Бизнес связанный с оказанием услуг продает время своих сотрудников. И никто не хочет, чтобы оказанные по факту услуги остались без оплаты.
Как Timetta решает эту задачу — не упустить ни одного часа? В действие вступают как учётно-контрольные функции, так и мотивационные мероприятия.
Посмотрим на упрощенную схему работы:
Теперь давайте представим, что перед нами таблица с каждым списанием каждого сотрудника на каждую задачу день-за-днем. В такой таблице мы обратим внимание на статус каждой записи, — нам нужна «Воронка оказания услуг».
В Timetta каждая такая запись, т.е. списание времени, имеет статус:
Отслеживая жизненный цикл каждого часа, риски потери оплачиваемых часов сводятся к минимуму.
Но учет и контроль полностью не решит задачу. Часы можно банально списать на некоммерческие задачи. И вот тут поможет контроль показателей эффективности.
В программах автоматизации профессиональных услуг биллинг неразрывно связан с понятием утилизации, поскольку, в идеальном случае, утилизация — это отношение оплаченных часов ко всем часам.
Однако иногда используется расчёт утилизации как отношение «оплачиваемых» часов ко всем часам. Т.е. если сотрудник списал время на коммерческую задачу, то это время уже считается утилизированным.
Выбор типа расчета определяет степень влияния сотрудника на процесс оплаты. Для небольших компаний, где сотрудник, работающий на клиента, решает и коммерческие вопросы связаные с закрытием работ, целесообразно использовать утилизацию, рассчитываемую через оплаченные часы. Для крупных компаний и больших проектных команд, лучше рассчитывать утилизацию через факт списания на «оплачиваемые» проекты (это справедливая и понятная схема).
Важно использовать утилизацию для мотивации сотрудника — вы поможете ему списывать время на нужные проекты.
А далее Timetta «протолкнёт» это время до состояния оплаты.
Создаем коммерческий проект, добавляем тарифы (1) и настраиваем ставки (2).
В таймшите списываем время (1). По завершению заполнения таймшита отправляем его на согласование (2).
Изучаем историю согласования (1), вводим комментарий (2) и выбираем результат согласования (3).
В обзоре биллинга выбираем просмотр списаний, по которым еще нет счетов (1). Далее можно выбрать клиента и создать (2) новый счет.
В счете заполняем основные (1) сведения и добавляем (3) строки работ и затрат. По завершению выпускаем (3) счет.
Выпустив счет формируем печатную форму (PDF или веб-страница) по выбранному шаблону и отправляем клиенту.
Выбираем команду «Оплачено» (1) и вводим (2) дату поступления денежных средств.
Если в вашей компании используется учетная система, например, 1С, то ее можно связать с Timetta.
Основной сценарий:
Для реализации интеграции Timetta располагает публичным API строго соответствующим стандарту OData.