Методы расчета утилизации персонала

Введение

Если вы работаете на компанию в сфере консалтинга, аудита, ИТ-интеграции или оказания иных услуг, то знаете, что показатель утилизации персонала критически важен для экономической эффективности бизнеса и составляют основу для мотивации.

На западных рынках управление утилизацией лежит в основе управления бизнесом в секторе услуг, а показатели утилизации включаются в ежегодные отчеты.

Тем не менее учет рабочего времени и расчет утилизации представляет собой непростую задачу с которой справляются не все компании.

Постараемся ответить на вопросы:

1. Что такое утилизация?
2. Для чего применяются показатели утилизации?
3. Какие используются виды утилизации?
4. Как рассчитать доступное время?
5. Как рассчитать утилизацию?
6. Какое значение утилизации считать правильным?

Что такое утилизация

Термин «Утилизация» распространен, но не всем нравится. Часто используются термины «Эффективная загрузка», «Полезное использование» и так далее.

В простом понимании утилизация — это мера эффективности труда. Исчисляется как отношение полезного времени (числитель) к доступному времени (знаменатель).

Почему утилизация так важна? Все просто — до 75% расходов в секторе услуг приходится на заработную плату. Снижение утилизации означает рост издержек или себестоимости, если бизнес продает услуги.

Для чего применяются показатели утилизации

Применение зависит от типа бизнеса, рассмотрим по порядку распространённости:

1. Управление кадровой политикой. Должны быть пороговые значения утилизации, после которых любо запрещен наем новых сотрудников — для текущих сотрудников работы нет, или наоборот, есть перегруз и нужно срочно нанимать персонал.
2. Мотивация персонала. Применяется для сотрудников и линейных руководителей — и сам сотрудник и его руководитель должны стремиться к сокращению издержек.
3. Управление экономикой. В частности, для расчета себестоимости часа и дальнейшего определения стоимости услуг.
4. Управление персоналом. Высокая утилизация длительное время означает выгорание сотрудников, а слишком низкая заставляет «расслабляться» и терять рабочий темп.

Какие используются виды утилизации

Чаще всего рассчитывают три вида утилизации. Некоторые компании применяют только один вид, другие сразу три.

Базовая или утилизация ресурсов

Утилизация ресурсов — это отношение полезных трудозатрат к доступным трудозатратам.

Полезные трудозатраты — это работа на внешних и внутренних проектах. Полезные задачи не включают административные работы, простой, обучение сотрудников и так далее.

Утилизация ресурсов — самая простая для понимания и расчета, чаще применяется компаниями, учитывающими рабочее время, но не продающими время напрямую. Например, управляющими компаниями, банками и так далее. С помощью контроля утилизации ресурсов менеджеры сокращают операционные расходы, выявляют и поощряют эффективных сотрудников.

Коммерческая или оплачиваемая утилизация

Коммерческая утилизация точнее определяет полезное время — это трудозатраты, которые оплачиваются клиентом. Иногда в коммерческую утилизацию включают также внутренние инвестиционные проекты. Коммерческая утилизация ниже, чем утилизация ресурсов.

Коммерческую утилизацию сложнее посчитать, т.к. работы даже на одном проекте могут оплачиваться, а могут не оплачиваться. Коммерческая утилизация применяется в бизнесе, продающих услуги напрямую — консалтинговом, аудиторском и так далее.

Оплаченная утилизация

Оплаченная утилизация еще больше сужает понимание полезного времени — это работы, по которым компания получила выручку, т.е. «пришли деньги».

Применяется компаниями, в которых значимая часть работ, выставляемых к оплате может быть не оплачена. Например, акты выставлены, но клиент не принял работы или добился снижения объема оплачиваемых работ.

Как рассчитать доступное время

Итак, с числителем — полезным временем, разобрались. Теперь разберемся со знаменателем.

Расчет доступного времени — это дискуссионный вопрос, и встречаются различные способы. Посмотрим на варианты расчёта доступного времени за 1 год от самого грубого до самого детального:

1. Доступное время принимают за константу, например, равную 2 080 часам (40 часов в неделю на 52 недели). Грубый способ, применяется на производстве в крупных компаниях для сравнения показателей по разным регионам и дивизионам.
2. Согласно производственному календарю региона, за вычетом официальных выходных. Например, за 2017 год в РФ это 1 973 часа.
3. Согласно индивидуальным расписаниям рабочего времени компаний или сотрудников. Этот подход позволит для каждого сотрудника или подразделения определить график работы. Например, если у вас есть сотрудник на полставки, то его доступное время 986,5 часов.
4. Аналогично пункту 3, но за вычетом отсутствий — болезней, отпусков и так далее.
5. При почасовой оплате можно считать доступным все время, которое оплачивается сотруднику и списанное в таймшиты.

В зависимости от управленческого уровнях в одной компании могут применятся разные подходы для расчёта доступного времени. В России чаще встречается 3 и 4 варианты, но 5-ый, с почасовой оплатой, набирает популярность в высокотехнологичных компаниях.

Как рассчитать утилизацию

Как уже разобрались нужно два значения: числитель — полезное время, и знаменатель — доступное время.

Для получения значений необходимо учитывать рабочее время.

Классический способ — таймшиты:

1. Важно иметь лаконичный, но детальный способ учета. Трудозатраты еще нужно согласовывать и анализировать. Заполнив на неделю строки, т.е. выполняемые работы, пользователю остается только указать затраченное время по дням.
2. Все задачи должны иметь признак — оплачивается или нет (полезное время или не полезное).
3. Важно вести расписания рабочего времени сотрудников, которые потребуются для расчета доступного времени и для контроля бизнес-правил списания.
4. Для достоверности сведений требуется организовать согласование.

Например, мы рассчитываем коммерческую утилизацию для сотрудника за март 2017 года.

Расчет:

• По производственному календарю: норма 175 часов.
• Полезное время: 124 часа.
• Утилизация: 71%.

Учитывать рабочее время и рассчитывать утилизацию по всем сотрудникам без автоматизации достаточно сложно. На помощь приходят решения класса Professional Services Automation, такие как WorkPoint.

Какое значение утилизации считать правильным

Целевые значения утилизации могут сильно различаться для сегментов бизнеса.

Рекомендуется для категорий квалификации (грейдов) устанавливать отдельные нормы. Например, ИТ-интегратор, выделены 6 грейдов:

В общем случае правило простое — утилизация должна быть максимальной, но в зоне комфорта трудолюбивых сотрудников. И тут затрагивается важная составляющая утилизации — ее влияние на управление персоналом.

---

WorkPoint — решение для учета рабочего времени и контроля утилизации.