Как добиться качественного учета времени

С чем сталкиваются компании в процессе учета рабочего времени?

• Сотрудник заполняет таймшит только в конце недели, без детализации и с большими допусками.
• К списаниям нет комментариев — сам автор не вспомнит, что делал, и тем более согласующий не поймет сути работ и не оценит адекватность таймшита.
• Время подгоняется под некоторою норму, не соответствующую фактическому положению дел.

Качественный учет — это получение реальной и точной картины рабочего времени.

Рекомендуем исходить из тезиса, что люди в массе — честные и ответственные работники. Если в компании адекватная корпоративная культура и поставлены правильные цели — этого уже достаточно для качественного учета.

Вместе с тем ряд правил поможет поддерживать качество учета:

• Нужна система сдержек и противовесов, которая реализуется в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения, поэтому его мотивация в списании на коммерческие проекты. Мотивация менеджера проекта в снижении издержек проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего времени на проект. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.
• Рекомендуем требовать от сотрудников детальных комментариев и отказывать в согласовании таймшита, если комментариев нет. Комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим — глубже понимать конкретику работ сотрудника.
• Данные учета рабочего времени должны реально работать, например, использоваться для расчета утилизации с использованием в мотивации, управления экономикой проектов и т.д.
• Не нужны искусственные ограничения, например, запрет на списание более 8 часов на один день. Это вынуждает человека вносить сведения, не соответствующие реальности.
• Рекомендуем учитывать все время, включая отсутствия, простой и административные задачи. Хороший таймшит — полное и точное отражение рабочего времени сотрудника.

А для чего учитывать вообще?

Цель процесса — получить точные данные о затраченном рабочем времени по дням в разрезе клиентов, проектов и задач со сведениями о тарифе (если требуется T&M) и подробными комментариями (для улучшения понимания сути работ).

Кроме того, сведения о рабочем времени — основа для критичных процессов в секторе профессиональных услуг:

• расчета утилизации;
• получения сведений о себестоимости работ;
• оценки загрузки сотрудников;
• организации клиентского биллинга;
• расчета почасовой зарплаты.

Подробнее — Учет рабочего времени.