Управление проектами — это искусство, которое требует не только знаний, но и чёткого плана. Сегодня мы разберём, как устроен типовой жизненный цикл проекта. Посмотрим на основные этапы и связанные с ними процессы. Узнаем, чем полезна стандартизация жизненного цикла проекта внутри организации.
Немного теории. Что такое жизненный цикл?
Жизненный цикл проекта — это набор последовательный стадий, который проходит проект от идеи до завершения. Всё живое рождается и умирает, а жизнь, в каком-то смысле, это вечное хождение по кругу. Также и с проектами. Каждый проект уникален, но в то же времени проходит одни и те же стадии:
- Инициации
- Планирования
- Реализации
- Закрытия
В реальной практике проектного управления стадии жизненного цикла накладываются друг на друга. Например, этапы инициации и планирования могут включать общие процессы. Перед запуском проекта руководству важно понять, какова будет стоимость проекта и его общая рентабельность с учетом предполагаемой выручки. Для этого нужно хотя бы примерно спланировать работы и рассчитать их стоимость.
Формализованные процедуры, которые поддерживают жизненный цикл, помогают компаниям:
- брать больше проектов в работу,
- быстрее получать сводные отчеты о показателях всех проектов организации,
- накапливать «исторические» данные о ходе уже реализованных проектов (стоимость, время, риски, прибыль и т.д),
- точнее разграничить зоны ответственности и полномочия менеджеров,
- сократить издержки на администрирование,
- быстрее готовить к работе руководящий персонал,
- быстрее выводить на рынок новые продукт и услуги.
Для того, чтобы жизненный цикл работал эффективно, он не должен превращаться в хождение по кругу с повторением одних и тех же ошибок. Компания должна учитывать недостатки, допущенные на каждом из этапов, и корректировать процедуры с учётом полученного опыта.
С другой стороны, можно смотреть на жизненный проекта как на движение от неопределенности к определенности, от меньшего риска к большему. На начальных этапах мы мало что можем сказать о том, как будет развиваться проект, но и наши риски минимальны. По мере реализации параметры проекта уточняются, но возрастают и риски, связанные с плохим управлением, ошибками при планировании, внешними факторами и так далее.
Смысл управления жизненным циклом проекта таким образом сводится к уменьшению неопределенности и рисков.
Жизненный цикл проекта для проектно-ориентированной компании
Мы будем рассматривать модель жизненного цикла, которая используется в большинстве консалтинговых организаций. Она в некоторых моментах применима к продуктовым и строительным компаниям, но есть и существенные различия в подходе к планированию ресурсов и учёту фактических показателей.
Дело в том, что в консалтинге и, если говорить шире, в сфере профессиональных услуг, основные затраты приходятся на оплату труда. Доля материалов в затратах незначительна. Компании достаточно учесть материалы одной строкой в бюджете. Точное количество и объем указывать необязательно. В строительстве такой подход неприменим из-за высокой стоимости материалов, логистики, нормативов и прочих отраслевых факторов.
В остальном предложенная модель жизненного цикла стандартна и используется во многих российских компаниях, которые мы называем проектно-ориентированными.
Предварительная оценка: с чего всё начинается?
Первым шагом в управлении проектом является предварительная оценка. На этом этапе важно определить основные параметры проекта: сроки, ресурсы, задачи и бюджет.
Команда проекта или руководители составляют список задач, определяют календарные рамки и взаимосвязи между этапами. Это позволяет понять, сколько времени займёт каждый этап и какие ресурсы потребуются для выполнения работ.
Этап предварительной оценки позволяет оценить примерную стоимость проекта. Timetta рассчитывает стоимость на основании почасовой ставки оплаты труда, которая рассчитывается на основании фиксированного оклада. Зная почасовую ставку исполнителя и продолжительность каждой работы, нетрудно посчитать себестоимость всего проекта.
Если компания не знает, какие точно сотрудники будут участвовать в проекте, то можно использовать дженерики — роли без конкретного исполнителя, но с определенной ставкой себестоимости.
Инициация проекта: утверждение базового плана
После предварительной оценки наступает этап инициации. На этом этапе утверждается базовый план, который становится основой для дальнейшей работы.
Базовый план — это принятый к исполнению план проекта с указанием точных временных и стоимостных параметров. Базового план поможет менеджеру быстро найти расхождение между плановыми и фактическими показателями на этапе реализации.
В базовом плане должны быть указаны не только расходы, но и доходы, то есть данные по выручке. Без этих показателей менеджер не сможет вовремя узнать о падении общей рентабельности проекта.
Каждый базовый план проходит процесс согласования, который позволяет чётко зафиксировать плановые показатели, назначить ответственных за результат, а также закрепить имена сотрудников, которые принимали решение о запуске проекта в работу.
Работа с ресурсами: как найти нужного специалиста
Один из ключевых моментов в управлении проектом — правильное распределение ресурсов.
Существуют разные методы управления ресурсами, но что касается самого подбора исполнителей в команду проекта, то это нужно делать с учетом реальной загрузки сотрудников. Управление ресурсами не имеет прямого отношения к жизненному циклу проекта — это отдельная подсистема проектного управления. Но без ресурсов проект закончить не получится.
В организации должен быть процесс распределения и учёта ресурсов. У нас в блоге много практических статей на эту тему.
Реализация и контроль: как не сбиться с курса
Как бы хорош не был спланирован проект, всегда остается риск, что что-то пойдет не по плану. Неправильно была рассчитана трудоемкость задач, изменились цены на закупку материалов, появилось больше задач, чем изначально планировали. Разрастание объема работ ведет к увеличению бюджета и потере рентабельности, срывам сроков и другим проблемам.
Понять, в каком состоянии находятся проект, помогают фактические показатели. Ответственность за сбор и анализ фактических показателей лежит на менеджере проекта.
Разберём, какие фактические показатели нужно учитывать и как это можно сделать.
Фактические показатели: что учитываем?
Чтобы понять, насколько успешен проект с точки зрения бюджета принято контролировать несколько ключевых показателей.
- Фактическая выручка: Сколько денег вы реально заработали? В Timetta выручка учитывается через акты, которые согласовываются с клиентом и отражаются в системе.
- Прямые затраты: Сюда входят расходы на подрядчиков, командировки, лицензии и другие затраты. Например, если вы привлекли субподрядчиков на 500 000 ₽, но по факту потратили 550 000 ₽, это нужно учесть.
- Фактические трудозатраты: Сколько часов сотрудники реально потратили на задачи? Это помогает сравнить плановые и фактические данные, чтобы понять, где был перерасход бюджета или, наоборот, экономия.
Таймшиты: как учитывать трудозатраты?
Один из ключевых инструментов для учёта трудозатрат в Timetta — это таймшиты. Это отчёты о рабочем времени сотрудников.
Таймшиты показывают, сколько времени сотрудник потратил на выполнение конкретной работы на конкретном проекте. Эти данные позволяют точно оценить фактическую себестоимость работ.
Таймшиты проходят процесс согласования. Сначала их проверяют менеджеры проектов, затем линейные руководители. Если всё в порядке, таймшит становится согласованным, и на его основе рассчитывается фактическая себестоимость проекта.
Заявки на затраты: как учитывать расходы?
Если в проекте были дополнительные расходы, например, на подрядчиков или командировки, их можно учесть с помощью заявок на затраты.
Заявки отличаются от таймшитов тем, что не привязаны к показателям времени. Заявки содержат данные об итоговой сумме затрат. Например, компания купила 2 грузовика и потратила на это 50 000 000 миллионов рублей. При желании в затратах можно отразить любые расходы.
Акты: как учитывать выручку методом начисления?
Ещё на этапе предварительной оценки в проект уже была заложена оценка выручки. Для ее контроля в базовый план включают календарь начисления выручки. Это позволяет затем контролировать выручку через акты методом начисления.
Акты выполненных работ содержат список работ, сумму и дату. Это позволяет контролировать не только выручку, но и систематизировать учёт выполненных и признанных работ по проекту. Для контроля платежей используют счета на оплату.
Прогнозирование: как предсказать будущее проекта?
В процессе реализации проекта важно регулярно пересматривать прогнозы. В Timetta это делается через механизм прогнозирования.
Прогноз показывает, на какие итоговые показатели выйдет проект с учётом текущих и плановых показателей. Если менеджер видит, что проект затягивается на 3 недели, а его стоимость возрастает, это сигнал к тому, что нужно обсудить с клиентом продление сроков, найти других исполнителей, увеличить бюджет или вмешаться в работу команды.
Прогнозы можно сохранять в виде снэпшотов — это «фотографии» проекта на определённый момент времени. Они помогают отслеживать, как менялись ожидания по ходу проекта.
Закрытие проекта: не откладываем в долгий ящик
Завершение проекта — важный этап. Компания должна определиться с показателями, которые будут отражены в финальном отчёте. Это могут быть данные по выручке, рентабельности, трудозатратам, продолжительности работ и так далее.
В идеале компания должен извлекать урок из каждого проекта. Например, рентабельность упала из-за того, что руководство неправильно оценило общий объем работ. В следующем проекте похожие работы должны быть спланированы с учетом фактических трудозатрат.
Таким образом завершение каждого проекта будет делать компанию немного сильнее, немного эффективней.
Заключение
Управление жизненным циклом проекта — это сложный, но контролируемый процесс. Он позволяет компаниям сокращать риски за счёт уменьшения неопределенности. Компания может учиться на собственных ошибках благодаря большому количеству структурированных данных. Внедрить управление жизненным циклом не всегда просто, но есть инструменты, такие как Timetta, которые помогают сделать это быстро и эффективно. Более подробно о работе с жизненным циклом вы можете узнать из наших вебинаров, или почитать кейсы компаний на нашем сайте.
