Организация удаленной работы в консалтинговой компании

Для бизнеса в сфере консалтинга и профессиональных услуг главный, да и единственный производственный актив — сотрудники.

Последние десять лет наблюдается тенденция к увеличению доли удаленной работы. Причин много, в том числе:

• Требование новых поколений. Особенно представителей поколения Z, которые гораздо мобильнее, любят путешествовать, не чувствуют разницы между реальной и виртуальной жизнью, и им комфортно работать удаленно, хотя бы иногда.
• Поиск талантов по всему миру. Особенно если вы технологическая или творческая компания, то зачем ограничивать свой штат одним городом, а в случае Москвы так и округом? Или пытаться открывать офисы для нескольких сотрудников в другом городе?
• Сокращение издержек на аренду офиса, что тоже важно.

А начало 2020 года дало новый повод для активизации удаленной работы — пандемия коронавируса COVID-19.

Мы в Timetta изначально работаем географически распределённой командой и можем поделиться личным опытом. А еще мы хорошо понимаем консалтинговый бизнес поэтому и тут можем быть полезны.

Две составляющие успеха: коммуникация и учёт

Работа любой компании определяется слаженностью работы её команды, её сотрудников. Для слаженной работы люди должны чувствовать друг друга, быть в постоянной коммуникации, т. е. реально быть командой.

А еще важно иметь средства объективного анализа, контроля и учета работы — ведь если сотрудник не «на глазах», то можно не почувствовать проблем даже в небольшом коллективе.

И тут важно не путать коммуникации с учетом — это две разные задачи, они не взаимозаменяемы, для них нужны разные инструменты и обе обязательно необходимо решать.

Коммуникации

Как мы знаем, общение глаза в глаза, встреча в переговорке для мозгового штурма и прочие очные виды общения остаются, зачастую, самыми эффективными.

К счастью, прогресс не стоит на месте и у нас есть целый спектр средств удаленной коммуникации:

1. Почта. Она еще не умерла и у неё есть плюс — она меньше отвлекает от работы, так как не требует мгновенной реакции. Но мы в Timetta, по факту, используем почту только для общения с клиентами.
2. Мессенджеры. Это основа коммуникация современного офиса и есть варианты от корпоративных решений типа Slack и MS Teams, до Telegram и WhatsApp. Мы используем Slack и тут важно привить сотрудникам правила информационной гигиены: использовать треды, не злоупотреблять упоминаниями сотрудников (это приводит к немедленному привлечению внимания), писать коротко и ясно, формулировать ожидаемый результат от собеседников и прочее.
3. Видеоконференции. Они встроены в тот же Slack и MS Teams, но можно использовать Skype или Zoom, выбор тоже есть. Все важные вопросы мы обсуждаем именно так и обязательно с включённой камерой — это позволяет лучше чувствовать собеседников и быстрее договариваться.

Перечисленные инструменты позволяют поддерживать коммуникацию на лету, заменяя личное общение. Но, как и в обычной офисной работе, еще необходимы инструменты для постановки задач и контроля исполнения.

Другими словами, нужен инструмент, позволяющий сформулировать задачу и/или запланировать встречу без ожидания немедленной реакции от собеседника и с установкой срока.

На выбор есть множество инструментов от универсальных, таких как задачи и календарь MS Outlook, задачи в Битрикс 24 или Яндекс.Трекер, до специализированных, например функциональности задач встроенных в CRM.

И тут все зависит от специфики работы, например в нашем случае:

1. Любые мероприятия с фиксированным временем должны быть в календаре, мы используем MS Outlook и MS Office
2. Команда продаж использует задачи, встроенные в CRM систему — для личного планирования работ, а также для поручений коллегам что-то сделать, например позвонить клиенту, отправить предложение и пр.
3. Команда разработки использует Azure DevOps, позволяющий планировать работы по спринтам, ставить задачи членам команды и отслеживать их исполнение.

Наличие инструмента не означает, что им буду пользоваться. Всегда есть интроверты, которые норовят выпасть из процесса общения. Рекомендуем два базовых приема, для поддержки эффективности коммуникаций:

1. Регулярные стендапы, короткие онлайн встречи. В разработке это вообще общепринятая практика, что удаленно, что очно — команда каждый день проводит стендап и каждый участник кратко поясняет, что он сделал с прошлого стендапа и что планирует сделать сегодня. Цель не отчитаться, а всем настроиться на одну волну, понять, что происходит и быть в курсе, не бояться и не стесняться задавать вопрос и высказывать мнение. У нас такие стендапы есть в команде продаж, в команде разработки и руководители компании также имеют свой отдельный «организационный стендап».
2. Иногда требуются общие очные собрания, корпоративные мероприятия. Это позволяет сблизить людей, познакомиться и понять друг друга.

В западных компаниях используются и другие механики, например Friday Fikas. Идея в том, что автоматизированная система, например в пятницу, выбирает пары случайных сотрудников и им необходимо вместе пообедать или выпить кофе (с видеосвязью!) и поболтать о жизни. Вот такая полезная история, которая развивает горизонтальные связи в команде.

Учёт и контроль

Решив задачу с коммуникацией, организация получает слаженную команду. Осталось получить слаженный и эффективный бизнес.

Конечно, задачи управленческого учёта и контроля актуальны при любой форме рабочего процесса, но при удаленной работе их потребность в решении этих задач ощущается явственнее.

Какие вопросы задают себе менеджеры консалтинговой компании?

1. Все ли члены моей команды работают эффективно? Сколько времени в день они работают? Сколько времени тратят на проекты, а сколько на организационные задачи, на самообучение и прочее?
2. Какова утилизация моей команды и отдельных сотрудников, т. е. какова доля времени, оплачиваемого клиентами? И почему у одного сотрудника показатели стабильно ниже, чем у других?
3. Какова выручка на сотрудника? Какую прибыль я получая с каждого конкретного сотрудника?
4. Какова рентабельность конкретных проектов? Что влияет на прибыль? Какие команды оказываются более эффективны с финансовой точки зрения?
5. Есть ли у меня ресурсы чтобы взять в работу еще проект? А если нет, то сотрудники с какими навыками и уровнем мне потребуются через пару месяцев?

Работая в офисе, складывается иллюзия, что и так все понятно и не нужно вести управленческий учёт.

При удаленной работе иллюзия тает, менеджеры испытывают стресс. Кстати, это одна из причин, почему менеджеры сопротивляются удалённой работе сотрудников — им кажется, что если сотрудник в соседнем кабинете, то они все контролируют. Увы, это не так.

Чтобы получить ответы на все эти вопросы необходимо специальное решение, и у него есть название — Professional Services Automation.

В общем случае такие системы решают задачи, понятные для каждой консалтинговой фирмы:

1. Учет рабочего времени через таймшиты. Именно таймшит позволяет получить полную картину рабочего времени и строгий учет. Другие способы просто не дадут необходимых сведений.
2. Управление проектами с точки зрения учёта и анализа.
3. Управление экономикой проектов и биллингом T& M работ.
4. Планирование и контроль загрузки ресурсов.
5. Подготовка бизнес-аналитики для контроля и поддержки принятия решений.

При этом необязательно закрывать сразу все задачи. Как и в любом деле лучше двигаться постепенно, но неотступно и последовательно — начать с учета времени, далее решить задачи с ресурсным планированием, потом строить модель экономического учета.

К решениям Professional Services Automation относится Timetta, который успешно применяется многими российскими компаниями разного профиля: Ketchum, KB Strelka, MEF PKF Audit и пр.

Познакомиться с Timetta просто, можно получить пробную версию на две недели бесплатно — https://www.timetta.com/ru/get-started