Рассказываем в статье, как выстроить эффективную систему учета времени, которая не потребует «закручивания гаек» и тотального контроля за каждым сотрудником. На самом деле важно просто понимать контекст работы организации, ее цели и основные свойства управленческого учета.
Сразу определимся с терминами. Под учетом рабочего времени можно понимать чисто кадровый и чисто управленческий учет.
- кадровый учет рабочего времени — формальная фиксация продолжительности рабочих часов с целью начисления заработной платы.
- управленческий учет рабочего времени — фиксация времени выполнения работы с целью оптимизации внутренних процессов.
Конечно, эти два понятия пересекаются в практической плоскости, но важно зафиксировать основное различие: в одном случае преобладает формально-юридическая сторона дела, во втором — фактическая.
Для нас, как для экспертов рынка автоматизации профессиональны услуг, важна организации именно управленческого учета.
Для чего учитывать рабочее время?
Ответы не такие уж и очевидные, как кажется на первый взгляд.
- Для повышения точности планирования. Чем больше накапливает компания данные в ходе учета рабочего времени, тем точнее становятся прогнозы относительно затрат на оплату труда. Это важно для любого бизнеса, построенного вокруг проектной деятельности.
- Для эффективного управления коллективом. Например, проектному менеджеру, чтобы исключить конфликты между задачами, нужно понимать, сколько времени в среднем тратит специалист на свою работу. Учет временных затрат также помогает выявлять рутинные, малопродуктивные задачи.
- Для поддержки прозрачного диалога с клиентами. Что если компания, заключая контракт на предоставление услуг, продает время своего персонала? В этом случае предоставление записей учета рабочего времени с предыдущих проектов послужит хорошим аргументом при заключении сделки. Такая компания предметно покажет клиентам, что она продает.
- Для минимизации ущерба от реализации рисков. Это самое интересное. Допустим, аудиторская компания неправильно оценила трудозатраты на реализацию проекта. Ей потребовалось больше специалистов и больше рабочих часов. Если у такой компании есть детализация по рабочим часам, то клиента будет проще убедить пересмотреть первоначальные условия контракта. Да, менеджеры ошиблись в расчетах, но компания действительно работает и объем доплаты за проект подтвержден цифрами.
Мы не зря взяли в пример аудиторскую компанию, то есть компанию из сферы профессиональных услуг, ведь этот рынок целиком построен на продаже времени персонала. На этом рынке учет рабочего времени служит основой критически важных процессов:
- расчета утилизации персонала;
- получения сведений о себестоимости работ;
- оценки загрузки сотрудников;
- организации клиентского биллинга;
- расчета почасовой оплаты труда.
На других рынках ситуация обстоят схожим образом, просто не столь выражена. В конечном счете наемный персонал продает свое свободное время, которое обеспечено навыками, знаниями или в крайнем случае здоровьем.
С чем сталкиваются компании в процессе учета рабочего времени?
Учет рабочего времени — это не «принудиловка», не средство повышения трудовой дисциплины и интенсификации труда, а основа здоровых экономических отношений. Однако у компаний часто возникает желание сделать из учета кучерский кнут, которым погоняют работников. Это неправильный подход по нескольким причинам:
- Люди не могут тратить все свое рабочее время на то, чтобы заполнять таблицы или составлять документы. Во-первых, человеку нужно время на то, чтобы обдумать задачу и принять решение. Во-вторых, в структуру рабочего времени входит множество «нерабочих» задач — совещания, планерки, обсуждения, встречи, поиск информации и так далее.
- Дисциплину нужно поддерживать не только кнутом, но и пряником, а для этого уже нужна система премирования, которая опирается на KPI с понятными метриками.
- Высокая трудовая дисциплина — это всегда заслуга корпоративной культуры, которая основана на лидерстве, на наставничестве, на строгом подчинении и других качествах, которые целенаправленно взращиваются годами.
- Производительность и интенсивность труда — не тождественные понятия. Сотрудник может тратить весь день на задачи, которые не несут в себе никакой пользы для компании и клиентов.
Учет рабочего времени в лучшем случае можно сделать одним элементом системы контроля, но не его фундаментом.
Наверное, частым антипримером построения системы учета времени бывает ситуация, когда компания начинает следить за любым движением работника. Устанавливает камеры и программы слежения на компьютер, записывает разговоры — и все это только для того, чтобы сотрудник не сидел в мессенджерах, не беседовал с коллегами на отвлеченные темы и не бегал курить.
Иногда это даже работает, особенно в ситуациях, когда компания не может по каким-то причинам доверять своим сотрудникам, например, их слишком много, чтобы расширение штата линейных менеджеров могло решить проблему. Однако большинство таких бизнес-моделей связана с огромными показателями текучки кадров.
Но мы немного отвлеклись. Чтобы система учета рабочего времени работала, сотрудники должны осознавать ее важность для себя и компании. Насильное внедрение приведет только к конфликтам и саботажу. Как этого избежать?
Как создать эффективную систему учета рабочего времени
Эффективность персонала — это во многом заслуга руководителей, в чьи задачи входит подбор и организации работы подчиненных. Если руководитель не контролирует ситуацию, едва ли получится выстроить эффективную систему учета времени.
На что еще можно обратить внимание?
- Понимание структуры временных затрат. Одни сотрудники справляются с задачами быстрее, другие медленнее, но у компании всегда должно быть общее представление о структуре трудозатрат. Чаще всего эти представления складываются на основе личного опыта руководителя, но могут быть основаны и на отраслевых стандартах, которые складывались не один год.
- Фиксация статистических показателей. Ретроспективный анализ статистики помогает лучше понять, сколько в среднем сотрудник тратит времени на выполнение своих обязанностей.
- Создание понятной системы KPI. Компания должна стремиться к тому, чтобы добросовестные сотрудники получали какие-то бонусы за свою добросовестность. Но чтобы эта система работала должны существовать показатели эффективности, которые можно легко измерить.
- Матричная структура управления. В данной системе учет времени осуществляется по формуле «один сотрудник — два руководителя». Эта система хорошо работает в проектных и процессных организациях. Например, у того же аудитора при реализации проекта будет два начальника — линейный руководитель и проектный менеджер. Сотруднику придется отчитываться о затратах времени сразу обоим.
Это, конечно, не полный список, но стоит на этом поставить точку. Правда, сделаем еще одно замечание. Сотрудник может не только завышать отработанные часы, но и занижать, повышая, тем самым, свой личный KPI. Это негативно влияет на систему планирования организации, которая при массовых переработках будет опираться на недостоверные данные и чрезмерно оптимистично оценивать свои силы перед заказчиком. Вот почему важно создать систему сдержек и противовесов:
- строгий учет — KPI с хорошими бонусами;
- добровольный учет — матричная структура управления;
- автоматический учет — максимальная стандартизация труда;
- и т. д.
Решение для учета рабочего времени
Рекомендуем исходить из тезиса, что люди в основной массе — честные и ответственные работники. Если в компании адекватная корпоративная культура и верно расставлены приоритеты — этого уже достаточно для качественного учета.
Мы в Timetta убедились, что добровольный учет рабочего времени работает во всех проектно-ориентированных организациях, так как у сотрудника всегда два руководителя, перед которыми он отчитывается. Работнику нет смысла завышать и занижать показатели выработки часов, поскольку за каждый лишний или недоработанный час за него спросит либо линейный руководитель, либо проектный менеджер. При таком способе ведения затрат времени работник самостоятельно заполняет табель или таймшит, который затем отдает на согласование.
Для этого мы реализовали в нашем решении Timetta следующие функции для учета рабочего времени:
- удобные таймшиты (или табели учета времени), которые можно заполнять автоматически;
- возможность оставлять комментарии к таймшиту;
- процесс согласования таймшитов руководителями;
- настройка и выбор тарифов для сотрудников;
- создание отчетов о трудозатратах.
Наша цель — помочь клиентам получить точные данные о затраченном рабочем времени по дням в разрезе клиентов, проектов и задач со сведениями о тарифе (если требуется T& M) и подробными комментариями (для улучшения понимания сути работ).