Компании из сферы профессиональных услуг (Professional Services) ведут проектную деятельность, и общий финансовый результат складывается из результатов по конкретным проектам. Основная статья расходов по проектам в этих компаниях — себестоимость труда сотрудников. Но кроме расходных статей важно контролировать входящие платежи — именно в них «сидит» прибыль компании. Ведь если нет платежей, то и нет прибыли. В этой статье разберем как контролировать своевременное поступление платежей на счета компании и быть прибыльным не только в отчетах .
О методах финансового учета
Контроль денежных потоков начинается с учета. Существуют разные подходы к учету финансов по проектам. Мы разберем только те подходы, которые применяются в Timetta. По проекту требуется два типа контроля выручки: контроль начисления выручки (метод начисления) и контроль денежного потока (кассовый метод).
Учет выручки методом начисления
Метод начисления оперирует обязательствами, которые возникают между компаниями. Учет самих доходов и расходов не связан с фактическим перемещением денежных средств. Например, когда завершается проект компании подписывают акт выполненных работ. И в этот момент компания-исполнитель выполнила свои обязательства. И если все хорошо, то у компании-заказчика возникают обязательства перед компанией-исполнителем. Теперь исполнитель может начислить полученную выручку себе в доход. Чтобы оперативно оценивать показатели по проектам используют именно этот метод.
Учет выручки кассовым методом
Кассовый метод оперирует информацией о движении денежных средств. Например, когда мы получаем из банка платежный документ о зачислении денежных средств за выполненные по проекту работы. В этот момент компания-заказчик выполнила свои обязательства. И заказчик может начислить стоимость по проекту себе в расход.
Ситуация при которой проект выполнен, но деньги за него еще не поступили называют дебиторской задолженность. Деньги сами по себе имеют стоимость и чем дольше мы не можем ими распоряжаться, тем меньше денег получаем. Поэтому кроме выполненных обязательств, важно контролировать и дебиторскую задолженность. Это позволит получать деньги точно в срок. Именно для этого нужно вести учет в двух парадигмах.
Контроль финансовых потоков
Как оценить эффективность реализации того или иного проекта? Хороший интегрированный показатель — это рентабельность по проектам. Рентабельность — это отношение прибыли к выручке. Прежде чем начать работы по проекту, нужно в первую очередь понимать с какой рентабельностью будет реализован проект.
Такая оценка делается на этапе формирования коммерческого предложения по проекту. При подготовке КП менеджер проекта в первую очередь прикидывает затраты по проекту, далее оценивает сколько нужно получить денег (выручку) с конкретного клиента, чтобы рентабельность по проекту соответствовала плановым показателям принятым в компании. Именно на этапе планирования выручки разумно формировать:
- Календарь начислений
- Календарь оплат
Календарь начислений удобен тем, что в нем фиксируется в какой момент у клиента возникнут перед нами обязательства по проекту. Обычно проекты разбиты на этапы и в конце каждого этапа подписывается акт выполненных работ. Порядок сдачи этапов и подписания актов и есть график начисления выручки.
Календарь оплат нужен для контроля денежного потока. С его помощью менеджер проекта может контролировать оплаты по выполненным обязательствам и, благодаря этому, избегать возникновения дебиторской задолженности. Порядок выставления счетов и оплат по ним и есть календарь оплат.
Календарь «Выручка — Счета — Оплата» в Timetta
По ходу выполнения проекта менеджеру нужно регулярно корректировать данные о возникающих клиентских обязательствах и оплатах по ним. Причины корректировок могут быть разными — от срыва сроков по проекту до изменения условия договора. Несмотря ни на что, важно держать все обязательства и платежи под контролем. Для этого мы создали новый интерфейс контроля входящих денежных потоков:
Календарь «Выручка — Счета — Оплата» в приложении «Проекты»
«Выручка — Счета — Оплата» — объединяет в себе календарь начислений и календарь оплат. Слева в интерфейсе находятся ключевые Аналитики:
- Выручка
- Счета
- Оплата
Детализация в календаре «Выручка — Счета — Оплата»
Вправо уходит временная шкала, с помощью которой можно оценивать проекты с разной степенью детализации:
- День
- Неделя
- Месяц
- Квартал
- Год
Разрезы календаря «Выручка — Счета — Оплата» в приложении «Проекты»
Каждую аналитику можно оценить в 4 разрезах. План — это оценка актирования и денежного потока по контракту, которые мы зафиксировали на старте проекта. Оценка — это текущая оценка, которую актуализирует менеджер проекта по ходу выполнения проекта. Факт - формируется на основе фактических начислений и оплат. Прогноз — позволяет увидеть ожидаемый результат на основе тех данных, которые у нас есть.
Итого
У выручки по проекту есть три составляющие:
- Начисления выручки
- Своевременное выставление счетов
- Получение оплаты
Теперь в Timetta можно контролировать все три составляющие входящих денежных потоков с разной степенью детализацией (неделя, месяц, год).
Руководители проектов могут планировать и фиксировать обязательства клиентов, финансовые менеджеры следить за своевременным выставлением счетов и получением оплаты. Менеджмент компании получает информацию о плановых и фактических платежах в режиме онлайн. И все это в едином интерфейсе.
