Управление задачами в Timetta

Дисклеймер

Все, описанное ниже — концепция. Сейчас нам важно понять, насколько описанный подход отвечает потребностям наших клиентов и будет ли он востребован, поэтому просим вас пройти опрос в конце статьи. Будем благодарны за обратную связь и открыты к обсуждениям.

В чем смысл

Timetta — учетно-аналитическая система. Она предназначена для оценки, планирования и контроля показателей проектов. Предполагается, что при планировании проекта он может разбиваться на этапы (в карточке проекта на вкладке задачи). В разрезе этапов планируются ресурсы, себестоимость, выручка и затраты.

Сейчас с помощью Timetta нельзя поставить задачу для конкретного исполнителя, задать срок выполнения, проконтролировать ход работ и вести коммуникацию по отдельной задаче.

Поэтому многие клиенты используют Timetta в паре с каким-нибудь таск-трекером: в Timetta выполняется планирование и проектный учет, а в таск-трекере проект декомпозируется на атомарные задачи, отслеживается ход выполнения работ и осуществляется взаимодействие.

Очевидный плюс такого подхода в том, что системы не перегружены функциональностью. Каждая система «отвечает» за свою область управления, у каждой системы свой специализированный интерфейс, релевантный решаемым задачам.

Но есть и минусы. Как правило, клиенты озвучивают следующие:

• Системы нужно интегрировать.
• Конечным исполнителям удобнее учитывать время по конкретным атомарным задачам (а значит требуется переносить отметку времени из таск-трекера в Timetta вручную или делать сложные интеграции).
• Сложно сопоставлять план проекта в Timetta состояние потока работ в таск-трекере.

Какие есть идеи

Разбить задачи проекта на две большие группы.

Первая группа — структура проекта. Фактически WBS (Work Breakdown Structure, Иерархическая структура работ). Структура проекта состоит из крупных этапов, в разрезе которых выполняется планирование, бюджетирование и расчет всех показателей проекта.

Предполагается, что структура проекта довольно стабильная и меняется не часто. Например, основанием для изменения структуры проекта может быть доп. соглашение или запрос на изменение.

Структура проекта

Структура проекта уже есть в Timetta. В рамках каждого этапа можно назначить исполнителей, запланировать ресурсы, оценить себестоимость, запланировать выручку и затраты.

Вторая группа — оперативные задачи. Любой этап проекта можно декомпозировать на сколь угодно много оперативных задач. Оперативная задача не является элементом планирования, на неё нельзя запланировать ресурсы, выручку и затраты. Она необходима для контроля потока работ, отслеживания статуса и взаимодействия.

У каждой оперативной задачи есть исполнитель, срок, приоритет и статус. В общем случае, оперативные задачи сможет создавать как менеджер проекта, так и участники команды.

Оперативные задачи
Для управления оперативными задачами используется доска. Задачи на доске можно группировать и фильтровать, а колонки на доске определяются настройками жизненного цикла для оперативных задач.

Доска задач

Доска — универсальный инструмент. С помощью доски Менеджер проекта следит за оперативными задачами по своему проекту, а у конечного исполнителя в приложении Моя работа есть доска со всеми его задачами по всем проектам.

Оперативная задача

Пример интерфейса
В качестве образца интерфейса оперативной задачи можно ориентироваться на популярные таск-трекеры, такие как Jira и Yandex.Tracker.

В общем случае, оперативные задачи может создавать не только менеджер проекта, но и сами исполнители или их руководители.

Учет времени

Предполагается расширение возможностей учета рабочего времени. Отмечать время можно будет не только через таймшит, но и непосредственно в оперативной задаче.

Отметка времени в оперативной задаче
Таймшит будет агрегировать в себе отметки по всем задачам:

Отметка на оперативные задачи в таймшите

Итоги

Ключевые тезисы концепции:

1. Есть структура проекта. Она нужна для планирования ресурсов, выручки, затрат, построения диаграммы Ганта и расчета фактических показателей. Структура проекта не детализируется до уровня отдельных атомарных задач. Структура проекта уже есть в Timetta.
2. С любым элементом структуры проекта можно связать неограниченное количество оперативных задач. Оперативные задачи нужны для контроля потока работ, оперативного взаимодействия и глубокой декомпозиции работ по проекту.
3. Для управления оперативными задачами используется доска. На доске задачи можно фильтровать и группировать. Например, отфильтровать по исполнителю и сгруппировать по проектам / этапам.
4. Доска доступна как проектному менеджеру, так и конечным исполнителям.
5. Колонки на доске настраиваются и определяются жизненным циклом оперативных задач.
6. На оперативные задачи можно списывать время, но это не замена, а дополнение таймшита.

Описанный подход позволит:

1. Менеджеру проекта спланировать сроки, бюджет и ресурсы по проекту.
2. Декомпозировать проект или этапы на оперативные задачи, назначить исполнителей и следить за прогрессом.
3. Исполнителям — отслеживать свои задачи, более подробно понимать, что от них требуется в рамках проекта или этапа.
4. Всем вместе — вести коммуникацию по задачам, обмениваться документами, отслеживать статус работ.

Небольшой опрос