Если вы работаете на компанию в сфере консалтинга, аудита, ИТ-интеграции или оказания иных услуг, то знаете, что показатель утилизации персонала критически важен для экономической эффективности бизнеса и составляют основу для мотивации.
На западных рынках управление утилизацией лежит в основе управления бизнесом в секторе услуг, а показатели утилизации включаются в ежегодные отчеты.
Тем не менее учет рабочего времени и расчет утилизации представляет собой непростую задачу с которой справляются не все компании.
Постараемся ответить на вопросы:
Термин «Утилизация» распространен, но не всем нравится. Часто используются термины «Эффективная загрузка», «Полезное использование» и так далее.
В простом понимании утилизация — это мера эффективности труда. Исчисляется как отношение полезного времени (числитель) к доступному времени (знаменатель).
Почему утилизация так важна? Все просто — до 75% расходов в секторе услуг приходится на заработную плату. Снижение утилизации означает рост издержек или себестоимости, если бизнес продает услуги.
Применение зависит от типа бизнеса, рассмотрим по порядку распространённости:
Чаще всего рассчитывают три вида утилизации. Некоторые компании применяют только один вид, другие сразу три.
Утилизация ресурсов — это отношение полезных трудозатрат к доступным трудозатратам.
Полезные трудозатраты — это работа на внешних и внутренних проектах. Полезные задачи не включают административные работы, простой, обучение сотрудников и так далее.
Утилизация ресурсов — самая простая для понимания и расчета, чаще применяется компаниями, учитывающими рабочее время, но не продающими время напрямую. Например, управляющими компаниями, банками и так далее. С помощью контроля утилизации ресурсов менеджеры сокращают операционные расходы, выявляют и поощряют эффективных сотрудников.
Коммерческая утилизация точнее определяет полезное время — это трудозатраты, которые оплачиваются клиентом. Иногда в коммерческую утилизацию включают также внутренние инвестиционные проекты. Коммерческая утилизация ниже, чем утилизация ресурсов.
Коммерческую утилизацию сложнее посчитать, т.к. работы даже на одном проекте могут оплачиваться, а могут не оплачиваться. Коммерческая утилизация применяется в бизнесе, продающих услуги напрямую — консалтинговом, аудиторском и так далее.
Оплаченная утилизация еще больше сужает понимание полезного времени — это работы, по которым компания получила выручку, т.е. «пришли деньги».
Применяется компаниями, в которых значимая часть работ, выставляемых к оплате может быть не оплачена. Например, акты выставлены, но клиент не принял работы или добился снижения объема оплачиваемых работ.
Итак, с числителем — полезным временем, разобрались. Теперь разберемся со знаменателем.
Расчет доступного времени — это дискуссионный вопрос, и встречаются различные способы. Посмотрим на варианты расчёта доступного времени за 1 год от самого грубого до самого детального:
В зависимости от управленческого уровнях в одной компании могут применятся разные подходы для расчёта доступного времени. В России чаще встречается 3 и 4 варианты, но 5-ый, с почасовой оплатой, набирает популярность в высокотехнологичных компаниях.
Как уже разобрались нужно два значения: числитель — полезное время, и знаменатель — доступное время.
Для получения значений необходимо учитывать рабочее время.
Классический способ — таймшиты:
Например, мы рассчитываем коммерческую утилизацию для сотрудника за март 2017 года.
Проект, Отсутствие | Трудозатраты |
---|---|
Коммерческие проекты (оплачиваемые клиентами) | 124 часов. |
Непроектные задачи (совещания, планирование рабочего времени, отчетность и тому подобное). | 30 часов. |
Простой | 19 часов. |
Отсутствия (отгул на 2 дня) | 16 часов. |
Итого | 189 часов. |
Расчет:
Учитывать рабочее время и рассчитывать утилизацию по всем сотрудникам без автоматизации достаточно сложно. На помощь приходят решения класса Professional Services Automation, такие как Timetta.
Целевые значения утилизации могут сильно различаться для сегментов бизнеса.
Рекомендуется для категорий квалификации (грейдов) устанавливать отдельные нормы. Например, ИТ-интегратор, выделены 6 грейдов:
Грейд | Норма | Замечание |
---|---|---|
1 — стажер | 50% | Сотрудник учится |
2 — младший специалист | 75% | Основной ресурс, максимум на выработку |
3 — специалист | 75% | Основной ресурс, максимум на выработку |
4 — ведущий специалист, менеджер проекта | 65% | Сотрудник часть времени тратит на передачу опыта, развитие внутренних технологий |
5 — линейный менеджер, ведущий руководитель проектов | 40% | Сотрудник большую часть времени тратит на управление, но не теряет навыков и тоже приносит доход |
В общем случае правило простое — утилизация должна быть максимальной, но в зоне комфорта трудолюбивых сотрудников. И тут затрагивается важная составляющая утилизации — ее влияние на управление персоналом.
Timetta — решение для учета рабочего времени и контроля утилизации.