёта времени позволяет решить одну из главных задач внедрения СУРВ — оценку трудозатрат.
При достаточно простой функциональности у СУРВ довольно много сценариев использования:
- можно записывать историю работы в браузере, чтобы видеть, какие вкладки пользователь просматривал чаще всего.
- можно фиксировать периоды бездействия компьютера, чтобы понять, когда работник вообще ничего не делал.
- можно записывать переписки в мессенджерах, чтобы видеть, когда сотрудник общался по рабочим вопросам, а когда нет.
Можно придумать десятки других сценариев.
Сами разработчики часто заявляют, что их системы поднимают продуктивность сотрудников, которые под страхом неминуемого наказания начинают больше работать и меньше отвлекаться на посторонние занятия. Однако эксперты выделяют всего две области, в которых после внедрения СУРВ заметно возрастает производительность труда:
- службы технической поддержки;
- колл-центры.
В данном случае технология позволяет гарантировать, что сотрудник постоянно включен в рабочие процессы, а если и уходит, то только по уважительной причине.
Тёмная сторона СУРВ — избыточный контроль
На западе лавинообразный интерес к EMS был вызван пандемией COVID-19, что отлично видно по трендам. Так, в период с 2019 по 2022 годы мировой рынок EMS вырос на 65%. Рост связан с переходом к удаленному и гибридному формату работы. Однако к данному тренду возникает много вопросов. Те же аналитики Microsoft называют повышенный интерес к средствам мониторинга персонала «паранойей продуктивности», когда менеджеры склонны полагать, что сотрудники на удаленной работе менее продуктивны, чем в офисе. Того же мнения придерживается Gartner.
Однако широко распространено ошибочное представление, будто бы удаленная работа ведет к снижению продуктивности, хотя данные показывают обратное.
Gartner, The Right Way to Monitor Your Employee Productivity
Отчасти рост рынка EMS связан с тем, что в Северной Америке широко распространена почасовая система оплаты труда. С другой стороны, всплеск интереса в западной прессе и блогах к системам мониторинга персонала показывает общую настороженность и скрытое недовольство новым трендом.
Очевидно, что люди нервничают, когда за ними наблюдают. Это как будто прямо говорит о том, что руководство не доверяет своим подчиненным и воспринимает их как безликую рабочую массу, которую нужно принуждать к труду под страхом увольнения или уменьшения зарплаты. Да и сами маркетинговые материалы разработчиков EMS часто обещают кратное увеличение производительности труда.
Вот только тот же Gartner определяет цели внедрения EMS совершенно иначе:
- гарантия того, что работа будет сделана так, как нужно;
- обнаружение узких мест и проблем;
- гарантия того, что технологии вносят вклад в ценностное предложение;
- поиск возможностей для улучшения процессов и технологий;
- гарантия того, что сотрудники будут работать везде одинаково.
По сути речь идет о технологии, которая поддерживает стандарты выполнения предельно формализованных бизнес-процессов. Причем технология не случайно чаще всего внедряется на участке взаимодействия с клиентом: техническая поддержка, продажи и сервисное обслуживание. Ведь именно этот участок наиболее подвержен стандартизации и жесткому контролю со стороны менеджмента.
Ограничения СУРВ: всего лишь технология, а не «серебряная пуля»
У технологии есть объективные ограничения, которые не позволяют использовать ее повсеместно:
- основной эффект от внедрения сказывается на повышении трудовой дисциплины, но не на производительности труда;
- многих сотрудников отталкивает идея, что за ними кто-то наблюдает, а это чревато саботажем (см. например, симуляторы движения мыши);
- время, проведенное работником за компьютером, не равно фактическим трудозатратам во многих профессиях, особенно связанных с интеллектуальным и творческим трудом;
- риски информационной безопасности, связанные с защитой персональных данных сотрудников, серьезно ограничивают масштабы внедрения СУРВ, а сама технология поднимает ряд серьезных этических вопросов о пределах контроля над работником.
Основная проблема систем учёта рабочего времени в том, что их подают как чудесное средство для повышения эффективности бизнеса, но это совсем не так. Любое ИТ-решение нужно качественно внедрять, учитывая стратегию компании, ее особенности и возможности на рынке.
Timetta также умеет вести учёт рабочего времени сотрудников. Методология учёта времени разработана специально для проектно-ориентированного бизнеса, что повышает скорость и эффективность внедрения системы.