В WorkPoint можно удобно и полноценно планировать работы и отслеживать фактические трудозатраты по сотрудникам, проектам, клиентам.

Однако, опыт и многочисленные обращения клиентов показали, что не хватает еще одной важной аналитики — ролей.

В новой версии мы комплексно переосмыслили работу с ролями и готовы поделиться основными изменениями.

Решаемые задачи

Роль — это функциональность ресурса, его характеристика. Например, «Консультант», «Аналитик 1 кат.», «Менеджер проекта».

А под ресурсом мы понимаем трудовые ресурсы, выполняющие работы:

  • Пользователь — конкретный работник.
  • Универсальный ресурс — заменитель пользователя, используется для планирования.
  • Подразделение — структурная единица компании, все сотрудники которой выполняют назначенные работы.

Цель изменения — планирование работ в ролях и учет факта в разрезе ролей.

Фактически мы даем ответы на вопросы:

  • Какие роли может исполнять ресурс?
  • Сколько часов по ролям было запланировано и в итоге затрачено на проект?
  • Сколько часов по ролям было запрошено и в итоге распределено на проект?
  • Сколько часов по ролям быль выставлено к оплате и оплачено клиентами по T&M?

Описание изменений

Общие сведения

  1. Изменено назначение справочника Роли. Если ранее это был список обезличенных ресурсов, используемых при планировании проектов, то теперь это именно характеристики, функциональные особенности ресурсов.
  2. Добавлены Универсальные ресурсы — это заменители пользователей, используемые для планирования. Универсальные ресурсы создаются менеджерами проектов непосредственно в команде проекта.
Пример. Пользователь в различных проектах может участвовать в разных ролях. Поэтому ему назначены три роли: «Ведущий аналитик», «Консультант» и «Менеджер проектов». При добавлении пользователя в команду проекта из списка доступных пользователю ролей можно выбрать те, в которых он будет участвовать в данном проекте. Например, роль «Консультант».

Использование ролей

В карточке пользователя и подразделения добавлена вкладка Роли:

Роли пользователя для планирования проектов в WorkPoint

Роли назначает администратор системы в приложении «Настройка».

В команде проекта указывается, какие роли будут исполняться на этом конкретном проекте. Ролей в проекте может быть одна или несколько, например, часть работ по проекту ресурс выполняет в качестве программиста, а часть — в качестве консультанта. Для выбора доступны роли, присвоенные ресурсу в его карточке на вкладке Роли:

Настройка ролей в команде проекта в WorkPoint

По ходу исполнения проекта набор ролей в любой момент можно изменить.

В новом диалоге добавления ресурсов в команду проекту используется фильтр по ролям:

Подборресурсов в команду в WorkPoint

Планирование по ролям

В ресурсном плане проекта отображается список ресурсов, входящих в команду проекта. Если Пользователь или Универсальный ресурс выполняет в проекте более одной роли, то для роли будет создана отдельная строка ресурсного плана:

Ресурсный план в WorkPoint
Пример: Александр Нестеров участвует в проекте в двух ролях: Аудитор и Руководитель проектов. В ресурсном плане проекта отображается две отдельных строки, одна для роли Аудитор, другая для роли Руководитель проектов. Менеджер, при составлении ресурсного плана, может планировать загрузку по каждой роли данного ресурса.

Аналогично выглядит работа ресурсного менеджера, взаимодействующего с планом распределения. Бронирование ресурсов также происходит по проектам, ресурсам и ролям:

План распределения ресурсов в WorkPoint

Учет рабочего времени в разрезе ролей

В таймшит добавлено поле Роль, в котором пользователь указывает, в какой роли он выполнял работы по проекту. Для выбора доступны роли, назначенные члену команду проекта. Если пользователю в проекте доступна только одна роль — значение будет заполнено автоматически:

Таймшит с ролями в WorkPoint

Анализ данных по ролям

В отчетах с типами «Фактические данные», «Данные распределения» и «Ресурсный план» доступна аналитика «Роль»:

Отчет по ролям в WorkPoint

Универсальные ресурсы

Универсальные ресурсы — это заменители пользователей, используемые на стадии планирования. Создаются непосредственно в команде проекта менеджером проекта:

Создание джнерика м в WorkPoint

В момент создания ресурса выбирается его роль, ресурсный пул и указывается наименование, используемое для и идентификации.

Ресурсный пул определяет, у какого ресурсного менеджера будет запрошен работник (или работники) для замены универсального ресурса. В будущем ресурсный пул также позволит специфицировать себестоимость работ (стоимость роли в разных ресурсных пулах может отличаться).

Универсальный ресурс в любой момент можно заменить на пользователя непосредственно из команды проекта:

Замена джнерика на пользователя в WorkPoint

При этом выбор ограничивается пользователями, которым доступна аналогичная с универсальным ресурсом роль.

Биллинг по проектам «Время и затраты»

Справочник Тарифы удален из настроек, а его функции переданы справочнику Роли. Ставки биллинга по умолчанию для проектов с типом «Время и затраты» задаются для каждой роли:

Тариф биллинга для роли в WorkPoint

Таким образом, теперь роль определяет, по какой ставке будет рассчитаны работы и выставлены к оплате клиентам.

На вкладке Роли в карточке проекта автоматически формируется список ролей участников проекта:

Тарифы проекта в WorkPoint

Как и ранее, ставки биллинга для каждого проекта могут быть индивидуальными.

Попробуйте все возможности Timetta бесплатно