Отслеживание работы за компьютером = учет рабочего времени?

В России рекламируются системы для отслеживания рабочего времени, например, CrocoTime, Kickidler и прочие. Симпатичные системы и, наверно, хорошо решающие свои задачи.

Но их называют системами «для учета рабочего времени» и возникает путаница.

Можно ли с помощью систем отслеживания активности пользователя за компьютером полноценно учитывать рабочее время?

Попробуем разобраться и сравним с «традиционными» системами учета рабочего времени.

Что значит полноценно? — так, чтобы полученную информацию использовать для расчета заработной платы, утилизации и иных показателей эффективности, анализа трудозатрат и себестоимости по клиентам и проектам и т.д.

Примеры решений на рынке

Типичные сценарии применения

Преимущества

Почему отслеживание не является учетом рабочего времени

• Сотрудник не 100% времени работает за компьютером, нельзя учитывать только часть времени.
• Для полноценного учета нужны сведения об отсутствиях — болезни, отгулы и т.д.
• Работа в конкретной программе дает косвенные сведения о выполняемой работе. Гораздо важнее знать, что конкретно делал сотрудник, на каком проекте работал.
• Для принятия решения на основе данных рабочего времени требуется согласование трудозатрат — как руководителями проектов, так и линейными руководителями.

Типичный сценарий учета рабочего времени

Ввод данных:

• Сотрудники списывают рабочее время в таймшиты, указывая проекты и задачи. При необходимости указывается вид работ.
• Сотрудники заполняют заявки на отсутствия — больничные, отпуска, отгулы и прочее. Информация об отсутствиях нужна для полноценного учета неутилизированного времени.
• Сотрудники отправляют таймшиты и заявки на согласование по процессу.
• Требуется автоматический контроль своевременности отправки таймшитов и соблюдения бизнес-правил.

Согласование:

• Линейные руководители и руководители проектов согласовывают таймшиты.
• Линейные руководители согласовывают заявки на отсутствия.

Аналитика:

• Сотруднику доступна информация по его работе — утилизация, прочие показатели.
• Руководителям доступны сведения по их команде — сводка в динамике, график отсутствий, аналитика.
• Контролёрам доступны сведения по всей компании, подразделениям и сотрудникам.

Обязательные компоненты системы учета

• Таймшиты (табели учета рабочего времени) — базовый объект для ввода данных.
• Заявки на отсутствия.
• Расписания рабочего времени.
• Процессы согласования.
• Бизнес-правила (допустимые отклонения, требуемая утилизация и т.д.).
• Реестры проектов, видов работ и т.д.
• Сведений о себестоимости (если требуется).
• Аналитика и выгрузка данных в учетные системы.

Выводы

Что выбирать?