Ресурсный мост: от плана проекта к распределению

Современный рынок консалтинга и профессиональных услуг — это перепродажа талантов. Вы покупаете время сотрудников и продаете своим клиентам.

Неприятность в том, что вы продаете меньше времени, чем покупаете. Куда утекает время? — на обучение, внутренние работы. А еще на простой — время, когда сотрудник вообще ничего не делает. Напрашивается аналогия с Uber — они стали эффективнее традиционного такси, поскольку у них меньше простоя, в том числе, за счет эффективного распределения заказов.

Добиться максимальной эффективности можно при слаженной работе владельца ресурсов и руководителя проектов. Но как это сделать?

Много внезапных проектов или боль владельца ресурсов

В идеальном мире проекты идут один за другим по графику без разрывов, каждый сотрудник работает на одном проекте и не нуждается в обучении и развитии. Увы, в жизни все наоборот и бизнес получает три базовые проблемы с ресурсами в целом:

1. Простои и овертаймы — сотрудник высвободился, а нового проекта нет или обратная ситуация — проекты наложились.
2. Конфликты планов проектов — два и более проекта претендуют на одного сотрудника и надо как-то договариваться.
3. Долгосрочное планирование команды — непонятно, надо ли нанимать новых сотрудников или наоборот задуматься о сокращении штата в перспективе.

Эти проблемы должен решать владелец ресурсов или ресурсный менеджер.

В небольшой команде такие проблемы незаметны — в целом «все всё знают» и роль ресурсного менеджера выполняет линейный руководитель. Но с ростом команды ситуация меняется — удержать в голове плану загрузки даже 10 человек на горизонте 3-6 месяцев нереально.

На практике ресурсный менеджер работает со своим планом распределения, в котором отмечает, на какой проект и период выделяются ресурсы.

Где взять ресурсы или боль руководителя проекта

Независимо от используемого фреймворка управления проектами — классического Waterfall или что-то из Agile, ответственному за проект необходимо вовремя получить сотрудников в свою команду.

В целом менеджер проекта сталкивается с тремя вызовами, связанными с ресурсами:

1. Оценка проекта — чтобы получить бюджет, необходимо спланировать работы и понимать, какие именно ресурсы будут выделены на проект.
2. Защита ресурсов — часто ресурсы используются совместно между несколькими проектами, и менеджер проекта должен резервировать емкость под свой проект.
3. Анализ эффективности — если что-то пойдет не так со сроками или бюджетом, то потребуются ответы относительно причин — неправильно оценили проект, произошла замена ресурсов на более дорогие или какие-то сотрудники не справились с задачей.

Для ответов на эти вопросы менеджер проекта работает с ресурсным планом проекта — довольно детальным планом загрузки команды по задачам и периодам.

Что такое ресурсный мост

Посмотрим на сильно упрощенную схему запуска проекта:

Менеджер проекта должен: создать проект, сформировать команду и план задач, подготовить ресурсный план, бюджет проекта, и запустить проект в работу.

Ресурсный менеджер должен: выделить ресурсы на проект и распределить ресурсы между проектами.

Ресурсный мост — это связь между ресурсным планом проекта и распределением. Другими словами — это связь между руководителем проекта и владельцем ресурсов.

В Timetta ресурсный план проекта и план распределения — независимы. Т.е. распределение — это не сумма всех планов проектов, а самостоятельный план для владельца ресурсов.

Ресурсный мост обеспечивает:

1. Возможность запроса ресурсов со стороны менеджера проекта к владельцу ресурсов. Запрос выполняется из ресурсного плана проекта.
2. Возможность принятия или отклонения запроса со стороны владельца ресурсов.
3. Отображение распределенных (выделенных) часов в ресурсном плане проекта, чтобы задать рамку, рекомендуемый лимит планирования.

Как это работает шаг за шагом

Пройдем все шаги для запуска проекта, для охвата всего процесса в целом и понимания места ресурсного моста.

(1) Создаем проект

Менеджер проекта заполняет карточку, т. е. основные свойства проекта:

(2) Создаем команду проекта

Команда включает сотрудников и роли, удобные для предварительного планирования:

(3) Создаем план задач

Задачи — это этапы работы с указанием сроков и ответственных:

(4) Создаем ресурсный план

Ресурсный план — это разнесение плановых часов по ресурсам, задачам и времени:

(5) Запрашиваем ресурсы

Запросы выполняется из ресурсного плана. Выбираем запрашиваемые ресурсы и период, а объем запрашиваемого времени определяется самим ресурсным планом:

(6) Принимаем запрос

В распределении владелец ресурсов указывает на какой проект и период и на какой объем выделяются ресурсы. В нем же отображаются запрошенные на проекты ресурсы. Запрос можно принять или отклонить:

(6) Корректируем ресурсный план

В ресурсном плане проекта отображается распределённый объем (в строке «Распределено»). Если владелец ресурсов принял не весь запрос, то план проекта должен быть скорректирован:

(7) Формируем бюджет проекта

Ресурсный план готов, значит понятна себестоимость труда и можно сформировать бюджет проекта:

(8) Запускаем проект в работу

Для чего это все

Запуск проекта в 7 шагов с ресурсным планированием — это может показаться сложным. Но цель оправдывает усилия:

1. Повышение утилизации — необходимо добиться высокой плотность загрузки ресурсов.
2. Повышение качества планирования и бюджетной оценки проектов — нельзя работать в убыток, покрывая проблемные проекты успешными.