Представьте: вы согласовали бюджет проекта, но через месяц обнаружили перерасход в 30%. Руководство требует объяснений, заказчик недоволен, а команда в панике. Чтобы такого не случилось, нужно не просто составить бюджет — а сделать его рабочим инструментом.
В статье мы разберём, как составить прозрачный и выполнимый бюджет проекта. Приведем основные методы контроля и мониторинга. Немного поговорим о ключевых процессах и способах автоматизации управления бюджетом проекта.
Что такое бюджет проекта?
Бюджет проекта — это артефакт, который содержит информацию о распределении денежных средств по статьям и периодам.
Статья затрат — это отдельная группа расходов, связанных с реализацией проекта. Оплата труда исполнителей, подрядчики, командировочные расходы, материалы и т. д.
Бюджет показывает, сколько денег компания будет тратить каждый месяц по каждой учётной статье. За месяц компания планирует потратить 1 млн на оплату труда, ₽ 2 млн на закупку материалов и так далее.
Статьи могут не только расходными, но и доходным. Хороший коммерческий бюджет содержит информацию о том, сколько денег, за какой период и за какие работы заплатит заказчик.
Разделите прямые и косвенные затраты
С доходной частью бюджета все более менее ясно — это деньги, которые компания получает в счет выполненных работ со стороны клиента.
С затратами все несколько сложнее. Затраты бывают прямыми и косвенными.
- Прямые затраты — затраты, связанные непосредственно с выполнением работ проекта.
- Косвенные затраты — затраты, которые не связаны напрямую с работами проектами, но имеют отношение к деятельности компании в целом.
Ко второй группе затрат относятся затраты на аренду офиса, зарплату бухгалтера, продажи и т. д. Без этих расходов деятельность компании оказалось бы невозможной, но их нельзя отнести к определенному проекту компании.
В консалтинге некоторые компании включают косвенные затраты в бюджет проекта с помощью оверхедов или коэффициента к ставкам себестоимости, но в целом этого делать не рекомендуется. Включение косвенных затрат в бюджет размывает итоговые показатели рентабельности. Если у компании много проектов, она не сможет быстро найти убыточные проекты.
Соотносите статьи затрат с работами проекта
Важной особенностью бюджета проекта является возможность соотнести затраты с конкретной работой проекта.
Проект — это логическая последовательность работ. У каждой работы есть стоимость, которая складывается из разных типов затрат: зарплаты сотрудникам, закупку материалов, оплаты услуг подрядчиков и т. д.
Для того, чтобы бюджет проекта был управляемым, все группы расходов должны быть соотнесены с конкретными работами.
Как это сделать:
- Разбейте проект на этапы и работы (например, «планирование», «разработка», «тестирование»).
- Определите сроки выполнения работ.
- Определите необходимые ресурсы для каждой работы: исполнителей, материалы, накладные расходы и т. д.
Рассчитайте стоимость ресурсов
Стоимость работ определяется стоимостью материальных и трудовых ресурсов.
В консалтинге, и более широко, в сфере профессиональных услуг, основные затраты проекта приходятся на фонд оплаты труда. В строительстве иная ситуация. Основная статья расходов там — затраты на закупку, доставку и хранение материалов и оборудования.
Поскольку Timetta специализируется именно на проектах в сфере профессиональных услуг, то подробно поговорим о расчёте затрат на оплату труда.
В консалтинге для оценки себестоимости сотрудника используют почасовую ставку оплаты труда. Приведем самую простую формулу расчёта почасовой ставки:
Почасовая ставка = (12 x зарплата сотрудника) / (Количество рабочих часов за год)
Это примитивная модель. Ее можно усложнить.
- Нагружать почасовую ставку косвенными расходами через оверхеды (иногда полезно, но чаще нет).
- Актуализировать ставки каждый месяц.
- Считать почасовую ставку для каждого участника проекта отдельно.
- Использовать матрицы ставок себестоимости для проекта.
- Вводить коэффициенты нормализации себестоимости.
- Учитывать неоплачиваемые отсутствия (они увеличивают себестоимость).
Главное, если у нас есть почасовая ставка, то можно будет распределить себестоимость сотрудника между всеми проектами, в которых он занят.
Ищете оптимальную стоимость бюджета
Когда будет готова структура проекты, определены сроки выполнения работ и подобраны необходимые ресурсы, можно переходить к оптимизации бюджета.
Что можно для этого сделать?
- Пересмотреть сроки выполнения работ. Излишне оптимистические сроки — это риск, излишне пессимистические — это лишние затраты.
- Оптимизировать ресурсную базу. Стоимость работ можно снизить за счёт более дешевых ресурсов. Иногда выгодно подключить к работе исполнителей с меньшей ставкой себестоимости.
- Исключите необязательные работы. Бюджет проекта можно снизить за счет исключения второстепенных работ, которые некритично влияют на результат, хотя и снижают качество.
- Пересмотрите доходную часть. Всегда можно попытаться договориться с клиентом о повышении оплаты. Это легко сделать, если есть детализированный список работ и ресурсов с оценкой часов по проекту.
- Ориентируйтесь на показатель рентабельности. Проект может приносить большую выручку, но при этом быть убыточным. Небольшая выручка еще не значит, что проект не приносит прибыли. В оценке доходности проекта помогает показатель рентабельности.
Согласуйте бюджет в рамках процесса
Утверждение бюджета превращает абстрактные планы в конкретные обязательства для всех участников проекта. При согласовании нужно обратить внимание на следующее:
- Фиксируйте обязательства. Кто принимал решение о запуске? Какие показатели считаются плановыми и кто несет ответственность за их и достижение?
- Синхронизируйте ожидания. Как минимум заказчик должен знать, сколько денег он заплатит за проект.
- Уточняйте детали. Сроки, контрольные события, даты платежей. Во время согласования у участников могут появиться дополнительные вопросы к бюджету и это нормально.
- Оповестите участников. Ключевые руководители должны знать, что проект скоро начнется.
Структурированный процесс помогает компании быстро принимать решения с минимальной нагрузкой на руководящий состав.
Пример
- для проектов с бюджетом до ₽ 500 000 можно сделать упрощенный процесс с 2-3 участниками
- для проектов с бюджетом больше ₽ 10 000 000 сделать развернутый процесс с несколькими этапами.
Выберите проверенные методы контроля
В российской практике проектного управления принято использовать два метода контроля бюджета:
- План-фактный анализ — сопоставление плановых и фактических показателей выручки и затрат. Это базовый метод контроля, на нем основаны все остальные.
- Прогнозный анализ — сопоставление оценки с фактом за выбранный период.
- Метод освоенного объема — сопоставление реально выполненного объема работ с показателями стоимости и времени.
Метод освоенного объема более сложный в использовании. Он позволяет быстро оценить состояние проекта, не вникая в детали. Для контроля единичных проектов метод может быть избыточным, его польза возрастает по мере увеличения состава работ и расширения портфеля проектов. Подробнее можно прочитать в нашей статьей.
Существуют и другие, менее значимые методы контроля, как, например, ABC-анализ, методы моделирования, но в любом случае план-фактный анализ — это основа качественного управления бюджетом проекта.
Используйте P&L
Контролировать соотношение доходов и расходов позволяет P&L-отчёт (отчёт о прибылях и убытках).
P&L — это одно из представлений бюджета проекта. P&L позволяет менеджеру в динамике контролировать ключевые бюджетные показатели, прежде всего показатель рентабельности.
P&L помогает менеджеру быстро найти расхождения между планом и фактом, посмотреть прогноз по каждой статье бюджета, посмотреть показатели по периодам.
Наладьте учёт факта
Для план-фактного анализа нужны фактические показатели по расходам и выручке. Откуда их взять?
В консалтинге используют три способа сбора фактических показателей:
- Для контроля себестоимости — таймшиты (или табели учёта рабочего времени.
- Для контроля затрат — заявки на затраты.
- Для контроля выручки (методом начисления) — акты.
В строительстве и производстве могут быть и другие способы начисления факта, но в любом случае нужен процесс сбора учетных данных.
Автоматизируйте
Для небольших и единичных проектов бюджет можно вести в Excel. Завести на одном листе список работ, на другом — учетные статьи, на третьем — список ресурсов.
Однако если в компании много проектов, то Excel перестает быть эффективным.
- Каждый раз придется редактировать шаблон документа, вручную добавлять ресурсы и ставки, менять формулы для расчета стоимости.
- Данные в Excel придется вносить и корректировать вручную.
- Над самим документом одновременно смогут работать ограниченно количество пользователей.
- Файл может потеряться во время согласования.
- Получить сводные данные по проектам из разных Excel файлов часто проблематично.
Самое главное, Excel не позволяет автоматизировать учет фактических показателей. Компании нужны надежные процессы, которые предоставят проверяемые, достоверные показатели о расходах и доходах.
Timetta позволяет компаниям достичь необходимый уровень проектной зрелости и улучшить работу с бюджетом за счет проверенных инструментов. В системе есть диаграмма Ганта, календарь ресурсов, календари начисления выручки, P&L-отчёты и другие полезные инструменты.
