Сотрудники — это основной ресурс в консалтинге и бизнесе профессиональных услуг. А доступность ресурсов определяет возможность компаний оказывать услуги и извлекать прибыль. В этой статье разберем четыре шага на пути к разумному планированию загрузки ресурсов.
Зачем нужно ресурсное планирование?
Ресурсное планирование решает три задачи:
- Оптимизирует распределение ресурсов между проектами, обеспечивает максимально плотную «полезную» загрузку ресурсов.
- Позволяет своевременно выявлять и предотвращать конфликты за ресурсы при совместном использовании.
- Обеспечивает возможность долгосрочной оценки потребности в ресурсах.
Часто в основе ресурсного планирования часто лежат устаревшие процессы и инфраструктура, а планирование загрузки сотрудников осуществляются примитивными инструментами, например, с помощью электронной почты и таблиц в Excel. Из-за этого информация о планируемой загрузке сотрудников не попадает во время в отчеты для менеджмента компании. Это накладывает ограничения на использование доступных ресурсов — загрузка становится не плотной, возникают конфликты за ресурсы, а долгосрочную потребность в ресурсах невозможно оценить. Все это снижает в конечном итоге утилизацию сотрудников.
Как управлять загрузкой ресурсов так, чтобы утилизация росла, а вместе с ней росла и прибыль компании?
Шаг № 1: Прайсинг проектов на основе ролей
Многие проекты обречены на провал с самого начала, что делает их первоначальное планирование в ролях еще более важным. Планирование в ролях предполагает использование не реальных людей, а сущностей с определенным атрибутами (себестоимость, навыки, специализация и проч.). Ведь лучше выявить все огрехи в планировании до того, как на проекте начнут работать реальные люди.
После получения от клиента требований проджект менеджер начинает планирование проекта. Оцениваются необходимые роли для реализации проекта, формируются этапы и ресурсный план. Рассчитывается выручка и прямые затраты по проекту.
Руководитель проектов формирует ресурсный план для того, чтобы:
- Оценить потребность проекта в ресурсах;
- Спрогнозировать затраты на себестоимость труда по проекту;
- Зафиксировать плановые трудозатраты для последующего план-фактного анализа.
Чтобы не проделывать лишнюю работу, важно на первоначальном этапе спланировать проект именно в ролях, а уже после согласования основных параметров проекта искать подходящие ресурсы.
За подбор подходящих ресурсов может отвечать как ресурсный менеджер, так и менеджеры проектов. Это зависит от принятого в компании подхода к аллокации и бронированию ресурсов.
Шаг № 2: Выбрать подход к аллокации и бронированию ресурсов
Аллокация ресурсов — это процесс подбора и назначения исполнителей на проект.
Бронирование ресурсов — это процесс закрепления определенной емкости сотрудника под проект на определенный промежуток времени.
С точки зрения организации процесса аллокации и бронирования ресурсов есть два подхода: централизованный и децентрализованный.
Централизованный подход более формальный и строгий. Как правило, такой подход используется в крупных компаниях (от 200 человек). Сотрудники объединяются в ресурсные пулы, которыми управляют ресурсные менеджеры. В некоторых случаях, централизованный подход позволяет снизить вероятность ошибок. При централизованном подходе возрастает значение ресурсного менеджера и высока вероятность, что именно ресурсный менеджер станет «бутылочным горлышком» во всем процессе.
Децентрализованный подход более гибкий и позволяет быстрее реагировать на изменения. Децентрализованный подход предполагает развитые коммуникации внутри команды и между менеджерами проектов. Ресурсный менеджер (если он есть) при децентрализованном подходе выполняет роль арбитра и занимается решением конфликтов за ресурсы.
Подробнее о подходах реализованных в Timetta можно почитать в статье «Концепция ресурсного планирования».
Шаг № 3: Выделить менеджера для управления ресурсами или развивать внутренние коммуникации
Как правило, менеджер ответственный за ресурсное планирование владеет всеми необходимыми знаниями о компетенциях и навыках сотрудников. Его основная задача — следить за тем, чтобы у сотрудников из ресурсного пула не возникало простоев и переработок. Для этого он выделяет сотрудников из своего ресурсного пула на проекты по запросам от менеджеров проектов и следит за тем, чтобы не возникало конфликтов между менеджерами проектов по поводу ресурсов. Часто крупные компании выделяют несколько ресурсных пулов с определенной специализацией или в разных географических регионах.
Для компаний с децентрализованной моделью аллокации и бронирования ресурсов важно регулярно проводить «ресурсные встречи», где менеджеры проектов обсуждают потребность в ресурсах и договариваются о более плотной «полезной» загрузке сотрудников. Кроме этого, любая потребность в ресурсах обсуждается между менеджерами проекта с помощью привычных инструментов коммуникации без лишней бюрократии.
В обоих случаях потребуется программное решение, где будет сведена ключевая информация о текущей загрузке ресурсов на проектах и будут доступны данные об их свободной емкости.
Шаг № 4: Использовать программные решения с единой управленческой моделью
Слишком часто информация необходимая для принятия решений о ресурсах хранится в разрозненных информационных системах. Планирование проектов — в одном инструменте, учет рабочего времени — в другом, управление экономикой и финансами — в третьем, а коммуникация между сотрудниками по поводу проектов — в целом ряде других систем. Большинство этих систем были разработаны для повышения эффективности работы, но сегодня они имеют обратный эффект, поскольку работники тратят значительное время на переключение между ними и часто данные в этих систем не консистентные.
Чтобы избежать потери эффективности при работе важно использовать программные продукты, где в единой среде реализованы ключевые процессы связанные с экономикой проектов:
Возможности Timetta
Благодаря единой управленческой модели команды легче мобилизуются, информация собирается централизованно, а процессы протекают более естественно и эффективно.
Кроме того, когда у компании есть единый источник правды, весь пул ресурсов находится в поле зрения. Менеджеры проектов и ресурсные менеджеры оперативно получают сведения о загрузке и доступной емкости сотрудников. Это позволяет принимать правильные управленческие решения, что и приводит в конечном итоге к повышению утилизации и прибыли компании.