В России рекламируются системы для отслеживания рабочего времени, например, CrocoTime, Kickidler и прочие. Симпатичные системы и, наверно, хорошо решающие свои задачи.
Но их называют системами «для учета рабочего времени» и возникает путаница.
Можно ли с помощью систем отслеживания активности пользователя за компьютером полноценно учитывать рабочее время?
Попробуем разобраться и сравним с «традиционными» системами учета рабочего времени.
Что значит полноценно? — так, чтобы полученную информацию использовать для расчета заработной платы, утилизации и иных показателей эффективности, анализа трудозатрат и себестоимости по клиентам и проектам и т.д.
Примеры решений на рынке
Отслеживание
- CrocoTime
- Стахановец
- Kontrrazvedka
Учет рабочего времени
- Projectmate
- Timetta
- Oracle OpenAir
- Replicon
- Acello
Типичные сценарии применения
Отслеживание
- Вспомогательный инструмент контроля. Дает ответ на вопрос — в каких программах работал человек, если был в офисе и работал за компьютером.
Учет рабочего времени
- Собственно учет рабочего времени.
- Управление отсутствиями.
- Расчет почасовой ЗП.
- Управление показателями эффективности персонала.
- Управление экономикой проектов.
Преимущества
Отслеживание
- Минимальные усилия со стороны пользователей — контроль автоматический.
Учет рабочего времени
- На выходе полноценные сведения о рабочем времени и отсутствиях.
Почему отслеживание не является учетом рабочего времени
- Сотрудник не 100% времени работает за компьютером, нельзя учитывать только часть времени.
- Для полноценного учета нужны сведения об отсутствиях — болезни, отгулы и т.д.
- Работа в конкретной программе дает косвенные сведения о выполняемой работе. Гораздо важнее знать, что конкретно делал сотрудник, на каком проекте работал.
- Для принятия решения на основе данных рабочего времени требуется согласование трудозатрат — как руководителями проектов, так и линейными руководителями.
Типичный сценарий учета рабочего времени
Ввод данных:
- Сотрудники списывают рабочее время в таймшиты, указывая проекты и задачи. При необходимости указывается вид работ.
- Сотрудники заполняют заявки на отсутствия — больничные, отпуска, отгулы и прочее. Информация об отсутствиях нужна для полноценного учета неутилизированного времени.
- Сотрудники отправляют таймшиты и заявки на согласование по процессу.
- Требуется автоматический контроль своевременности отправки таймшитов и соблюдения бизнес-правил.
Согласование:
- Линейные руководители и руководители проектов согласовывают таймшиты.
- Линейные руководители согласовывают заявки на отсутствия.
Аналитика:
- Сотруднику доступна информация по его работе — утилизация, прочие показатели.
- Руководителям доступны сведения по их команде — сводка в динамике, график отсутствий, аналитика.
- Контролёрам доступны сведения по всей компании, подразделениям и сотрудникам.
Обязательные компоненты системы учета
- Таймшиты (табели учета рабочего времени) — базовый объект для ввода данных.
- Заявки на отсутствия.
- Расписания рабочего времени.
- Процессы согласования.
- Бизнес-правила (допустимые отклонения, требуемая утилизация и т.д.).
- Реестры проектов, видов работ и т.д.
- Сведений о себестоимости (если требуется).
- Аналитика и выгрузка данных в учетные системы.
Выводы
Отслеживание
- Средство контроля, но не учета рабочего времени.
Равно как контрольно-пропускная система (турникеты, карточки) показывает время нахождения человека в офисе и это полезно, но недостаточно для учета рабочего времени.
Учет рабочего времени
- Для учета рабочего времени требуется более сложное решение, чем просто отслеживание.
- Учет рабочего времени не может быть полностью автоматическим в подавляющем большинстве случаев.
Что выбирать?
Отслеживание
- Если нужен дополнительный контроль при минимальных усилиях.
Учет рабочего времени
- Если требуется учет рабочего времени для полноценного анализа трудозатрат, расчета KPI, расчета себестоимости работ и т.д.