АБ Паблишинг — издатель аудиокниг в жанре нон-фикшен. Компания работает на международном рынке с 2010 года, выпускает аудиокниги в России и Европе. Помимо основной деятельности у компании есть несколько проектов, связанных с подготовкой контента на разных языках. Компания постоянно расширяется, выходит на новые рынки.
В 2020 году с началом пандемии АБ Паблишинг полностью перешло на удалённый формат работы. Это никак не повлияло на результаты. Более того в 2021 году компания смогла увеличить выручку на 25%, даже несмотря на общий экономический спад, вызванный пандемией. По итогам довольно большая команда была полностью переведена на удалённый формат работы.
Команда продолжила расти, структура компании усложнялась. Постепенно руководству стало очень тяжело считать трудозатраты редакторов на подготовку контента. Не было понимания, сколько времени уходит на вычитку перевода или прослушивание аудиокниг. Компания также начала нанимать в штат дикторов, их трудозатраты также нужно было отслеживать.
Предпосылки внедрения
Компания начала искать решение для сбора данных ресурсного учёта и планирования. Кроме того нужно было найти удобный инструмент контроля, так как практически вся команда работала удалённо. Решение должно было помочь организовать рабочее время сотрудников, повысить личную эффективность.
«Мы смотрим на утилизацию сотрудников. Я, как руководитель, смотрю соотношение задач. Я хочу видеть, насколько сотрудник загружен теми задачами, которыми он должен быть загружен. Нет ли у моих сотрудников какой-то сторонней нагрузки, поступившей, например, из других отделов. Для этого и нужно собирать учётные данные. Без них тяжело контролировать и планировать работу».
Виктория Сальниковаглавный редактор АБ Паблишинг
Выбор Timetta
Компания рассматривала несколько решений для организации учёта времени и планирования ресурсов. Поскольку команда в основном русскоязычная, за исключением нескольких иностранных сотрудников, то приоритет был отдан российским продуктам. Компания посчитала, что в ситуации внешнего давления на рынок ПО лучше выбрать отечественного вендора, чтобы меньше зависеть от политической конъюнктуры. Наконец, с российским ПО проще работать — проще освоить, внедрить, использовать каждый день.
В качестве решения была выбрана Timetta. Большим плюсом стало то, что платформа постоянно развивается, получает новые полезные функции. За несколько лет Timetta выросла из небольшого решения для учёта рабочего времени до гибкого инструмента для распределения ресурсов, контроля и планирования проектов.
Внедрение Timetta
Внедрение проходило по стандартному плану. Вначале менеджер Timetta встретился с командой АБ Паблишинг, объяснил, как работает система, какие задачи решает, зачем это нужно компании и отдельным сотрудникам.
Все работы были выполнены за 2 месяца. Проходило поэтапно. Команда изучила методические материалы на сайте Timetta, прикинула, как функции системы соотносятся с процессами в книжном производстве.
«На сайте Timetta есть очень подробные гайдлайны и на английском, и на русском языках. Их можно было подробно изучить. Мы сначала думали, как это внедрить в нашу структуру. Нам помогал Александр Спиридонов, директор по консалтингу в Timetta. Александр подсказал, как можно сопоставить платформу с нашими задачами и проектами, как Timetta ложится на производство аудиокниг».
Издательство вначале внедрило учёт времени с помощью таймшитов, затем постепенно, шаг за шагом команда начала осваивать другие инструменты — внедрять управление проектами, осваивать учёт и бронирование ресурсов. В системе работало все больше и больше людей.
Сложности при внедрении
Благодаря качественной методической поддержке удалось избежать основной проблемы при внедрении систем учёта рабочего времени — сопротивления со стороны сотрудников. Timetta удалось чётко и понятно объяснить, зачем нужен учёт времени. Что это не связано с микроменеджментом и дисциплинарным контролям. Что Timetta — это способ сделать управление командой более рациональным и эффективным. Сотрудники не будут перерабатывать, будут выполнять меньше непрофильных задач. Планы компании станут более реалистичными.
«Например, человек работает очень много, но мы об этом ничего не знали. Бывают такие ситуации, когда человек настолько загружен, что вынужден работать в неурочное время. Мы объяснили, что теперь таких ситуаций будет меньше. Поэтому у сотрудников никакого сопротивления не было. Когда мы нанимаем новых сотрудников, у есть инструкция по организации работы в удаленной команде и в этой инструкции описано, как использовать Timetta».
С другой стороны, возникли трудности при соотнесении возможностей Timetta со структурой компании. Нужно было понять, как организовать рабочие процессы в Timetta. В издательском бизнесе есть свои тонкости. Например, каждая новая книга — это отдельный проект. Нужно было понять, какие работы по подготовке книге учитывать в Timetta. Часть сотрудников работала на аутсорсе, а часть — в штате. Нужно было понять, как работать в Timetta и с теми, и с другими.
Использование Timetta
В первую очередь издательство используем приложение Timetta Timesheets. В нём организован весь учёт рабочего времени в организации. Если команда увеличивается и появляется больше задач, то компания также использует Timetta Resources для планирования и распределения ресурсов на проекты. Также компания ведёт отдельный финансовый учёт при работе с дикторами, которые состоят в штате.
«Мне нравится, что мне понятна вся структура работы. Нравится, что инструмент постоянно развивается, я вижу, как внедряются новые функции. Не все они нужны конкретно нам, но отрадно видеть, что система не стоит на месте. Плюс всегда техподдержка на связи. Когда у нас возникают какие-то сложности, я обращаюсь сама, либо прошу сотрудников. Отвечают нам очень оперативно. У нас никогда не бывает зависших процессов из-за того, что Timetta сломалась».
Результаты внедрения
Компания быстро сумела собрать большой пул данных о том, сколько занимает тот или иной тип работ. Это помогло точнее планировать весь книжный выпуск в течение года. Теперь редакторы точно понимают, сколько займёт работа над книгой.
Кроме того, компания увидела, когда неэффективно использует время сотрудников. Смогла понять, какие сотрудники могут претендовать на менеджерские позиции, поскольку много времени тратят на наставничество, решают руководящие вопросы.Timetta показывает, какие сотрудники выросли и могут решать более сложные задачи, брать на себя больше ответственности.
Главное, что удалось понять, как распределяется нагрузка внутри проектных команд. У каких сотрудников высокая утилизация, а у каких низкая. Всегда можно посмотреть, чем занимается каждый сотрудник в команде, у кого какие приоритеты.
«Я оцениваю общую эффективность внедрения Timetta достаточно высоко. То, что мы продолжаем использовать этот инструмент уже несколько лет, думаю, о многом говорит. Эффективность 100%. Мы получили ровно то, чего хотели».
Планы развития
Компания активно осваивает ИИ-инструменты. В связи с этим меняются приоритеты в работе команд, меняется загрузка отдельных сотрудников. Timetta должна помочь фиксировать и анализировать те изменения, которые приносит искусственный интеллект.
Компания также смотрит на новые возможности, которые появляются в Timetta. Проявляется интерес к ИИ-помощнику, который отвечает на вопросы пользователей. Помощник может помочь в администрировании и настройки системы. Также компания планирует познакомиться с инструментом управления по контрольным точкам, который появился в Timetta весной 2025 года и продолжает улучшаться с каждым релизом. Компания хочет посмотреть, насколько новый инструмент поможет компании контролировать сроки по большому количеству проектов. Сейчас компания контролирует этапы книжного производства в Trello, но Timetta может стать хорошей российской альтернативой.
