Время сотрудников главный производственный актив компании из сферы профессиональных услуг. Поэтому учитывать рабочее время — ключевая задача для компаний из консалтинга и профессиональных услуг. В первую очередь важно учитывать время, которое люди тратят на проекты, ведь именно это время приносит выручку. Но кроме выручки, часы могут генерировать и затраты. В этой статье разберем как учитывать один из ключевых источников затрат — отсутствия.
Зачем управлять отсутствиями?
Отсутствия составляют до 15% от рабочего расписания сотрудников. К ним обычно относят больничные, отпуск, декрет и другие легитимные причины не находиться на рабочем месте и не выполнять свои обязанности. Без понимания как распределены отсутствия невозможно получить полное представление о рабочем времени сотрудника. Проще говоря, без данных об отсутствиях невозможно понять какая емкость от расписания сотрудника доступна в тот или иной период. Кроме этого, без информации об отсутствиях оценка утилизации работника будет неточной.
Как устроено управление отсутствиями сейчас
Как правило, в компаниях учет отсутствий ведется на уровне отдела кадров и бухгалтерии. Данные об отсутствиях часто не попадают в управленческие отчеты, а предназначены для отчетности перед государственными органами. Поэтому эти данные не влияют на снижение доступности сотрудника при планировании проектов и оценке утилизации при подведении итогов месяца или любого другого отчетного периода.
В консалтинговых компаниях кроме привычных отсутствий, существуют и специфические, например, разрешенный отгул за переработки. Такие отгулы являются частью системы мотивации сотрудников и начисляются за переработки при выполнении проектов. Переработки копятся в часах и в дальнейшем могут быть использованы для получения дополнительных дней во время отпуска. Во многих компаниях учет отсутствий, оценка себестоимости и управление переработками не связанные между собой процессы.
Как управлять отсутствиями правильно?
В идеальной ситуации учет отсутствий должен быть построен с учетом специфики бизнеса профессиональных услуг. Ведь отсутствия влияют на:
- Доступную ёмкость сотрудника при планировании проектов;
- Расчет утилизации работника при оценке проделанной работы.
Правильно организованный учет отсутствий должен быть интегрирован с учетно-аналитической системой. Данные об отпусках, больничных и отгулах должны оперативно поступать в управленческие отчеты. Чтобы когда и если сотрудник решит использовать отсутствия, информация об этом немедленно была доступна для руководителей проектов и ресурсных менеджеров.
Не стоит забыть, что отсутсвия имеют себестоимость. И от того, как эту себестоимость распределить зависит финансовый результат компании. Сделать это можно с помощью отдельного фонда или можно равномерно распределить затраты на отсутствия между коммерческими проектами. Выбор подхода зависит от учетной политики конкретной компании. Также желательно, чтобы учетная политика включала в себя специфические сценарии управления отсутствиями. Например, чтобы накопление бонуса за переработки в часах можно было конвертировать в дополнительные дни отпуска.
Как управлять отсутсвиями с помощью Timetta?
Любой пользователь Timetta может создать заявку на отсутствие, которая пройдет по настроенному маршруту согласования. Например, маршрут может состоять из линейного руководителя и менеджера по кадрам:
Карточка «Заявка на отсутсвие»
Теперь в Timetta появилась возможность контролировать лимиты отсутствий. Можно выбрать единицу учета отсутствий. Это может быть час, рабочий день или календарный день:
Карточка «Новый тип отсутствия»
Для каждого типа отсутствий может быть добавлена политика начисления. Поддерживается два типа политик начислений отсутствий:
- Фиксированное начисление;
- Начисление переработок.
Фиксированное начисление позволяют на регулярной основе начислять доступные для использования рабочие или календарные дни. Это инструмент для управления ежегодными отпусками, больничными, декретами и проч.
Начисления переработок позволяют начислять часы переработок в соответствии с согласованными Таймшитами пользователей. Этот инструмент нужен для управления переработками, с помощью него сотрудники смогут накапливать часы, которые в дальней можно конвертировать в отгулы.
Начислять или использовать отсутствия можно с помощью журнала «Баланс отсутствий»:
Карточка «Баланс отсутствий»
Функционал системы позволяет начислять и списывать отсутствия, как через механизм согласования, так и напрямую в журнале «Баланс отсутствий».
Преимущества управления отсутствиями
Благодаря этому механизму данные об отсутствиях оперативно попадают во все управленческие отчеты.
После согласования заявки на отсутствие. Ресурсные менеджеры и руководители проектов увидят уменьшение доступной емкости сотрудника. А менеджмент компании получают оперативные данные о себестоимости отсутствия в соответствии с принятой в компании политикой начисления.
Своевременное получение информации об отсутствиях повысит качество планирование проектов, что в конечном итоге положительно скажется на финансовом результате, как отдельных проектов, так и компании в целом.
Что дальше?
В течение всего следующего квартала команда Timetta будет следить за пользовательским опытом использования механизма управления отсутствиями. Вероятно, следующим шагом будет реализация механизма валидации лимитов и остатков отсутствий. Также планируется внедрения более интеллектуальных политик начисления отсутствий, которые будут учитывать специфические сценарии начисления часов за переработки.