Статья написана для компаний, которые ведут почасовой или суммированные учёт рабочего времени и составляют графики отпусков на основе отработанных часов. Для руководителей в таких компаниях важно видеть график отпусков, чтобы не допустить ситуации, когда из-за отсутствия работников останавливаются проекты и критические бизнес-процессы компании.
В чем особенности управленческого учета отпусков?
В российском менеджменте вопросы отпусков принято рассматривать преимущественно в контексте бухгалтерского, а не управленческого учёта.
Бухгалтерский учёт нацелен на достижение прозрачности и точности, но не на повышение эффективности планирования. Чтобы эффективно планировать отпуска, отгулы и другие виды отсутствий, нужно видеть контекст работы предприятия, а его видят только руководители. При этом у самих руководителей часто недостаточно информации для быстрого планирования и согласования периодов отдыха для своих сотрудников:
- нет графиков отпусков сотрудников;
- нет информации о переработках;
- нет сведений о неиспользованных днях отдыха и т. д.
Для руководители важно быстро согласовать отпуск сотрудника без ущерба для рабочих процессов, а также иметь запас маневренности на случай, если придется срочно переносить период отдыха сотрудника на другое время.
При этом сам процесс выдачи отпусков в компаниях часто плохо автоматизирован:
- график отпусков ведётся в таблицах Excel;
- учёт рабочего времени ведётся с помощью бумажных табелей;
- все процессы согласования проходит в электронной почте;
- отсутствует контроль сроков и т. д.
В итоге по сути формальный с точки зрения бухгалтерского и кадрового учёта процесс становится бизнес-проблемой. В западной теории менеджмента даже есть термит Absence Management — набор процедур и политик, направленных на эффективное управление отсутствиями работников на рабочем месте.
Посмотрим на проблему чуть шире.
Зачем руководителю учитывать отсутствия?
- для точной оценки себестоимости проектов;
- для повышения эффективности планирования;
- для исключения рисков и внутренних конфликтов.
Например, реализованным риском будет ситуация, когда компания случайно отправила отдыхать всех людей, которые отвечают за одну зону ответственности. Или другой пример: компания рассчитала себестоимость проекта без учёта оплачиваемых отпусков на летний период и заключила контракт с клиентом по заниженной цене.
Наиболее ощутимы данные проблемы для компаний, которые работают в консалтинге и аудите, потому что их персонал трудятся в режиме проектной деятельности. То есть сотрудник не может в середине проекта переложить свои обязанности на коллег по отделу и уехать в путешествие. Любое незапланированное отсутствие для таких компаний — форс-мажор.
Почему в российских компаниях нельзя просто взять и уйти в отпуск?
В российском трудовом кодексе есть 2 статьи, которые довольно часто нарушаются.
- 114 статья ТК РФ гарантирует каждому работнику 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска;
- 123 статья ТК РФ обязывает работодатели составлять ежегодный график отпусков;
Статьи закона, известные любому кадровику, но что же обстоит на деле?
- В компании может просто не быть графиков отпусков, что формально является нарушением 123 статьи ТК РФ, хотя встречается повсеместно.
- 114 статья нарушается не менее часто: работник может за 10 лет ни разу не сходить в отпуск.
- Даже при наличии графика отпусков работник вынужден повторно согласовывать отпуск со своим руководителем, а потом нести в отдел кадров заявление за подписью директора.
- Нередко отдел кадров не может сразу понять, сколько сотрудник накопил дней отдыха за отработанное время.
- Руководитель боится отпускать работника, так как не может сразу сказать, на каких проектах сотрудник понадобится через месяц, чтобы удачно выбрать окно для отпуска.
Похожие ситуации часто встречаются в российских компаниях, тем более нередки они в сфере профессиональных услуг, где переработки — обычное дело. Именно для таких компаний эффективное управление отсутствиями — не только отпусками, но и, например, отгулами — важная часть бизнес-процессов.
Учёт отпусков и других отсутствий в Timetta
В Timetta реализовано несколько функций, которые были разработаны для проектно-ориентированных компаний, где крайне важно правильно организовать учёт рабочего времени.
Функции Timetta для учета и начисления отпусков:
- перечень типов отсутствий: отпуск, отгул, больничный и т.д;
- для каждого типа отсутствия можно указать, оплачивается оно или нет;
- воркфлоу для согласования заявок на отсутствия
- график отпусков — визуальное отображение нерабочих дней в календаре.
График отпусков в Timetta
Кроме того, в системе у каждого сотрудника есть определенный лимит нерабочих дней. Вся система работает по следующей схеме:
- Когда сотрудник берет отпуск или денежную компенсацию в счет накопленных дней отдыха — с доступного лимита списывается часть свободных дней.
- Свободные дни могут начисляться и списываться автоматически по заданным правилам, а могут — вручную.
- Для отсутствий, измеряемых календарными днями, есть еще политика списания. С её можно составить расписание отпусков с учетом официальных праздников.
Для чего это вообще нужно? Для создания прозрачных графиков отпусков и других отсутствий.
Во-первых, лимиты показывают, сколько свободных дней накопилось у определенного сотрудника. Дело в том, что если у организации введена почасовая оплата труда, то ей нужно соблюдать баланс отсутствий — следить за тем, чтобы у сотрудника не скапливались лишние часы в счёт переработок и вовремя предоставлять отгулы.
Во-вторых, руководителю важно понимать при согласования графика отпусков, на каких проектах будет занят сотрудник в течение года. Поэтому Timetta показывает:
- все рабочие дни сотрудников, которые были зарезервированы под отпуск или отгулы в счет переработок;
- все часы, которые были забронированы под определенные проекты.
Отображение графика отсутствий к календаре бронирования Timetta
В Timetta реализовано довольно много других функций учёта рабочего времени для проектно-ориентированных компаний.