Новые возможности: планирование и учет рабочего времени по ролям

В WorkPoint можно удобно и полноценно планировать работы и отслеживать фактические трудозатраты по сотрудникам, проектам, клиентам.

Однако, опыт и многочисленные обращения клиентов показали, что не хватает еще одной важной аналитики — ролей.

В новой версии мы комплексно переосмыслили работу с ролями и готовы поделиться основными изменениями.

Решаемые задачи

Роль — это функциональность ресурса, его характеристика. Например, «Консультант», «Аналитик 1 кат.», «Менеджер проекта».

А под ресурсом мы понимаем трудовые ресурсы, выполняющие работы:

• Пользователь — конкретный работник.
• Универсальный ресурс — заменитель пользователя, используется для планирования.
• Подразделение — структурная единица компании, все сотрудники которой выполняют назначенные работы.

Цель изменения — планирование работ в ролях и учет факта в разрезе ролей.

Фактически мы даем ответы на вопросы:

• Какие роли может исполнять ресурс?
• Сколько часов по ролям было запланировано и в итоге затрачено на проект?
• Сколько часов по ролям было запрошено и в итоге распределено на проект?
• Сколько часов по ролям быль выставлено к оплате и оплачено клиентами по T&M?

Описание изменений

Общие сведения

1. Изменено назначение справочника Роли. Если ранее это был список обезличенных ресурсов, используемых при планировании проектов, то теперь это именно характеристики, функциональные особенности ресурсов.
2. Добавлены Универсальные ресурсы — это заменители пользователей, используемые для планирования. Универсальные ресурсы создаются менеджерами проектов непосредственно в команде проекта.

Использование ролей

В карточке пользователя и подразделения добавлена вкладка Роли:

Роли назначает администратор системы в приложении «Настройка».

В команде проекта указывается, какие роли будут исполняться на этом конкретном проекте. Ролей в проекте может быть одна или несколько, например, часть работ по проекту ресурс выполняет в качестве программиста, а часть — в качестве консультанта. Для выбора доступны роли, присвоенные ресурсу в его карточке на вкладке Роли:

По ходу исполнения проекта набор ролей в любой момент можно изменить.

В новом диалоге добавления ресурсов в команду проекту используется фильтр по ролям:

Планирование по ролям

В ресурсном плане проекта отображается список ресурсов, входящих в команду проекта. Если Пользователь или Универсальный ресурс выполняет в проекте более одной роли, то для роли будет создана отдельная строка ресурсного плана:

Аналогично выглядит работа ресурсного менеджера, взаимодействующего с планом распределения. Бронирование ресурсов также происходит по проектам, ресурсам и ролям:

Учет рабочего времени в разрезе ролей

В таймшит добавлено поле Роль, в котором пользователь указывает, в какой роли он выполнял работы по проекту. Для выбора доступны роли, назначенные члену команду проекта. Если пользователю в проекте доступна только одна роль — значение будет заполнено автоматически:

Анализ данных по ролям

В отчетах с типами «Фактические данные», «Данные распределения» и «Ресурсный план» доступна аналитика «Роль»:

Универсальные ресурсы

Универсальные ресурсы — это заменители пользователей, используемые на стадии планирования. Создаются непосредственно в команде проекта менеджером проекта:

В момент создания ресурса выбирается его роль, ресурсный пул и указывается наименование, используемое для и идентификации.

Ресурсный пул определяет, у какого ресурсного менеджера будет запрошен работник (или работники) для замены универсального ресурса. В будущем ресурсный пул также позволит специфицировать себестоимость работ (стоимость роли в разных ресурсных пулах может отличаться).

Универсальный ресурс в любой момент можно заменить на пользователя непосредственно из команды проекта:

При этом выбор ограничивается пользователями, которым доступна аналогичная с универсальным ресурсом роль.

Биллинг по проектам «Время и затраты»

Справочник Тарифы удален из настроек, а его функции переданы справочнику Роли. Ставки биллинга по умолчанию для проектов с типом «Время и затраты» задаются для каждой роли:

Таким образом, теперь роль определяет, по какой ставке будет рассчитаны работы и выставлены к оплате клиентам.

На вкладке Роли в карточке проекта автоматически формируется список ролей участников проекта:

Как и ранее, ставки биллинга для каждого проекта могут быть индивидуальными.