Биллинг — как не потерять ни одного часа оказанных услуг

Бизнес связанный с оказанием услуг продает время своих сотрудников. И никто не хочет, чтобы оказанные по факту услуги остались без оплаты.

Как WorkPoint решает эту задачу — не упустить ни одного часа? В действие вступают как учётно-контрольные функции, так и мотивационные мероприятия.

Процесс учета

Посмотрим на упрощенную схему работы:

Теперь давайте представим, что перед нами таблица с каждым списанием каждого сотрудника на каждую задачу день-за-днем. В такой таблице мы обратим внимание на статус каждой записи, — нам нужна «Воронка оказания услуг».

В WorkPoint каждая такая запись, т.е. списание времени, имеет статус:

1. Данные в таймшите, но еще не отправлены на согласование.
2. Отправлено на согласование:
• на согласовании;
• согласовано или отказано.
3. Выставлен счет:
• добавлено в черновик счета;
• счет выставлен;
• оплачено или аннулировано.

Отслеживая жизненный цикл каждого часа, риски потери оплачиваемых часов сводятся к минимуму.

Но учет и контроль полностью не решит задачу. Часы можно банально списать на некоммерческие задачи. И вот тут поможет контроль показателей эффективности.

Поддержка со стороны показателей

В программах автоматизации профессиональных услуг биллинг неразрывно связан с понятием утилизации, поскольку, в идеальном случае, утилизация — это отношение оплаченных часов ко всем часам.

Однако иногда используется расчёт утилизации как отношение «оплачиваемых» часов ко всем часам. Т.е. если сотрудник списал время на коммерческую задачу, то это время уже считается утилизированным.

Выбор типа расчета определяет степень влияния сотрудника на процесс оплаты. Для небольших компаний, где сотрудник, работающий на клиента, решает и коммерческие вопросы связаные с закрытием работ, целесообразно использовать утилизацию, рассчитываемую через оплаченные часы. Для крупных компаний и больших проектных команд, лучше рассчитывать утилизацию через факт списания на «оплачиваемые» проекты (это справедливая и понятная схема).

Важно использовать утилизацию для мотивации сотрудника — вы поможете ему списывать время на нужные проекты.

А далее WorkPoint «протолкнёт» это время до состояния оплаты.

Как это реализовано в WorkPoint

ШАГ 1. Настраиваем учет.

Создаем коммерческий проект, добавляем тарифы (1) и настраиваем ставки (2).

ШАГ 2. Списываем время.

В таймшите списываем время (1). По завершению заполнения таймшита отправляем его на согласование (2).

ШАГ 3. Утверждаем таймшит.

Изучаем историю согласования (1), вводим комментарий (2) и выбираем результат согласования (3).

ШАГ 4. Отслеживаем часы без оплаты.

В обзоре биллинга выбираем просмотр списаний, по которым еще нет счетов (1). Далее можно выбрать клиента и создать (2) новый счет.

ШАГ 5. Формируем счет.

В счете заполняем основные (1) сведения и добавляем (3) строки работ и затрат. По завершению выпускаем (3) счет.

ШАГ 6. Выпускаем и отправляем счет.

Выпустив счет формируем печатную форму (PDF или веб-страница) по выбранному шаблону и отправляем клиенту.

ШАГ 7. Отмечаем факт оплаты.

Выбираем команду «Оплачено» (1) и вводим (2) дату поступления денежных средств.

Интеграция с 1С и другими учётными системами

Если в вашей компании используется учетная система, например, 1С, то ее можно связать с WorkPoint.

Основной сценарий:

• Учетная система отслеживает выставленные и несинхронизированные счета и импортирует их.
• Учетная система обменивается данными с банк-клиентом и получает сведения об оплате.
• Учетная система сообщает WorkPoint о факте оплаты.

Для реализации интеграции WorkPoint располагает публичным API строго соответствующим стандарту OData.