Зачем и как учитывать рабочее время

Никто не спорит, что рабочее время — важный ресурс для многих компаний. Хотя реальный масштаб проблем осознают не все.

На графике представлена производительность труда по данным ОЭСР за 2015 год:

Ладно, если бы мы просто отдыхали и наслаждались жизнью, так нет — мы работаем много, но не эффективно. Та же организация приводит коэффициент «ВВП/рабочие часы»: в России это значение составляет $25,9. В Греции ситуация немногим лучше — $36,2, но и это значительно ниже среднеевропейского показателя в $50. Для сравнения: самая высокая производительность зафиксирована в США (около $65).

Для производственной компании, чтобы улучшить данные показатели, нужно в первую очередь задумать о совершенстве технологических процессов, перевооружении производства и т.д.

А что делать тем, кто оказывает услуги? Юридическому аудиторскому, консалтинговому и прочему бизнесу у которых люди и есть производство. Для таких компаний, падение утилизации (доли времени, оплачиваемой клиентом) на 10% приводит к падению прибыли (в среднем) на 7%. Какая норма прибыли на текущий момент в России? Хорошо, если 20%. Достаточно на 30% «просесть в утилизации» чтобы процветающий бизнес стал убыточным.

Общие рецепты повышения эффективности не новые:

• Учить персонал, повышать квалификацию.
• Мотивировать персонал. Желательно на адекватные и нужные показатели.
• Менеджменту нужно контролировать и анализировать ситуацию, чтобы принимать верные управленческие ре6шения.

И реализация каждого пункта требует учета рабочего времени. Это и есть ответ на вопрос «Зачем учитывать время», обозначенный в заголовке.

Как учитывать рабочее время?

Начнем с любопытного факта — более 75% работников в США имеют часовую ставку (и почасовую оплату, как следствие). Ясно, что при этом они как-то учитывают рабочее время чтобы начислить заработную плату. Первый способ — это Check-in/Check-out или табельный учет. Он за сотню лет не сильно изменился по своей сути — отметка о приходе, отметка об уходе. На картинке механизм из прошлого:

Сейчас это отметка делается, чаще всего, с помощью систем контроля доступа (СКД) по карточкам. Бывает, подкрепляется бумажными табелями.

Схема подходит (хоть и ограниченно) для производственных компаний — нам важно «поставить» человека на конвейер, а там уже не открутишься.

И эта схема почти не рабочая для бизнеса оказывающего услуги. Почему?

1. Сотрудник часто работает вне офиса, а то и вообще работает удаленно.
2. Нам важно знать на каких проектах человек работал и в каких ролях. Это нужно чтобы посчитать экономику проектов (факт по трудозатратам, себестоимости) и для организации биллинга (если работаем по T&M нам надо учесть все оплачиваемые работы и выставить счет).
3. Нам важно понимать сколько времени человек тратит на самообразование и развитие, чтобы добиться гармоничного развития сотрудника и повышения его лояльности.
4. Важно оценивать утилизацию и понимать, на что мы тратим неоплачиваемое время, чтобы снижать подобные издержки.

Значит будем учитывать по задачам (клиентам и проектам). Тут тоже на выбор несколько вариантов, но если обобщить, то два.

Например, систему управления задачами, задачи в СЭД, инциденты в ServiceDesk.

Плюсы подхода:

• Списываемое время напрямую связано с объектом учета и пользователю проще ввести правильную длительность исполнения работ.
• Проще декомпозировать работы — добавить новую задачу просто.

Например, специализированные PSA решения, такие как WorkPoint.

Плюсы подхода:

• Пользователь в одном интерфейсе видит все работы за период и ему сложнее что-то упустить. Т.е. пользователю проще списывать время в целом.
• Таймшиты согласовываются. В итоге больше доверия к данным, т.к. при согласовании утверждаются все работы в комплексе, включая их соотношение.
• Гораздо проще анализировать, т.к. каждая строка таймшита классифицирована и «единообразна».

В общем-то только таймшиты позволят выполнить большинство задач, связанных с учетом рабочего времени. Но и задачи тоже нужны. Поэтому на практике компании совмещают оба подхода. Распространенный, он же и самый простой:

• Задачи используются для управления потоком работ и контроля исполнительской дисциплины.
• А вот время списывается (уже в упорядоченном виде) только в таймшиты.