Битрикс24 — популярная на российском рынке платформа для автоматизации бизнеса. С помощью Битикс24 можно управлять большим количеством бизнес-процессов от продаж до складского учета.
Мы рассмотрим, как устроено управление проектами в Битрикс24. Какие у системы есть достоинства и недостатки относительно сегмента профессиональных услуг и проектно-ориентированного бизнеса. В сравнительной таблицах мы приводим данные Timetta, чтобы показать преимущества решения, которое ориентирована именно на указанный рыночный сегмент professional services. .
Краткий обзор Битрикс24
Битрикс24 — онлайн-сервис для автоматизации бизнеса. Изначально Битрикс24 разрабатывался как корпоративный портал с чатом, хранилищем документов и функциями по управлению задачами, но сейчас платформа скорее тяготеет к сегменту CRM-систем. Однако Битрикс24 способен автоматизировать не только продажи, но и смежные группы процессов.
Многие компании, особенно в B2B-сегменте, зарабатывают на реализации проектов. В этом случае контролировать продажи и реализацию услуг в одной системе — довольно логичное решение с точки зрения аккаунтинга клиента. В этом случае компания может вести клиента от этапа первого контакта до сдачи работ, храня все данные в одном месте.
У Битрикс24 есть одно важное преимущество. На российском рынке не так много отечественных CRM-систем, и Битрикс24, вероятно, одна их самых популярных из них. В результате легко найти специалистов или даже целые компании, которые занимаются внедрением и поддержкой этого продукта. Также для Битрикс24 разработано немало приложений, которые можно скачать с внутреннего маркетплейса.
Перечисленные преимущества делают Битрикс24 одним из возможных решений для автоматизации консалтинга, аудита, продажи ИТ-услуг и других направлений бизнеса, которые принято объединять в сегмент профессиональных услуг. Вместе с тем Битрик24 не является универсальным решением именно для этого сегмента. Разберемся, почему это так.
Учет рабочего времени в Битрикс24
Учет рабочего времени — это основа прозрачной системы по контролю себестоимости проектов в секторе профессиональных услуг.
Основные затраты, которые несут, например, консалтинговые компании при реализации проектов, связаны с оплатой труда специалистов. Проекты могут быть растянуты на несколько месяцев. За это время планы, состав работ и бюджет проекта могут измениться. Для контроля себестоимости проекта используют почасовую ставку оплаты труда исполнителей, которую умножают на количество часов, запланированных на реализацию работ.
Система управления проектами для сектора профессиональных услуг должна не просто учитывать рабочее время, а использовать полученные учетные данные для контроля себестоимости проектов. С этим у Битрикса24 определенные проблемы.
|
Timetta |
Битрикс24 |
| Таймшиты |
+ |
– |
| Правила автоматической валидации таймшитов |
+ |
– |
| Воркфлоу для согласования таймшитов |
+ |
– |
| Указание себестоимости сотрудника |
+ |
– |
| История изменений почасовой ставки сотрудника |
+ |
– |
| Оценка себестоимости проекта |
+ |
– |
| Мультивалютность для тарифных ставок |
+ |
– |
| Разграничение оплачиваемых и неоплачиваемых часов |
+ |
– |
| Управление рабочими расписаниями |
+ |
+ |
| Сравнение плановых и фактически отработанных часов/план-факт |
+ |
– |
| Учет времени по проектам |
+ |
– |
| Учет отсутствий |
+ |
+ |
Основной недостаток учета времени в Битрикс24 в том, что система не связывает отработанные часы с конкретным проектом и не позволяет задать почасовую ставку труда. Учет времени в Битрикс24 направлен скорее на контроль сотрудников отдела продаж, чем на управление командой проекта. В Timetta ситуация обратная: в ней нет функций CRM, зато предельно развиты функции по учету времени.
Управление ресурсами в Битрикс24
Здесь ситуация чуть лучше, чем с управлением затратами. При желании в Битрикс24 можно настроить некоторые отчеты для управления ресурсами. Система поддерживает бронирование ресурсов и создание ресурсных календарей, однако этого недостаточно для проектно-ориентированных компаний.
|
Timetta |
Битрикс24 |
| Бронирование ресурсов |
+ |
+ |
| Оценка затрат ресурсов |
+ |
– |
| Реестр сотрудников |
+ |
+ |
| Воркфлоу для управления процессом назначения ресурсов |
+ |
– |
| Заявки на ресурсы |
+ |
– |
| Анализ утилизации сотрудников |
+ |
– |
| Отчеты и аналитика |
+ |
+ |
В Битрикс24 практически нет процессов назначения и планирования ресурсов. Так, система не позволяет планировать проект по ролям, не указывая конкретных исполнителей. Нет процесса назначения ресурсов, а календарь не позволяет выявлять ресурсных конфликтов. Битрикс24 так же не показывает процент утилизации сотрудников — ключевой метрики для оценки эффективности консалтинговых компаний.
При желании перечисленные функции и процессы можно настроить, но это увеличивает стоимость внедрения и владения продуктом. В Timetta все функции по управлению ресурсами доступны изначально и связаны с общей методологией управления проектами, которая заложена в систему.
Управление финансами в Битрикс24
В Битрикс24 можно выставлять счета клиентам, однако кроме этого «коробочная» версия системы больше ничего предложить не может.
|
Timetta |
Битрикс24 |
| P& L/Отчет о прибылях и убытках |
+ |
– |
| Контроль себестоимости проекта |
+ |
– |
| Процесс согласования планового бюджета проекта |
+ |
– |
| Прогноз стоимости завершения проекта |
+ |
– |
| Ручное добавление строчек затрат |
+ |
– |
| Календарь оплаты/Планирование денежных потоков |
+ |
– |
| Оценка рентабельности |
+ |
|
| Биллинг/Инвойсинг |
+ |
+/– |
| Просмотр статусов оплаты счетов |
+ |
– |
| Проводки/Закрытие учетного периода |
+ |
+/– |
| Учет выручки по проектам |
+ |
– |
| Оборотный капитал |
+ |
– |
Ради справедливости стоить сказать о различных приложениях, которые расширяют функциональность Битрикс24. Например, приложения «Финансовый и управленческий учет», «Конструктор документов» и «Статистика компании». Реализовать с их помощью тот же почасовой биллинг теоретически возможно, но насколько это будет эффективно — отдельный вопрос. Все-таки продукт разрабатывался не для управленческого учета и поддержки финансовых операций в рамках проектной работы.
Управление проектами в Битрикс24
В области управления проектами Битрикс24 себя неплохо показывает. Тут есть и диаграмма Ганта, и возможность назначать задачи исполнителям, и доска канбан. Не хватает только процессов управления жизненным циклом проекта.
|
Timetta |
Битрикс24 |
| Возможность объединять проекты в программы |
+ |
– |
| Группировка проектов по клиентам |
+ |
– |
| Управление ЖЦ проекта + |
– |
|
| Вехи проекта |
+ |
– |
| Диаграмма Ганта |
+ |
+ |
| Планирование работ проекта |
+ |
+ |
| Декомпозиция работ на отдельные задачи |
Скоро |
+ |
| Отслеживание хода реализации проекта |
+ |
+ |
| Календарь задач |
– |
+ |
| Шаблоны проектов |
+ |
– |
| Канбан |
– |
+ |
| Общая папка для хранения проектной документации |
– |
+ |
В Timetta ситуация чуть хуже, однако система развивается: уже готовы воркфлоу для управления процессами, в ближайших релизах будут добавлены некоторые функции по управлению задачами.
Заключение
В базовой комплектации Битрикс24 можно с очень большой натяжкой назвать системой для управления проектами. Тем более эта система не подходит компаниям, которые зарабатывают не реализации проектов — слишком мало функций для управления проектной экономикой. Ситуацию могут исправить приложения из маркетплейса Битрикса24, но при отсутствии единой методологии управления проектами их эффективность наверняка будет оставаться низкой.
Достоинства Битрикс24
- Недорогая CRM для сегмента профессиональных услуг
- Доступна бесплатная версия
- Много приложений в маркетплейсе, которые расширяют функциональные возможности продукта
- Большое количество специалистов по внедрению продукта
- Можно использовать для управления проектными командами
- Приятный глазу интерфейс
Недостатки Битрик24
- Недостаток основных инструментов управленческого учета в «коробочной» версии продукта
- Большое количество несвязанных друг с другом приложений разного качества едва ли составят конкуренцию полноценным продуктам для управления проектной организацией
- Отсутствие единой методологии управления проектами: пользователям самим придется вырабатывать подход к формирования проектной экономики и управления потоком работ
- Относительно высокая стоимость внедрения продукта при его доработке под потребности, которые не покрывает стандартный набор функций
В целом Битрикс24 лучше подходит для автоматизации продаж, чем для управленческого учета и финансового контроля проектов., Для этого лучше использовать специализированные решения, такие как Timetta. Попробуйте бесплатную демоверсию, чтобы убедиться в этом самостоятельно.