Versus.Legal — компания, которая оказывает комплексные юридические услуги. Начав с юридического консалтинга в 2016 году, Versus.Legal постепенно расширяла свою практику в направлении финансового консалтинга и анализа, инжиниринговых центров, сопровождения строительства, концептуального маркетинга, урбанизма и развития новых территорий. К 2023 году Versus.Legal стала комплексным консультантом с большим портфелем услуг в области интеллектуальной собственности, корпоративного права, юридического сопровождения строительства и других направлений консалтинга.
С ростом компания постепенно начала осознавать важность учета рабочего времени. Еще в 2018 году руководство пробовало внедрять Timetta, чтобы с ее помощью вести учет отработанных на проекте часы. Первая попытка внедрить систему была неудачной, поскольку в компании было не так много проектов и людей, чтобы ощутить эффект от автоматизации. Кроме того, компания хотела одновременно вести учет времени и задач, поэтому пыталась дробить работы проекта на отдельные задачи и уже в их рамках фиксировать отработанные часы. Такая система в итоге оказалась неэффективной, так как возникали сложности при планировании задач и анализе полученных результатов.
Однако у руководство сложилось мнение, что автоматизация учета рабочего времени — это в целом правильный путь.На определенном этапе развития, когда количество проектов и людей перевалило через критическую отметку, Versus.Legal вновь вернулась к идее внедрения Timetta. Поводом стали сложности при выставлении счетов за услуги, поскольку руководству было сложно понять, не общаясь с сотрудниками, какую сумму нужно выставить клиенту к оплате. Руководителям приходилось разбираться в том, сколько времени и на какие задачи были потрачены ресурсы, чтобы затем на основе этих данных сформировать счет.
Timetta была не единственным решением для автоматизации учета рабочего времени. Например, компания рассматривала ProjectMate — систему, которая популярна среди юридических компаний. Интерес вызывали CRM-системы и таск-трекеры, также разработанные для юридических компаний.
В итоге выбор был сделан в пользу Timetta, поскольку Александр Спиридонов, директор по консалтингу в Timetta, предложил принципиально разделить таск-трекинг и учет рабочего времени. В этой парадигме Timetta смотрелась более выигрышно на фоне своих конкурентов за счет трех компонентов: учет рабочего времени, возмещения расходов и графиков отсутствий.
При внедрении был учтен опыт, полученный при первом знакомстве с Timetta. На этот раз у Versus.Legal уже было понимание того, что учет рабочего времени и таск-трекинг — это две принципиально разных области.
Для получения данных биллинга достаточно дробить проект на крупные работы, в рамках которых работники будут фиксировать свои отработанные часы. При этом руководитель будет получать полную картину маржинальности проекта, не вдаваясь в мелкие детали, а сотрудники не будут тратить время, чтобы каждый раз заводить новую задачу. Это позволило упростить биллинг и заполнение таймшитов.
В итоге такая схема внедрения довольно быстро принесла свои плоды. Сейчас в Timetta работает около 2/3 всех направлений компании, включая бэк-офис. При этом логика биллинга для каждого направления остается своя.
Сам процесс внедрения занял порядка месяца, потребовалось только перенести в систему информацию о действующих проектах.
По сути, внедрение Timetta проходило в два этапа. Первый этап, который прошел в 2018 году, закончился неудачей, однако он позволил накопить опыт работы в системе.
На втором этапе основные сложности возникли из-за восприятия новой системы учета рабочего времени самими сотрудниками, которые должны были регулярно заполнять таймшиты. Руководству пришлось объяснять, что Timetta нужна для нормализации биллинга, а не для контроля над сотрудниками, и полученные данные не будут использованы для ужесточения дисциплины. На этом этапе важно было донести до сотрудников мысль, что сотрудники должны честно фиксировать отработанные часы, поскольку задачи бывают разной сложности и действительно могут занимать много времени. В том, что сотрудник потратит на задачу лишние часы, нет ничего плохого, плохо — если компании об этом не узнает и не сможет верно оценить трудозатраты при выставлении счета.
Versus.Legal использует три компонента системы.
Прежде всего, это таймшиты для сбора данных учета рабочего времени. Сотрудники фиксируют все отработанные часы, и неважно, были они потрачены на коммерческие проекты или решение организационных вопросов. Для удобства все работы были разделены на четыре типа:
- Организационная работа — любая работа, которую может выполнить специалист без высшего образования;
- Совещания (внутренние и внешние);
- Судебная работа — то, что составляют основную деятельность организации;
- Аналитическая работа — все остальные виды работ.
Ведя сплошной учет времени, руководство может посмотреть, сколько, времени уходит, например, на организационную работу, и сколько из этой организационной работы делают юристы. Данные можно детализировать дальше, чтобы посмотреть, сколько организационной работы приходится на юристов с разными грейдами в среднем по подразделениям и в целом по компании. Полученные сведения используются для принятия управленческих решений. Например, если организационной работы становится слишком много, то это повод задуматься о найме отдельного человека в штат, который будет решать исключительно административные задачи.
Компания также использует заявки на отсутствия, чтобы упростить процедуры согласования отпусков в отделе кадров, тем более что часть сотрудников работает удаленно.
Наконец, компания использует заявки на затраты, которую позволяют вести отчеты по расходованию авансовых средств.
Все данные оформляются в отчеты, созданные в той же Timetta. Руководитель просматривает отчеты и выбирает те работы и количество рабочих часов по ним, за которые будет выставлен счет к оплате клиенту. Затем эти данные выгружаются в Excel-файл, который передается в бухгалтерию для формирования счета.
Простой интерфейс и понятная логика формирования таймшитов позволяют получать от сотрудников предельно точные данные об отработанных часах, которые затем используются для биллинга клиентов.
Кроме того, Timetta собирает данные для принятия стратегически важных решений. Поскольку у руководства есть детализированная информация о маржинальности реализованных проектов, оно может соотносить свои планы с реальными ресурсами компании: расширять штат при необходимости, корректировать список проектов и работ по ним, принимать другие значимые для компании решения.