Непредвиденный резерв — новая функция Timetta для управления рисками. Она даёт менеджеру больше свободы во время реализации проекта, но только в заранее очерченных рамках.
В статье разберём, как управлять непредвиденным резервом и контролировать процесс.
Управление непредвиденными затратами как стратегия управления рисками
Адаму Смиту принадлежит фраза: «Норма прибыли повышается вместе с риском». Для предпринимателя это значит, что высокая прибыль невозможна без умения справляться с неопределенностью. Компания, которая хочет много зарабатывать, должна уметь справляться с рисками.
Одним из способов управления рисками является создание финансового резерва, который позволяет компенсировать возможные потери без потери рентабельности предприятия. В нашем случае это проект.
Компания на этапе оценки проекта может заложить в бюджет непредвиденные расходы, которые оплачивает заказчик. Далее возможны два сценария:
- Если риски сыграют и весь резерв будет израсходован — компания ничего не потеряет.
- Если риски не сыграют и резерв не будет израсходован — компания заработает.
Компания также может повысить мотивацию и вовлеченность руководителя проекта, назначив вознаграждение в зависимости от неистраченного резерва.
Посмотрим, что предлагает Timetta для управления непредвиденными расходами.
Как связать непредвиденные затраты с риском
В Timetta для каждого проекта можно завести список рисков.
Убедитесь, что в настройках представления проекта включена вкладка «Риски». Не у всех пользователей могут быть права на просмотр вкладки.
У каждого риска есть отдельная карточка, в которой можно включить начисление затрат.
После включения опции «Начислять» появятся поля для внесения параметров затрат.
Затраты всегда начисляются на учётную статью. В примере мы для удобства создали в справочнике новую статью с названием «Непредвиденный резерв».
Есть разные методы расчёта затрат:
- Фиксированный — начисляем определённую сумму с выбранной периодичностью или разово на конец проекта.
- Процентный — начисляем процент от расчётной базы. Таким образом удобно закладывать в бюджет проекта, например, рост инфляции.
Для каждого риска в проекте можно начислить затраты — после начисления из них будет сформирован общий резерв.
Затраты попадут в бюджет только после нажатия кнопки «Начислить».
Общую сумму резерва с разбивкой по статьям можно посмотреть в финансовом отчёте.
В нашем примере к трём статьям затрат было добавлено по одному риску на общую сумму 1,27 млн рублей.
Краткая инструкция по планированию резерва
- В настройках проекта включите вкладку «Риски».
- Для каждой учётной статьи создайте карточку риска, который может привести к непредвиденным затратам.
- В карточке риска включите опцию «Начислять» и задайте параметры резерва: Метод расчёта и Учётная статья.
- Нажмите «Начислить», чтобы сумма резерва попала в бюджет проекта.
Общую сумму резерва можно посмотреть в финансовом отчёте.
Как использовать резерв во время реализации проекта
Сумма резерва влияет на прогнозные показатели проекта. Сформируем прогнозные показатели для нашего проекта.
Для начала создадим оценку затрат в календаре. Добавим те суммы, которые мы планируем израсходовать в том случае, если риски не сыграют.
Зафиксируем плановые показатели в мастер-версии, затем добавим фактические затраты. Допустим, мы выбились из бюджета и потратили миллион рублей на командировки.
Планировали потратить 15 тыс на командировки, а потратили 1 млн. Прогнозная рентабельность изменилась.
Используем резерв, чтобы выровнять рентабельность проекта.
Работа с заявками на использование рисков
На этапе планирования мы создали риск по статье «Командировочные», заложив на его покрытие резерв в размере 1 млн рублей. Чтобы списать деньги из резерва нужно создать заявку.
- Заходим на вкладку «Риски проекта».
- Выбираем риск, связанный со статьей затрат, которую мы хотим покрыть из резерва.
- Нажимаем кнопку «Создать заявку».
Для удобства можно изменить представление так, чтобы видеть учётные статьи.
Откроется окно заявки, в которой можно будет указать нужную сумму для погашения затрат и отправить на согласование.
Обратите внимание, что в заявке показаны общая сумма резерва и баланс по нему.
Жизненным циклом заявки и процессом согласования можно управлять в настройках так же, как и другими сущностями в системе. После согласования прогнозная рентабельность проекта должна измениться.
Прогнозная рентабельность изменилась с 1,5% на 26,50% именно благодаря средствам из резерва.
В заявке на использование резерва нельзя указать большую сумму, чем было изначально заложено на риск.
Система автоматически отменит операцию, если менеджер попытается списать больше, чем заложено в бюджет.
Список всех созданных заявок можно найти в пункте меню «Заявки на использования рисков» в приложении «Проекты».
Краткая инструкция по использованию резерва
- При возникновении непредвиденных затрат, которые должны быть покрыты резервом, создайте заявку.
- В заявке укажите сумму для списания (не превышающую баланс резерва) и отправьте её на согласование.
- После согласования заявки система автоматически спишет сумму из резерва, а прогнозные показатели проекта (например, рентабельность) обновятся.
Как использовать резерв для покрытия трудозатрат
Риски начисляются только на учётные статьи затрат. Однако у большинства клиентов Timetta основная статья расходов бюджета связана с оплатой труда и проходит в системе по статье «Себестоимость».
По статье «Себестоимость» нельзя создать резерв средств на непредвиденные работы, однако можно завести пустую статью затрат, на которую будут списаны резервные средства.
Создали новую учётную статью через справочник «Типы затрат». Она появится в P&L.
Представим, что мы израсходовали больше часов по статье «Себестоимость», чем планировали.
Прогнозная рентабельность изменилась из-за перерасхода финансов по статье «Себестоимость труда».
Создадим заявку, чтобы списать средства по статье «Непредвиденный резерв».
После согласования заявки прогнозная рентабельность должна выровняться.
Как ещё можно использовать резерв
В предложенной выше схеме работы с рисками все резервы сохраняются до конца проекта. Схема простая, но у менеджера нет возможности повлиять на общую рентабельность проекта за счёт экономного расходования резервных средств.
Резерв можно распределять по периодам. Это поможет менеджеру влиять на рентабельность благодаря умелому обращению с рисками.
В идеале компания разбивает сумму резерва на периоды (недельные, месячные, квартальные). Если по окончании периода резервные средства не понадобились — они «сгорают», или изымаются из бюджета, в результате рентабельность проекта увеличивается. Это мотивирует менеджера внимательней управлять проектом, а компанию — тщательней планировать финансы. Такую логику также можно реализовать в Timetta по запросу.
Заключение
Непредвиденный резерв — не просто лишняя статья расходов в бюджете. Это стратегический рычаг управления, который трансформирует непредсказуемость рисков в управляемый процесс и конкретные финансовые результаты. Резерв одновременно служит и статичной «подушкой безопасности», и динамичным мотивационным механизмом. Попробовать работу с резервами можно в бесплатной демоверсии.
