Мы постепенно переводим все сущности Timetta на новый механизм управления жизненными циклами и воркфлоу. Уже перевели Заявки на затраты, Заявки на отсутствия, Акты, Версии проектов. В ближайшем релизе переведем Таймшиты, а затем Запросы ресурсов.
Жизненные циклы и воркфлоу — более универсальные механизмы, позволяющие унифицировать настройку и логику всех процессов.
Переход на новые механизмы позволит:
- Поддерживать единую логику настройки и управления процессами согласования для всех сущностей.
- Настраивать Жизненные циклы сущностей под потребности компании.
- Организовывать более гибкие и сложные процессы согласования.
- Упростить администрирование за счет переноса части настроек на уровень Групп пользователей.
В будущем, когда в Timetta будут добавлены оперативные задачи, переход на жизненные циклы и воркфлоу позволит единообразно управлять всеми задачами.
Статусы сущностей
Было
У всех основных сущностей системы были фиксированные наборы статусов. Например, для Заявок на отсутствия были предусмотрены статусы «Черновик», «На согласовании», «Согласовано», «Отклонено». Нельзя было редактировать наименования или добавлять новые статусы. Нельзя было задавать правила переходов между статусами.
Стало
Для сущностей Timetta, переведенных на новый механизм управления жизненными циклами, администратор может настраивать стадии ЖЦ и возможные переходы между ними.
Стадии ЖЦ в Timetta
Согласование сущностей
Было
Процессы согласования настраивались с помощью Маршрутов. Настройки маршрутов были ограничены, например, маршруты не предполагали ветвления в зависимости от результатов выполнения отдельных этапов согласования.
Стало
Настройки процессов согласования мигрировали в компоненту Воркфлоу. Возможности по настройке существенно расширились:
- Для каждой сущности может быть создано несколько воркфлоу.
- На разных стадиях ЖЦ могут быть доступны разные воркфлоу.
- Разным пользователям (или группам пользователей) могут быть назначены разные воркфлоу, например, разные воркфлоу для руководителей и рядовых сотрудников.
- С помощью воркфлоу можно выстраивать достаточно сложные, разветвленные процессы.
Пример процесса согласования созданного с помощью воркфлоу в Timetta
Воркфлоу выполняет несколько операций:
- Создает задачи для исполнителей шагов Воркфлоу;
- Выдает права доступа на согласуемый объект исполнителям задач.
- В зависимости от результатов исполнения задач изменяет стадии жизненного цикла объекта.
Назначение маршрутов согласования пользователям
Было
Каждому пользователю назначался один конкретный маршрут согласования для каждой сущности. Маршруты назначались через карточку пользователя. Например, в карточке пользователя, на вкладке Заявки на отсутствия, выбирался маршрут согласования, который будет использоваться для Заявок на отсутствия данного пользователя.
Стало
То, какие воркфлоу сможет запускать пользователя, определяется настройками Воркфлоу. В разделе Инициаторы в карточке воркфлоу можно перечислить Пользователей, Групп пользователей, Наборы прав и Роли, которым будет доступен запуск данного воркфлоу.
Например, можно создать несколько групп пользователей: «Рядовые сотрудники», «Руководители», «Топ менеджеры». Затем сделать отдельные воркфлоу и назначить разные группы в качестве инициаторов.
Права на принудительные операции
Было
Возможность принудительного изменения статуса сущности определялась правами доступа. Например, чтобы принудительно перевести Заявку на отсутствие из статуса «Черновик» в статус «Согласовано», нужны были соответствующие права для роли «Управление командой» (например, Менеджер по кадрам).
Стало
Теперь возможность принудительной смены стадии жизненного цикла сущности определяется настройками Жизненного цикла. На скриншоте ниже права на принудительный перевод Заявок на отсутствия из стадии «Согласовано» в статус «Черновик» настроены для всех пользователей с правами Менеджер по кадрам, для Системного администратора и для Ивана Агафонова.
Выполнение принудительных операций
Было
Принудительная смена статуса выполнялась с помощью действий в приложении Команда при условии наличия соответствующих прав.
Стало
Если у пользователя есть права на принудительную смену стадии ЖЦ, то он может сменить стадию непосредственно из карточки объекта.
Если в момент принудительной смены стадии ЖЦ по объекту было запущено воркфлоу, оно будет прервано, а все задачи в рамках воркфлоу будут прекращены.
Выполнение согласования
Было
Задачи на согласование в рамках Маршрутов отображались в приложении Моя работа. По каждой сущности (Таймшиты, Заявки на затраты, Заявки на отсутствия) в меню был отдельный пункт Нужно согласовать.
Стало
Теперь все задачи, созданные в рамках воркфлоу, отображаются единым списком в приложении Моя работа. В списке «Все задачи» собраны все задачи, когда-либо поступавшие пользователю. В списке «Активные задачи» собраны задачи, требующие внимания. Кроме того, появился индикатор уведомлений, который помогает не пропускать важные задачи.
