Без людей, материалов и оборудования не обходится ни один проект. В рамках проектного менеджмента существует отдельная подсистема, которая отвечает за рациональное управление ресурсами — всей совокупностью средств, направленных на достижение целей проекта. Группа процессов планирования — это один из ключевых элементов всей подсистемы.
Рассказываем об основных понятиях, связанных с планированием ресурсов проекта. В частности, мы объясняем одно из центральных понятий всего ресурсного планирования, а именно выравнивание ресурсов.
Когда организация занимается планированием проекта, то она всегда сталкивается с двумя видами ограничений:
- ограничение по времени;
- ограничение по ресурсам.
Оба вида ограничений связаны между собой генетически. При избытке ресурсов организация может эффективно сжимать сроки проекта. При недостатке ресурсов сроки проекта будут разрастаться. Соответственно, если компания хочет уложиться в сжатые сроки, ей потребуется больше ресурсов. Если компания не хочет или не может инвестировать в ресурсный пул, ей нужно рационально планировать сроки проекта с учетом имеющихся ограничений.
Компания не может расширять свой ресурсный пул бесконечно в силу издержек, связанных с хранением и доставкой материалов, выплатой заработной платы и обслуживанием техники. Именно поэтому в рамках проектного менеджмента выделяют отдельную подсистему управления ресурсами. Ее цель гарантировать компании поступление в проект нужных ресурсов точно к обозначенному сроку с минимальными издержками.
Давайте посмотрим, что ведет к появлению издержек при неэффективном ресурсном менеджменте:
- снижение производительности труда на уровне проектных команд, подразделений и организации;
- срыв сроков из-за загруженности проектных команд;
- осложнения и неудачи в работе из-за нерациональной организации труда;
- систематические нарушения потока работ;
- диспропорциональное увеличение финансовой нагрузки на отдельные центры затрат.
Снизить издержки помогает рациональное распределение нагрузки между участниками проекта, а также систематического контроля за расходованием ресурсов.
Процессы управления ресурсами распределены по жизненному циклу проекта следующим образом.
Группа процессов планирования:
- Планирование ресурсов
- Оценка ресурсов
Группа процессов исполнения:
- Приобретение ресурсов
- Распределение ресурсов
- Развитие проектной команды
- Управление проектной командой
Группа процессов мониторинга и контроля:
Планирование — это важнейший процесс, который значительно увеличивает эффективность всей программы управления ресурсами. Это процесс определяет порядок того, как будут оцениваться, приобретаться, управляться и использоваться материальные и человеческие ресурсы во время реализации проекта.
Согласно PMBOK выходом из процесса планирования ресурсов является два артефакта: устав команды проекта и ресурсный план (или ресурсный календарь). Кроме того, PMBOK подчеркивает, что после завершения планирования должна быть обновлена вся проектная документация.
Планирование материальных и человеческих ресурсов — это два разных процесса, которые требуют отдельных знаний и навыков со стороны ресурсного менеджера. Ниже мы будем рассматривать методы, которые в основном используют для управления человеческом ресурсами.
Для понимания, вокруг чего построено управление ресурсами, важно знать несколько техник.
- Аллокация — выбор и назначение ресурса согласно требованиям проекта. Ресурсный менеджер должен понимать, какими ограничениями, навыками и способностями обладают потенциальные исполнители, чтобы выбрать из них подходящего.
- Выравнивание — равномерное распределение нагрузки между исполнителями с учетом временных ограничений проекта.
- Утилизация — показатель занятности ресурсов в рамках всей организации, которая ими располагает. Показатель утилизация важно отслеживать, чтобы понимать, насколько в целом по организации эффективно работают люди: оптимально ли они загружены задачами, использует ли организация все способности сотрудников и т. д.
- Прогнозирование — распределение исполнителей с учетом будущих проектов, рисков и возможных изменений. У проектных организаций должна оставаться свобода маневра при создании и использовании проектных команд, чтобы предупреждать конфликты и верно расставлять приоритеты при выполнении проектных работ.
Об утилизации персонала у нас есть отдельная большая статья, которая описывает, как этот показатель можно отслеживать и использовать. В этой же статье мы поговорим немного о выравнивании, поскольку это ключевая техника для повышения эффективности использования ресурсов в рамках одного проекта.
Например, у нас есть работа A и работа B, которые должны быть выполнены за один день. Обе работы может выполнить только один человек в организации. На каждую из работ он должен потратить порядка 8 часов. Выполнить эти работы за один день не получится, так как существуют ограничения по продолжительности рабочего дня. Следовательно работы A и B должны быть выполнены следом друг за другом, чтобы можно было уложиться в существующие ограничения.
Мы привели самый просто пример выравнивания ресурсов, когда меняется порядок выполнения работ. Для того чтобы выровнять ресурсы, используют следующие методы:
- отложить начало работ на более поздний срок;
- перенести выполнение работ на более ранние сроки;
- увеличить плановые сроки выполнения отдельных задач;
- полностью убрать некоторые задачи из проекта;
- выделить дополнительные ресурсы;
- разделить задачи на более мелкие.
Техника выравнивания тесно связано с методом критического пути. Между работами проекта есть логические взаимосвязи. Например, работу С можно выполнить только после того, как будут выполнены работы A и B. Изменяя сроки выполнения этих работ, мы тем самым сдвигаем время начала работы C. При выравнивании нужно учитывать взаимосвязи между задачами, но для начала их нужно выстроить. Для этого и используют метод критического пути. Он позволяет создать расписание проекта с учетом критических взаимосвязей между задачами. В дальнейшем сроки, порядок выполнения работ будут оптимизированы под те ресурсы, которыми реально располагает организация.
Мы рассмотрели, из каких элементов состоит подсистема управления ресурсами, а также с какими этапами жизненного цикла связаны ее процессы. Важнейшим процессом является планирование, которое опирается на четыре техники: аллокация, выравнивание, учет утилизации и прогнозирование. Метод выравнивания ресурсов тесно связан с методом критического пути и используется для корректировки расписаний проекта.