О компании
maslov: agency — независимое коммуникационное агентство полного цикла. Оказывает услуги в области связей с общественностью, визуальных и цифровых коммуникаций, в сфере взаимодействия с государственными органами, а также в области коммуникационного сопровождения изменений.
Агентство было основано в 1993 году, а в 2010 году стало частью международной сети Ketchum, сделав существенный вклад в рост и развитие компании в Восточной Европе. В марте 2022 года агентство Ketchum объявило об уходе с российского рынка, и контроль над организацией вернулся к со-основателям и партнерам московского офиса. Агентство в свою очередь было переименовано в maslov: agency. 6 ноября 2023 года компания отметит свой 30-й день рождения.
Агентство maslov: agency (ранее Ketchum). Консультируем клиентов в сфере коммуникаций, разрабатываем креативы, работаем с лидерами мнений и строим отношения с целевыми аудиториями. В штате более 70 человек.
Систему Timetta мы внедряли поэтапно. Сначала был тестовый период в течение 3 месяцев, и только потом начали использовать сервис на постоянной основе. На уровне всей компании и каждой отдельной команды с помощью Timetta мы отслеживаем целый ряд KPI: доходность, рентабельность, переработки, динамику роста, загрузку команды (утилизацию). На основе этих показателей строится планирование работы на различных уровнях.
Екатерина Оверко
управляющий партнёр,
заместитель генерального директора maslov: agency
До внедрения
Около 85% сотрудников компании — консультанты разных уровней.
В агентстве — проектная модель управления. Структура компании скорее сотовая благодаря экспертным центрам. За каждым клиентом закрепляется основная команда из консультантов разного уровня, которые полностью погружены в специфику бизнеса и задачи. Далее клиенты делятся на проекты, у каждого из которых своя рабочая группа в зависимости от целей и масштабов. Здесь к основному составу команды подключаются эксперты релевантных практик и центров экспертизы.
Управление проектами построено по принципу паритетного лидерства (dual leadership). Это наша собственная разработка, которая за пару лет доказала свою эффективность как для клиентов, так и для нас самих. По сути, у клиента два директора — клиентский партнер и проектный партнер. Первый отвечает за рост и развитие проекта, решение бизнес-задач, поиск релевантной экспертизы и расширение возможностей для имиджа и репутации клиента. Проектный партнер отвечает за рост и развитие команды и реализацию предложенных решений.
В международной практике биллинг консалтинговых услуг по часам давно стал обычным делом. Поэтому мы контролируем свои трудозатраты в человеко-часах. На российском рынке бюджеты по большей части фиксированные, поэтому мы всегда ищем наиболее эффективный путь достижения цели, чтобы в том числе ответить коммерческим ожиданиям клиента. В этой ситуации возникает необходимость точной фиксации рабочего времени, чтобы контролировать себестоимость.
Каждая наша команда — это по сути маленькое агентство со своей структурой. Поэтому на уровне всей компании и каждой отдельной команды мы отслеживаем целый ряд показателей, которые можем поделить на две условные группы: «материальные» и «нематериальные». На основе этих показателей строится планирование работы как отдельных проектных кластеров агентства, и так и всей компании. В числе «материальных» показателей мы выделяем доходность, рентабельность, недо-/переработки, динамика роста, загрузка команды (утилизация в терминах Timetta). В числе «нематериальных» — вовлеченность сотрудников, лояльность, уровень мотивации и, конечно, эмоциональное состояние. Данные по материальным KPI получаем с помощью системы Timetta и дополнительной внутренней отчетности.
Потребность
Время в консалтинге — главный ресурс. Поэтому нам очень важно получать точные данные о количестве часов, которые уходят на оказание услуг. Этот фактор мы учитывали всегда.
Для учета загрузки команд ранее мы пользовались разными инструментами, но долгое время не могли остановиться на каком-то конкретном, поскольку ни один из них не позволял применять комплексный подход. Это представляло определенную сложность, пока мы не попробовали Timetta. Система понравилась тем, что позволяла не только учитывать время, но и соотносить его с финансовыми показателями, и далее работать с комплексом данных и не плодить сущности в разных системах.
Вот уже несколько лет наши сотрудники работают в гибридном формате. В этих реалиях учет рабочего времени становится еще более актуальным.
До Timetta у нас была достаточно простая система учета рабочего времени, но она не отвечала потребностям — по сути это был трекер затрат трудочасов без возможности аналитики и работы с комплексными данными. С ростом компании и диверсификацией портфеля все отчетливее формировалась необходимость в комплексном инструменте учета. Нам было важно найти интуитивно понятную сотрудникам систему, которая при этом обладает всей полнотой функциональности — позволяет планировать время и бюджеты, сравнивать плановые и фактические результаты.
Еще одним параметром при поиске комплексной системы учеты была возможность планирования ресурсов и ведения управленческой отчетности по стандарту US GAAP для работы с зарубежными клиентами.
Внедрение
Систему Timetta мы внедряли поэтапно. Сначала был тестовый период в течение 3 месяцев, и только затем запустили сервис в постоянное использование. На начальном этапе возникли сложности с тем, чтобы разобраться с архитектурой системы, настроить ее под себя. Затем пришлось объяснить сотрудникам, зачем все это нужно. Некоторое сопротивление с их стороны, безусловно, было. Оно есть и сейчас. Чтобы его преодолеть, мы проводим индивидуальные сессии, где еще раз объясняем, зачем нужен учет рабочего времени. На регулярных тренингах мы не устаем рассказывать, чем Timetta полезна самим сотрудникам, делимся кейсами, где Timetta выручала в спорных ситуациях — как в работе с командой, так и в работе с клиентом.
Использование
На основе Timetta мы разработали собственную управленческую отчетность, которая постоянно обновляется благодаря подключению к Timetta, дополнив ее данными, которых нет в системе. Но 90% всех данных мы получаем из Timetta. Поэтому система так важна для нас.
Кроме того, отчетность из Timetta нужна, когда мы проводим внутренние сверки фактических данных с запланированными.