Без людей, материалов и оборудования не обходится ни один проект. В рамках проектного менеджмента существует отдельная подсистема, которая отвечает за рациональное управление ресурсами — всей совокупностью средств, направленных на достижение целей проекта. Группа процессов планирования — это один из ключевых элементов всей подсистемы.
Рассказываем об основных понятиях, связанных с планированием ресурсов проекта. В частности, мы объясняем одно из центральных понятий всего ресурсного планирования, а именно выравнивание ресурсов.
Для чего нужно управлять ресурсами проекта?
Когда организация занимается планированием проекта, то она всегда сталкивается с двумя видами ограничений:
- ограничение по времени;
- ограничение по ресурсам.
Оба вида ограничений связаны между собой генетически. При избытке ресурсов организация может эффективно сжимать сроки проекта. При недостатке ресурсов сроки проекта будут разрастаться. Соответственно, если компания хочет уложиться в сжатые сроки, ей потребуется больше ресурсов. Если компания не хочет или не может инвестировать в ресурсный пул, ей нужно рационально планировать сроки проекта с учетом имеющихся ограничений.
Компания не может расширять свой ресурсный пул бесконечно в силу издержек, связанных с хранением и доставкой материалов, выплатой заработной платы и обслуживанием техники. Именно поэтому в рамках проектного менеджмента выделяют отдельное направление, или подсистему управления ресурсами. Ее цель гарантировать компании поступление в проект нужных ресурсов точно к обозначенному сроку с минимальными издержками.
Давайте посмотрим, к чему приводит неэффективный менеджмент ресурсов:
- снижение производительности труда на уровне проектных команд, подразделений и организации;
- срыв сроков из-за загруженности проектных команд;
- осложнения и неудачи в работе из-за нерациональной организации труда;
- систематические нарушения потока работ;
- диспропорциональное увеличение финансовой нагрузки на отдельные центры затрат.
Снизить издержки помогает рациональное распределение нагрузки между участниками проекта, а также систематический контроль за расходованием ресурсов.
Процессы управления ресурсами распределены по жизненному циклу проекта следующим образом.
| Стадия ЖЦ | Процесс | Описание |
|---|---|---|
| Планирование | Планирование ресурсов | Определение типов и количества необходимых ресурсов. |
| Оценка ресурсов | Расчет трудоемкости, сроков и стоимости на основе потребностей в ресурсах. | |
| Исполнение | Приобретение ресурсов | Обеспечение проекта необходимыми ресурсами (найм, закупки). |
| Распределение ресурсов | Назначение конкретных ресурсов на задачи проекта. | |
| Развитие команды | Повышение компетенций и эффективности взаимодействия. | |
| Управление командой | Мотивация, решение конфликтов, поддержание производительности. | |
| Мониторинг и контроль | Контроль ресурсов | Отслеживание использования ресурсов, выявление отклонений от плана и их корректировка. |
Эффективное распределение и использование ресурсов в проекте — это организованный процесс, в котором участвуют несколько ключевых ролей. Каждая из них отвечает за свой участок работы, обеспечивая проекты нужными специалистами в нужное время и контролируя общую загрузку команд.
Краткий список участников и их обязанностей:
- Менеджер проекта
- Формулирует потребности проекта в ресурсах (роли, компетенции, уровень квалификации).
- Определяет сроки и объем необходимых ресурсов для каждой задачи.
- Ресурсный менеджер
- Подбирает конкретных исполнителей из своей команды под запросы менеджера проекта.
- Контролирует общую загрузку и утилизацию своих сотрудников.
- Балансирует загрузку команды между несколькими проектами.
- Формирует заявки на найм новых сотрудников при нехватке ресурсов.
- HR-менеджер
- Контролирует общую загрузку и утилизацию ресурсов по всей организации.
- На основе сводных данных формирует общий план найма для компании.
Перейдём теперь к обзору основных методов и инструментов работы с ресурсами на каждом из этапов жизненного цикла проекта.
Оценка и планирование ресурсов
Планирование — это важнейший процесс, который значительно увеличивает эффективность всей программы управления ресурсами. Процесс определяет порядок того, как будут оцениваться, приобретаться, управляться и использоваться материальные и человеческие ресурсы во время реализации проекта.
Что говорит PMBOK
Согласно стандарту PMBOK, результатом процесса планирования ресурсов являются два ключевых артефакта:
- устав команды проекта, который определяет ее состав, роли и правила взаимодействия.
- ресурсный план (календарь), который фиксирует, когда и какие ресурсы будут необходимы.
После завершения планирования ресурсов должна быть обновлена вся проектная документация.
Посмотрим на основные инструменты, применяемые при планировании ресурсов.
Ресурсный план
Это документ, который интегрирован с диаграммой Ганта и календарным планом проекта. Если диаграмма Ганта отвечает на вопросы «Что?» и «Когда?» будут выполняться задачи, то ресурсный план добавляет к этому «Кто?» и «Сколько?». Он детализирует, какие конкретно ресурсы (исполнители, оборудование) и в каком объеме требуются для каждой работы, расписанной в календарном плане.
Пример календаря планирования ресурсов в Timetta. Цифры показывает, сколько сотрудник потратит часов в разрезе недель. Зелёные ячейки совпадают с продолжительностью работы проекта.
Ресурсный план позволяет также выполнить первоначальную оценку ресурсов — это важно для определения стоимости проекта.
Календарь бронирования
Этот инструмент определяет доступность каждого ресурса в разрезе времени. Он учитывает рабочие часы сотрудников, их отпуска, графики работы оборудования и т. д. Календарь бронирования накладывается на ресурсный план, позволяя проверить, совпадает ли потребность в ресурсах с их реальной доступностью, и является основой для их реалистичного распределения и выравнивания.
Календарь бронирования в Timetta показывает, на каких проектах сотрудники уже заняты. Красным отмечен перерасход доступного резерва времени.
Планирование материальных и человеческих ресурсов — это два разных процесса, которые требуют отдельных знаний и навыков со стороны ресурсного менеджера. Ниже мы будем рассматривать методы, которые в основном используют для управления человеческом ресурсами.
Ключевые методы управления ресурсами
Для понимания, вокруг чего построено управление ресурсами, важно знать несколько техник.
- Аллокация — выбор и назначение ресурса согласно требованиям проекта. Ресурсный менеджер должен понимать, какими ограничениями, навыками и способностями обладают потенциальные исполнители, чтобы выбрать из них подходящего.
- Выравнивание — изменение расписания проекта с учётом ограничений по ресурсам.
- Сглаживание — изменения графика загрузки ресурсов с учётом ограничений по времени проекта.
- Контроль утилизации — контроль загруженности ресурсов в рамках организации. Показатель утилизация помогает понять, насколько эффективно организация использует доступный персонал: оптимально или нет распределяет задачи между сотрудниками, рационально или нет использует навыки дорогих специалистов и т. д.
- Прогнозирование — распределение исполнителей с учетом будущих проектов, рисков и возможных изменений. У проектных организаций должна оставаться свобода маневра при создании и использовании проектных команд, чтобы предупреждать конфликты и верно расставлять приоритеты при выполнении проектных работ.
Об утилизации персонала у нас есть отдельная большая статья, которая описывает, как этот показатель можно отслеживать и использовать. Далее поговорим немного о выравнивании, поскольку это ключевая техника для повышения эффективности использования ресурсов в рамках одного проекта.
Выравнивание ресурсов
Например, у нас есть работа A и работа B, которые должны быть выполнены за один день. Обе работы может выполнить только один человек в организации. На каждую из работ он должен потратить порядка 8 часов. Выполнить эти работы за один день не получится, так как существуют ограничения по продолжительности рабочего дня. Следовательно работы A и B должны быть выполнены следом друг за другом, чтобы можно было уложиться в существующие ограничения.
Мы привели самый просто пример выравнивания ресурсов, когда меняется порядок выполнения работ. Цель выравнивания — составить расписание, исключающее превышение доступной ёмкости ресурса. В нашем примере исполнитель должен работать в сутки по 8 часов, а не по 16, что и привело к пересмотру расписания проекта.
Для того чтобы выровнять ресурсы, используют следующие методы:
| Метод | Когда применяется | Преимущества | Недостатки / Риски |
|---|---|---|---|
| Сдвиг некритических задач | Ресурс перегружен, но у одной из конфликтующих задач есть запас времени. | Не влияет на общий срок проекта. Наиболее простой и часто используемый метод. | Ограничен резервом времени некритических задач. Если резерв исчерпан, метод неприменим. |
| Разделение задачи | Для длительной задачи, не требующей непрерывного выполнения. | Позволяет выполнить срочные задачи, не теряя фокус проекта. | Снижение эффективности из-за постоянного переключения контекста. Увеличивает общую длительность задачи. |
| Увеличение продолжительности задач | Есть гибкость в сроках выполнения конкретной задачи, но нет резерва для ее полного сдвига. | Снижает пиковую нагрузку, делает график более равномерным и реалистичным. | Увеличивает общую длительность проекта, если задача находится на критическом пути. |
| Привлечение дополнительных ресурсов | Перегружены задачи на критическом пути, их сдвиг недопустим. Бюджет позволяет. | Позволяет сохранить или даже сократить сроки проекта. | Прямое увеличение затрат. Время на поиск и координацию новых участников. |
| Изменение содержания проекта | Все другие методы исчерпаны или неприменимы. Сроки и бюджет жестко фиксированы. | Позволяет быстро решить проблему с перегрузкой ресурсов. | Влияет на результат. Риск неудовлетворенности заказчика. |
Методы следует применять последовательно, начиная с наименее затратных (сверху вниз таблицы). Первым делом всегда пытаться использовать резерв времени некритических задач, так как это единственный метод, который не удлиняет проект и не увеличивает его стоимость.
Техника выравнивания тесно связано с методом критического пути. Между работами проекта есть логические взаимосвязи. Например, работу С можно выполнить только после того, как будут выполнены работы A и B. Изменяя сроки выполнения этих работ, мы тем самым сдвигаем время начала работы C. При выравнивании нужно учитывать взаимосвязи между ключевыми работами проекта. Для этого и используют метод критического пути. Он позволяет выделить те работы, от которых зависят предельные сроки завершения всего проекта. Именно на выполнение работ, лежащих на критическом пути, организация должна потратить основные ресурсы.
Заключение
Мы рассмотрели, из каких элементов состоит подсистема управления ресурсами, а также с какими этапами жизненного цикла связаны ее процессы. Важнейшим процессом является планирование, которое опирается на четыре техники: аллокация, выравнивание, учет утилизации и прогнозирование. Метод выравнивания ресурсов тесно связан с методом критического пути и используется для корректировки расписаний проекта.
