За последний год мир действительно сильно изменился, но общие правила игры в бизнесе все те же. Работает старая-добрая формула: «Сделай как можно лучше и быстрее, а денег потрать как можно меньше», в ковид-эпоху это только усугубляется.

Поэтому, зачастую принимается вполне стандартное и очевидное решение о том, что надо максимально загрузить команды работой и сосредоточить их на самых приоритетных задачах. Такая тактика хоть и понятна, но губительна, ведь на выходе мы получаем низкую производительность, срывы сроков, снижение качества, увеличение затрат и утечки выручки.

Те компании, которые это осознали, вводят в управленческую парадигму такой элемент как Управление Ресурсами. Под ресурсами здесь имеется в виду самый ценный капитал — команда.

Что делать?

Тут же возникает справедливый вопрос, как улучшить управление ресурсами, если люди уже работают на пределе. Первым шагом к качественному ресурсному планированию является осознание того, что высокий уровень загруженности ресурсов не является показателем хорошего управления ресурсами.

Правильное управление ресурсами — это обеспечение того, чтобы ваши ресурсы работали над проектами, отвечающими стратегическим целям, которые соответствуют их квалификации и где они имеют достаточную пропускную способность.

Компании постоянно перерасходуют людские ресурсы, что ограничивает рост и инновации, потому что без правильного подхода к ресурсному планированию невозможно определить какую задачу необходимо закрывать и когда ресурсы будут доступны.

Преимущества управления ресурсами предприятия

Да, управление ресурсами — сложный процесс, особенно в компаниях с широкой географией и с применением разных методологий работы между департаментами. Независимо от этого, есть три возможности, которые должно включать каждое ПО для управления ресурсами:

Управление загруженностью и спросом: оптимизация использования ресурсов путем определения приоритетности работ с учетом имеющегося ресурсного потенциала.

Утилизация ресурсов: обеспечение наличия необходимых ресурсов для поддержки стратегических целей.

Отслеживание прогресса и времени: убедитесь, что прогресс можно отследить, это особенно ценно при учете рабочего времени. Сравните запланированные трудозатраты с фактическими, чтобы лучше понять, на что действительно тратятся ваши ресурсы.

Использование эффективной системы управления ресурсами, обеспечивающей эти три возможности, позволит вашей организации:

  • Получить реалистичное представление о стоимости и сроках выполнения работ;
  • Управлять запросами на ресурсы и определять их приоритетность;
  • Определить истинную доступность ресурсов;
  • Направлять нужные ресурсы на нужную работу в нужное время;
  • Понять, какие роли и/или наборы навыков необходимо задействовать для выполнения проектов;
  • Расширить и улучшить коммуникацию между ПМО, ресурсными менеджерами и командами;
  • Выявлять проблемы на ранних этапах проекта.
  • Сфокусироваться на проектах, способствующих трансформационным изменениям.

Инструменты управления ресурсами. С чего начать?

Очень важно использовать инструменты управления ресурсами, которые подходят именно вашей организации. Компании часто полагаются на эксель и гугл таблицы для управления ресурсами из-за их доступности. Однако поддержание в актуальном состоянии нескольких электронных таблиц не обеспечивает должного масштабирования и часто становится преградой к оптимальному ресурсному планированию.

Использование ручного, ситуативного подхода к управлению ресурсами требует больших трудозатрат, что приводит к неточным и неактуальным данным, препятствует гибкости организации и создает нереалистичные представления о спросе и доступности ресурсов. Такой подход также не позволяет учесть нюансы, например необходимость внести небольшие изменения в уже внедренное решение или помощь другим командам на менее приоритетных проектах.

В результате, приступая к новой работе, вы можете оказаться позади, даже не подозревая об этом.

10 лучших практик управления ресурсами

1. Сосредоточьтесь на самых дефицитных ресурсах

Часто можно использовать правило 80/20, когда 80% запросов идут на 20% ресурсов. Это те исполнители, которые пользуются большим спросом для выполнения работы.

Бронирование ресурсов в WorkPoint

2. Согласуйте общий подход к определению приоритетов в работе с использованием общих ресурсов

Заранее создайте согласованный процесс скоринга проектов, это облегчит принятие объективных решений.

Отслеживайте незапланированную работу, которая отнимает ресурсный потенциал и создает скрытые задержки.

Помните, что чрезмерная загруженность сотрудников приводит к проблемам с качеством и снижению пропускной способности.

3. Помните, управление ресурсами — это непрерывный процесс

Стоит признать, что конфликты будут возникать, поскольку неожиданные события и изменения неизбежны (и чаще, чем хотелось бы!).

Работайте вместе, чтобы разрешить конфликты ресурсов на основе актуальных и будущих приоритетов.

4. Планируйте работу

Приведите проекты и задачи в соответствие со стратегическими целями, для достижения которых они предназначены.

Используйте автоматизированные процессы везде, где возможно. Это сократит административные расходы.

5. Управление распределением ресурсов

Если ресурсный менеджмент является чем-то новым для вашей компании, в качестве отправной точки используйте управление ресурсами на уровне этапа или проекта. Убедитесь, что решения по управлению ресурсами могут и должны меняться по мере изменения потребностей и задач.

6. Учитывайте рабочее время

Помните, что определенные команды в компании могут с большим нежеланием относиться к учету рабочего времени, поэтому будьте лояльнее, особенно в начале.

Внедрение ресурсного менеджмента проходит легче, если вести учет рабочего времени и управлять ресурсами в одном инструменте.

Таймшит в WorkPoint

Используйте фактические данные для оценки эффективности и понимания динамики, это позволит улучшить будущее планирование.

7. Ролевое управление ресурсами

Используйте неименованные ресурсы, основанные на ролях, для долгосрочного планирования или когда конкретный ресурс не известен заранее.

Универсальные ресусры в WorkPoint

Резервирование именованных ресурсов может быть полезно для среднесрочного планирования и процессов определения приоритетов.

8. Учет внепроектного времени

Убедитесь, что административное время, оплачиваемые отгулы и т.д. учитываются при планировании как в долгосрочной, так и в краткосрочной перспективе.

Не забывайте о непредвиденных проектных работах и предусмотрите механизм учета внепроектного времени.

Осознайте, что будут естественные потери времени на повседневные дела, такие как административные задачи (например, электронная почта, общие собрания и т.д.). Поэтому стоит использовать те инструменты для ресурсного планирования, где предусмотрены учет времени на некоммерческие проекты и отсутствия.

9. Избегайте или ограничивайте многозадачность

Многозадачность звучит эффективно, но часто приводит к снижению производительности. Постарайтесь ограничить количество параллельных задач, и ваши ресурсы будут работать лучше.

10. Поддерживайте продуктивность самых ценных ресурсов

И последнее, но, конечно, не менее важное: заботьтесь о своих ресурсах, потому что текучесть кадров приводит к огромным потерям в производительности/потенциале.

Предлагайте программы обучения и не перегружайте сотрудников, чтобы снизить уровень выгорания.

Что получаем в итоге

Отличное ПО для управления ресурсами и следование этим практикам приведет к оптимизации расходов, повысит точность планирования и прогнозирования, убережет от утечек прибыли и кадрового голода. Ну и, конечно, не оставит шансов хаосу и неразберихе в отчетах и электронных таблицах :)

Попробуйте все возможности Timetta бесплатно