Часто компании, учитывающие время по проектам, требуют у сотрудников списывать ровно 8 часов в день.
Мотивация простая:
Что делать? Простой и неправильный ответ — списывать по 8 часов в день.
Всегда ли сотрудники работают ровно 8 часов день? Нет, бывают и переработки. Кстати, на этом сложности не заканчивают — сотрудники могут брать отгулы за свой счет, тем самым сокращая плановую себестоимость за период.
Если ввести правило о списании ровно 8 часов, то проблема нормализации отчасти решится, но появятся другие проблемы:
Компании, оказывающие услуги, оценивают проекты в часах, потому что клиентам продается время сотрудников, поэтому при оценке проектов используют человеко-часы. Если проект с фиксированной стоимостью, то кажется, что время можно не учитывать. Но это не так, независимо от типа оплаты, требуется оценить стоимость и сроки выполнения задач по проекту, а для этого оценить трудоемкость, т.е. привести оценку к человеко-часам.
Стандартная ставка себестоимости рассчитывается (с каким-то упрощением) так:
Все прямые выплаты на сотрудника за период / Сумма часов по расписанию за период
Обычно ставка рассчитывается на 1 год вперед. Стандартная ставка однозначно нужна для планирования, других вариантов нет.
Бухгалтерская ставка (или фактическая) себестоимости рассчитывается аналогично стандартной, но за прошедший период и по фактическим выплатам на сотрудника.
Себестоимость проекта бывает плановой и фактической. Плановая рассчитывается только по стандартной ставке. А вот фактическая себестоимость может быть рассчитана как по стандартной ставке (сумма фактических часов * стандартную ставку), так и по бухгалтерской ставке.
На наш взгляд рассчитывать и оценивать фактическую себестоимость необходимо как по стандартной ставке, так и по бухгалтерской.
Нельзя сравнивать стандартную ставку с бухгалтерской, поскольку у них разная база для расчета.
Расчет по стандартной ставке необходим для план-фактного анализа — оценки качества планирования, оперативного контроля проектов и пр. Потребители таких отчетов — руководители проектов, проектной офис, исполнительное руководство и пр.
Расчет фактической себестоимости по бухгалтерской ставке необходим для финансовой отчётности и оценки адекватности стандартной ставки. Основные потребители такой информации — финансовые директора и высший менеджмент.
Нормализация решает две задачи:
Период нормализации: неделя или месяц. За этот период считаем фактор:
Фактор нормализации = Часы расписания / Сумма списанных часов
Далее получаем нормализованные часы и себестоимость:
Нормализованные часы = Фактор нормализации * Сумма списанных часов
Нормализованная себестоимость = Фактор нормализации * Себестоимость
Например, сотрудник отработал 200 часов за месяц, по расписанию должен был 168. Из них на проект «А» списано 50 часов. Ставка себестоимости 1 000 руб. за 1 час и фиксированная зарплата. Вопрос — какова себестоимость работ на проекте «А» за данный период?
Себестоимость = 168 / 200 * 50 * 1 000 = 42 000 руб.
В Timetta для нормализации себестоимости создаются правила нормализации:
Период нормализации — период расчета нормализованных часов (неделя или месяц). Выбор периода индивидуален для компании, главное отличие — чем больше период, тем сильнее сглаживаются отклонения. Например, сотрудник в первую неделю переработал 8 часов, а во вторую наоборот — недоработал 8 часов. Если применяется месячный период, то эти колебания будут взаимно компенсированы.
Метод нормализации:
Метод «Вначале оплачиваемые проекты» позволяет регулировать распределение себестоимости. Типичный пример — сотрудник перерабатывает, но тратит время на некоммерческие проекты (например, самообучение). И чем больше перерабатывает, тем сильнее сокращается себестоимость каждого часа, в том числе на коммерческих проектах. Для исключения такой ситуации можно вначале всю себестоимости сотрудника отнести на коммерческие проекты, а некоммерческие учесть по остаточному принципу.
Исключаемые типы отсутствий — список типов отсутствий, снижающих емкость пользователя. Т.е. это не оплачиваемые отсутствия или отсутствия «за свой счет».
Во всех отчетах и аналитических срезах доступны сведения о факторе нормализации, нормализованных часах и себестоимости. Пример отчета по фактическим данным: