С чем сталкиваются компании в процессе учета рабочего времени?
- Сотрудник заполняет таймшит только в конце недели, без детализации и с большими допусками.
- К списаниям нет комментариев — сам автор не вспомнит, что делал, и тем более согласующий не поймет сути работ и не оценит адекватность таймшита.
- Время подгоняется под некоторою норму, не соответствующую фактическому положению дел.
Качественный учет — это получение реальной и точной картины рабочего времени.
Рекомендуем исходить из тезиса, что люди в массе — честные и ответственные работники. Если в компании адекватная корпоративная культура и поставлены правильные цели — этого уже достаточно для качественного учета.
Вместе с тем ряд правил поможет поддерживать качество учета:
- Нужна система сдержек и противовесов, которая реализуется в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения, поэтому его мотивация в списании на коммерческие проекты. Мотивация менеджера проекта в снижении издержек проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего времени на проект. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.
- Рекомендуем требовать от сотрудников детальных комментариев и отказывать в согласовании таймшита, если комментариев нет. Комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим — глубже понимать конкретику работ сотрудника.
- Данные учета рабочего времени должны реально работать, например, использоваться для расчета утилизации с использованием в мотивации, управления экономикой проектов и т.д.
- Не нужны искусственные ограничения, например, запрет на списание более 8 часов на один день. Это вынуждает человека вносить сведения, не соответствующие реальности.
- Рекомендуем учитывать все время, включая отсутствия, простой и административные задачи. Хороший таймшит — полное и точное отражение рабочего времени сотрудника.
А для чего учитывать вообще?
Цель процесса — получить точные данные о затраченном рабочем времени по дням в разрезе клиентов, проектов и задач со сведениями о тарифе (если требуется T&M) и подробными комментариями (для улучшения понимания сути работ).
Кроме того, сведения о рабочем времени — основа для критичных процессов в секторе профессиональных услуг:
- расчета утилизации;
- получения сведений о себестоимости работ;
- оценки загрузки сотрудников;
- организации клиентского биллинга;
- расчета почасовой зарплаты.
Подробнее — Учет рабочего времени.