За последний год мир действительно сильно изменился, но общие правила игры в бизнесе все те же. Работает старая-добрая формула: «Сделай как можно лучше и быстрее, а денег потрать как можно меньше», в ковид-эпоху это только усугубляется.
Поэтому, зачастую принимается вполне стандартное и очевидное решение о том, что надо максимально загрузить команды работой и сосредоточить их на самых приоритетных задачах. Такая тактика хоть и понятна, но губительна, ведь на выходе мы получаем низкую производительность, срывы сроков, снижение качества, увеличение затрат и утечки выручки.
Те компании, которые это осознали, вводят в управленческую парадигму такой элемент как Управление Ресурсами. Под ресурсами здесь имеется в виду самый ценный капитал — команда.
Что делать?
Тут же возникает справедливый вопрос, как улучшить управление ресурсами, если люди уже работают на пределе. Первым шагом к качественному ресурсному планированию является осознание того, что высокий уровень загруженности ресурсов не является показателем хорошего управления ресурсами.
Правильное управление ресурсами — это обеспечение того, чтобы ваши ресурсы работали над проектами, отвечающими стратегическим целям, которые соответствуют их квалификации и где они имеют достаточную пропускную способность.
Компании постоянно перерасходуют людские ресурсы, что ограничивает рост и инновации, потому что без правильного подхода к ресурсному планированию невозможно определить какую задачу необходимо закрывать и когда ресурсы будут доступны.
Преимущества управления ресурсами предприятия
Да, управление ресурсами — сложный процесс, особенно в компаниях с широкой географией и с применением разных методологий работы между департаментами. Независимо от этого, есть три возможности, которые должно включать каждое ПО для управления ресурсами:
Управление загруженностью и спросом: оптимизация использования ресурсов путем определения приоритетности работ с учетом имеющегося ресурсного потенциала.
Утилизация ресурсов: обеспечение наличия необходимых ресурсов для поддержки стратегических целей.
Отслеживание прогресса и времени: убедитесь, что прогресс можно отследить, это особенно ценно при учете рабочего времени. Сравните запланированные трудозатраты с фактическими, чтобы лучше понять, на что действительно тратятся ваши ресурсы.
Использование эффективной системы управления ресурсами, обеспечивающей эти три возможности, позволит вашей организации:
- Получить реалистичное представление о стоимости и сроках выполнения работ;
- Управлять запросами на ресурсы и определять их приоритетность;
- Определить истинную доступность ресурсов;
- Направлять нужные ресурсы на нужную работу в нужное время;
- Понять, какие роли и/или наборы навыков необходимо задействовать для выполнения проектов;
- Расширить и улучшить коммуникацию между ПМО, ресурсными менеджерами и командами;
- Выявлять проблемы на ранних этапах проекта.
- Сфокусироваться на проектах, способствующих трансформационным изменениям.
Инструменты управления ресурсами. С чего начать?
Очень важно использовать инструменты управления ресурсами, которые подходят именно вашей организации. Компании часто полагаются на эксель и гугл таблицы для управления ресурсами из-за их доступности. Однако поддержание в актуальном состоянии нескольких электронных таблиц не обеспечивает должного масштабирования и часто становится преградой к оптимальному ресурсному планированию.
Использование ручного, ситуативного подхода к управлению ресурсами требует больших трудозатрат, что приводит к неточным и неактуальным данным, препятствует гибкости организации и создает нереалистичные представления о спросе и доступности ресурсов. Такой подход также не позволяет учесть нюансы, например необходимость внести небольшие изменения в уже внедренное решение или помощь другим командам на менее приоритетных проектах.
В результате, приступая к новой работе, вы можете оказаться позади, даже не подозревая об этом.
10 лучших практик управления ресурсами
1. Сосредоточьтесь на самых дефицитных ресурсах
Часто можно использовать правило 80/20, когда 80% запросов идут на 20% ресурсов. Это те исполнители, которые пользуются большим спросом для выполнения работы.
2. Согласуйте общий подход к определению приоритетов в работе с использованием общих ресурсов
Заранее создайте согласованный процесс скоринга проектов, это облегчит принятие объективных решений.
Отслеживайте незапланированную работу, которая отнимает ресурсный потенциал и создает скрытые задержки.
Помните, что чрезмерная загруженность сотрудников приводит к проблемам с качеством и снижению пропускной способности.
3. Помните, управление ресурсами — это непрерывный процесс
Стоит признать, что конфликты будут возникать, поскольку неожиданные события и изменения неизбежны (и чаще, чем хотелось бы!).
Работайте вместе, чтобы разрешить конфликты ресурсов на основе актуальных и будущих приоритетов.
4. Планируйте работу
Приведите проекты и задачи в соответствие со стратегическими целями, для достижения которых они предназначены.
Используйте автоматизированные процессы везде, где возможно. Это сократит административные расходы.
5. Управление распределением ресурсов
Если ресурсный менеджмент является чем-то новым для вашей компании, в качестве отправной точки используйте управление ресурсами на уровне этапа или проекта. Убедитесь, что решения по управлению ресурсами могут и должны меняться по мере изменения потребностей и задач.
6. Учитывайте рабочее время
Помните, что определенные команды в компании могут с большим нежеланием относиться к учету рабочего времени, поэтому будьте лояльнее, особенно в начале.
Внедрение ресурсного менеджмента проходит легче, если вести учет рабочего времени и управлять ресурсами в одном инструменте.
Используйте фактические данные для оценки эффективности и понимания динамики, это позволит улучшить будущее планирование.
7. Ролевое управление ресурсами
Используйте неименованные ресурсы, основанные на ролях, для долгосрочного планирования или когда конкретный ресурс не известен заранее.
Резервирование именованных ресурсов может быть полезно для среднесрочного планирования и процессов определения приоритетов.
8. Учет внепроектного времени
Убедитесь, что административное время, оплачиваемые отгулы и т. д. учитываются при планировании как в долгосрочной, так и в краткосрочной перспективе.
Не забывайте о непредвиденных проектных работах и предусмотрите механизм учета внепроектного времени.
Осознайте, что будут естественные потери времени на повседневные дела, такие как административные задачи (например, электронная почта, общие собрания и т. д.). Поэтому стоит использовать те инструменты для ресурсного планирования, где предусмотрены учет времени на некоммерческие проекты и отсутствия.
9. Избегайте или ограничивайте многозадачность
Многозадачность звучит эффективно, но часто приводит к снижению производительности. Постарайтесь ограничить количество параллельных задач, и ваши ресурсы будут работать лучше.
10. Поддерживайте продуктивность самых ценных ресурсов
И последнее, но, конечно, не менее важное: заботьтесь о своих ресурсах, потому что текучесть кадров приводит к огромным потерям в производительности/потенциале.
Предлагайте программы обучения и не перегружайте сотрудников, чтобы снизить уровень выгорания.
Что получаем в итоге
Отличное ПО для управления ресурсами и следование этим практикам приведет к оптимизации расходов, повысит точность планирования и прогнозирования, убережет от утечек прибыли и кадрового голода. Ну и, конечно, не оставит шансов хаосу и неразберихе в отчетах и электронных таблицах :)