Немного познавательной истории таймшита и современном положении дел.
Таймшит (англ. Timesheet, табель учета рабочего времени) представляет собой способ учета рабочего времени работника. Традиционно таймшит — это лист бумаги с данными, расположенными в табличном формате. В настоящее время чаще используются цифровые таймшиты или электронные таблицы.
Таймшиты создаются на период, например, ежедневный, недельный, двухнедельный, месячный.
История
Таймшиты вошли в обиход в 19 веке под названием Time book (1). В русском языке более распространен термин Табель учета. Термин происходит от немецкого Tabelle (2), который в свою очередь берет начало от латинского tabula — таблица. Однако в программном обеспечение чаще используется термин Таймшит.
В западных странах таймшиты массово используются на производстве и в секторе услуг на протяжение всего периода с момента появления.
В советском союзе табели учета рабочего времени также активно применялись на производстве и других отраслях экономики. Часто табели заполнялись выделенным сотрудником — табельщиком. По окончании месяца табель сдавался в расчетный отдел, где на основании указанных в нем данных сотрудникам начислялась зарплата.
На протяжение 19-20 веков развивалась и автоматизация заполнения и контроля таймшитов. В середине 20-го века получили распространение так называемые контрольные часы (их еще назвали хронографами и хронотипами). Эти приборы выставляли на проходной. При помощи контрольных часов сотрудники, проходящие на территорию предприятия и выходящие с нее, проставляли отметки на табельных карточках, специально для того предназначенных. Время на карточках отпечатывалось автоматически.
Потом карточки сдавались в расчетный отдел для начисления заработной платы исходя из отработанного времени.
Применение
Первоначально таймшиты предназначались для начисления заработной платы, что особенно актуально при почасовой зарплате.
Таймшиты также используются для управленческого учета. Таймшит позволяет зафиксировать время начала, окончания и продолжительность выполнения задач, детальную разбивку работ по задачам с необходимыми сведениями.
Полученную информацию можно использовать:
- Для расчета показателей по сотрудникам и подразделениям, таким как: утилизация, коммерческая утилизация, выручка на сотрудника, себестоимость на сотрудника и прочего.
- Для расчета показателей проектов и программ: себестоимости, выручки, прибыли и прочего.
- Для клиентского биллинга, т. е. определения стоимости выполненных работ по схеме «Время и затраты».
Часто сведения таймшитов используются для управления и отслеживания хода исполнения проектов. Наиболее часто в управленских целях таймшиты используются организациями в секторе услуг. Типичные примеры: консалтинговый, аудиторский, юридический бизнес.
Преимущества
Отслеживание рабочего времени может снизить расходы тремя способами: путем более эффективного начисления заработной платы, путем повышения прозрачности расходов с целью обеспечения возможности их снижения, а также за счет автоматизации биллинга.
Кроме того, отслеживание рабочего времени может повысить выручку, за счет отслеживания всех оплачиваемых часов и контроля оплаты, что снижает процент неучтенных и неоплаченных коммерческих часов.
Учет рабочего времени с помощью таймшитов позволяет эффективнее управлять проектами, достигать плановые значения себестоимости, затрат и как следствие рентабельности.
Для HR-специалистов учет рабочего времени дает сведения о загрузке сотрудников, выполняемых типах работ, что позволяет лучше управлять персоналом, не допуская «выгорания» или простоя.
Современная реализация
В настоящее время бумажные таймшиты используются все реже. Вместе с тем, основная парадигма сохранена и для цифровых таймшитов, используемых в программном обеспечение.
Чаще всего встречаются два типа таймшитов.
Классические, табличные таймшиты. Полностью повторяют организацию традиционного бумажного и представляет собой таблицу со строками-задачами и колонками-днями:
Журнальные или хронологические таймшиты. Похожи на журнал событий и представляет собой ленту задач-строк:
Какой тип таймшита выбрать?
- Стандартный таймшит оптимален, если у пользователя на период таймшита (например, неделю) в работе не более 15-20 задач. В таком случае ему лишь один раз нужно выбрать задачу, над которой он работает, а далее по дням указывать трудозатраты.
- Журнальный таймшит востребован, когда уже не хватает стандартного таймшита. Например, сотрудник оказывает бухгалтерские консультации клиентам на потоке. Клиентов много и типов вопросов много. На практике бывает более 100 разнообразных выполняемых задач за неделю, при этом каждую задачу нужно учесть отдельно, поскольку этого требует биллинг с детализацией работ. В таком случае проще каждую работу заводить отдельной строкой, что и позволяет сделать журнальный таймшит. При этом заполнение журнального таймшита более трудоемко поскольку требуется каждый раз выбирать задачу.
Сравнение с учетом рабочего времени через задачи
С развитием технологий наряду с цифровыми таймшитами активно используются различные системы управления задачами. В таких системах учитывать рабочее время можно в отдельности по задачам.
Ключевое отличие — способ учета рабочего времени. Таймшит — отчет о трудозатратах за период, воспринимается как единый и неделимый объект. Таймшит согласуется и закрывается целиком, а не по отдельным задачам.
В отличии систем управления задачами таймшит дает ряд преимуществ:
- При заполнении и согласовании видна общая картина за период — сколько времени затрачено на коммерческие проекты и в каком соотношении, сколько на простой, сколько на некоммерческие задачи и т. д. Это критически важно при управлении утилизацией и эффективностью сотрудников.
- Упрощается согласование — получить и согласовать один таймшит сотрудника в неделю, проще чем получать задания на согласования по каждой задаче.
- Таймшит учитывает все время, а не только сформулированное в задачах.
В том числе благодаря этим преимуществам таймшит, как способ учета времени — де-факто стандарт в области профессиональных услуг.
Вместе с тем важно понимать, что таймшиты не предназначены для управления задачами и процессами в смысле постановки задачи, контроля сроков исполнения, коммуникаций между сотрудниками. Поэтому использование систем управления задачами и учета рабочего времени в связке — это частая практика. Однако такие продукты, как Timetta, сочетают в себе функциональные возможности для управления задачами и учета времени. Попробуйте бесплатную демоверсию, чтобы оценить, как в системе реализованы таймшиты.
Ссылки
- https://en.wikipedia.org/wiki/Time_book
- https://de.wikipedia.org/wiki/Tabelle
- https://geektimes.ru/post/177987/