Гейтовая модель управления проектом и контрольные точки

Гейтовая модель управления проектами пришла в Россию с запада, где изначально применялась в НИОКР. Эта методика подразумевает поэтапную реализацию проектов, где гейт (ворота с анг.) служит точкой перехода от одного этапа к другому. Проходя очередной гейт, проектная руководство организации должно принять некоторый набор решений — продолжать проект или нет, выделить дополнительное финансирование или нет, вернуться на предыдущий этап или нет.

Гейтовую модель чаще всего используют крупные компании при разработке продуктов или услуг. Методика хороша тем, что позволяет стандартизировать процесс принятия решений сразу по отношению к группе проектов. Это повышает норму управляемости, качество управления и даёт ряд других преимуществ.

Однако внедрение гейтовой модели — непростая задача.

В статье постараемся разобраться, как работает гейтовая модель изнутри, чем она отличается от других методик, какие преимущества даёт, когда её целесообразно внедрять, а когда нет. Наконец мы рассмотрим ключевой инструмент внедрения гейтовой модели — контрольные точки. Покажем, как с ними работать в платформе Timetta.

Когда нужна гейтовая модель?Когда нужна гейтовая модель?

Существуют разные методики управления проектами, каждый со своими преимуществами и недостатками.

• Agile-подходы (scrum, kanban) дают быстроту и маневренность, но подходят небольшим проектным командам.
• Классический Waterfall помогает реализовать дорогие проекты с большим количеством нормативом, но исключает гибкость.
• Stage-gate модель помогает компании контролировать большую группу проектов за счёт стандартизации, однако предполагает высокий уровень процессной зрелости.

Каждый из этих подходов рационально применять к определенной группе проектов. Например, Agile хорошо показывает себя при разработки ПО и организационных изменениях. Waterfall — при реализации проектов с низкой неопределенностью. Гейтовая модель занимает место между Agile и Waterfall — не такая гибкая, как Agile, но и не такая жесткая, как Waterfall.

Особенность гейтовой модели в том, что она позволяет останавливать проекты, если контрольные результаты не были получены или признаны неудовлетворительными. Иначе говоря, организация может убить проект до того, как понесёт убытки.

Из таблицы видно, что гейтовая модель находится ближе к Waterfall, чем к Agile, но более терпимо относится к ошибкам. Неудача на одном из этапов — это индикатор того, что у организации нет возможности довести проект до конца, а значит не стоит и продолжать. Разница с Waterfall в том, что гейтовая модель допускает риски, и отчасти выработана как средство для защиты от них, однако менее приспособлена для работы в зарегулированных сферах, таких как строительство, госуправление, производство и т. д.

Считается, что гейтовая модель хорошо работает в следующих случаях:

• Высокий уровень риска
• Большие масштабы преобразований (например, стратегические мега-проекты)
• Ограниченный бюджет и строгие KPI
• Направленность на инновации

Однако дело не только в способах контроля, но и в его масштабах. В проекте может быть большое количество этапов со своими процедурами оценками. Таких проектов может быть много. Гейтовая модель хорошо интегрируется в портфельное управление проектами благодаря чётким процедурам контроля, стандартизации этапов и возможности порционного финансирования.

Гейтовая модель предполагает, что у компании уже накоплен опыт в реализации проектов. Есть чёткое представление о том, какими должны быть этапы и какого результата можно от них ждать.

Что такое этапы проекта в гейтовой модели?Что такое этапы проекта в гейтовой модели?

Важно понимать, что в гейтовой модели проектные команды фокусируются на результате.

Для гейтовой модели этапы — это набор логически связанных друг с другом целей (или работ), объеденных для удобства управления. Гейт запускает процедуру оценки результативности каждого этапа. Без прохождения гейта перейти на следующий этап невозможно.

Если мы посмотрим на PMBOK 6.0, то он разбивает проект на жестко заданные стадии жизненного цикла: Инициация → Планирование → Реализация, Мониторинг и Контроль → Завершение. Любой проект проходит через эти стадии, однако они ничего не говорят по существу о самом проекте.

Как выглядят этапы проекта в Stage-gate модели? Исследование → Определение масштаба → Бизнес-обоснование → Разработка → Тестирование → Запуск → Поддержка после запуска.

Мы видим, что в нашем примере есть фазы, по которым уже можно судить о содержании самого проекта и его структуре.

Если идти дальше, то PMBOK 6.0 связывает определенные группы процессов с этапом жизненного цикла. Например, на этапе планирования запускается процесс по разработке структуры работ. Минус этого метода, опять же, заключается в недостатке конкретики. Например, каким образом нужно судить о том, что этап планирования пройден успешно?

Stage-gate предлагает дополнить абстрактные процессы PMBOK, сделав упор на оценку результатов и накопление управленческого опыта.

На что обратить внимание при декомпозиции проекта на этапыНа что обратить внимание при декомпозиции проекта на этапы

Одно из преимуществ гейтовой модели в том, что методики управления проектами на каждом из этапов могут отличаться. Например, на ранних этапах можно использовать agile-подходы, а затем перейти на классическую каскадную модель.

Чтобы стандартизировать управления проектами внутри гейтовой модели и не изобретать каждый раз велосипед, можно заранее продумать:

• какие вообще могут быть у проекта этапы;
• какие технологии управления использовать на каждом этапе;
• какие контрольные (оперативные, стратегические) результаты ожидать;
• какие нормативы следует соблюдать (сроки, ресурсы, бюджеты);
• какие люди принимают решения и контролируют результаты.

На подобные вопросы отвечает методика управления проектами, принятая в организации. Методика освоенные организацией технологии, процедуры, способы передачи ответственности и контроля результатов, нормативы и многое другое.

Во время планирования у менеджера перед глазами уже будет готовый набор этапов, на которые нужно разбить тот или иной проект. Будет сразу понятно, какие методики управления нужно использовать на каждом этапе, какие могут быть ключевые события, процессы и контрольные точки.

Управление по контрольным точкамУправление по контрольным точкам

Контрольные точки могут существовать помимо гейтовой модели, однако отлично её дополняют.

Контрольные точки стали логическим развитием СПУ (Сетевого планирования и управления) — методики, разработанной СССР в 50-х годах. В чем суть методики? Если взять классическую сетевую диаграмму проекта, где ребра — это работы, а вершины ребёр — результаты работ, то отбросив ребра, мы получим весь список промежуточных результатов проекта. Если к этому списку добавить еще и даты, то в итоге получится список контрольных точек, которые формируют скелет проекта.

Контрольная точка (далее КТЧ) — это плановая дата получения промежуточного результата проекта.

При работе с КТЧ важно учесть следующие особенности методики:

• Проект — это совокупность его результатов, а не работ.
• У каждого результата есть свой ответственный.
• Сроки проекта — это сроки получения всех его результатов.
• Результаты должны быть подтверждены и зафиксированы.

Дадим несколько важных пояснений. Особенность методики в том, что менеджер планирует проект, отталкиваясь от предполагаемых результатов. Вначале составляется список КТЧ, а затем к ним привязываются работы. В каскадной модели подход прямо противоположный — вначале список работ, потом уже результаты.

Логичный вопрос, как при такой методике определить продолжительность самих работ и сроки всего проекта? У каждой КТЧ есть свой ответственный за результат, который и определяет список и структуру работ, необходимых для достижения цели. При необходимости можно собрать все работы вместе и составить общий план проекта, чтобы оптимизировать затраты и ресурсы, а также скорректировать сроки.

Основной проблемой при внедрении методики управления по контрольным точкам заключается в разработке матрицы ответственности и процедур приёмки. Эта тема слишком обширная, чтобы разбирать её подробно, но следует помнить, что КТЧ подразумевает средний или высокий уровень организационной зрелости в компании или понимание, как этого уровня достичь.

Подытожим. Контрольная точка фиксирует:

• Когда будет получен результат.
• Кто ответственен за его получение.
• Кто подтвердит соответствие результата требованиям.
• Как будет осуществляться приемка.

Строго говоря ничем. Веха — это просто один из видов контрольной точки, которая служит для фиксации ключевого события в плане проекта. Общая рекомендация — ставить веху после прохождения контрольной точки.

В Timetta действует такое правило: любая веха может стать КТЧ, но не любая КТЧ обязана быть вехой. Если нужно связать КТЧ с план-графиком проекта, то можно вначале поставить веху, а потом сделать из неё КТЧ.

Виды контрольных точекВиды контрольных точек

Осталось показать связь КТЧ с гейтовой моделью. Практически всегда КТЧ — это точка входа в процесс. Оптимальный менеджмент требует минимума контрольных процедур и максимальной скорости процессов. Разные типы контрольных точек позволяют организации четко обозначить зоны ответственности, расставить приоритеты и оптимизировать нагрузку на руководителей. Из этого следует, что КТЧ должна отражать важность результата для организации.

КТЧ бывают разных типов. Они могут распределяться по уровню, формальности, целям и этапам проекта. Общая совокупность всех контрольных точек в организации формируют матрицу контрольных точек. Рассказывать о матрице пришлось бы довольно долго, поэтому выделим только некоторые моменты, важные для понимания того, чем контрольные точки отличаются друг от друга.

Основной принцип типизации здесь следующий:

• Тип контрольной точки показывает, какой результат или параметр проекта нужно контролировать. Например, документарная КТЧ указывает, что мы хотим получить какой-то документ.
• Степень формализации указывает на процедуры и проектные роли, вовлеченные в управление проектами. Формальная КТЧ предполагает, что процедуры оценки, приемки и принятия решений прописаны в методике управления проектом.
• Уровень указывает на масштабы и степень вовлеченности руководителей в управление проектом. Чем выше уровень КТЧ, тем выше уровень руководителей.

Это общие рекомендации, которым следует Timetta, однако при проектировании КТЧ организация всегда может разработать свою матрица, отталкиваясь от целей проекта и организационной структуры. Однако нужно учесть, что чем выше уровень управления, тем меньше должно быть контрольных точек.

Какую роль играют КТЧ в поддержке гейтовой модели? В данном случае гейт — это тип КТЧ высокого уровня с формализованными процедурами оценки результатов. В идеале каждый этап проекта должен завершаться прохождением гейта. Все остальные КТЧ, которые были использованы при планировании проекта, помогает принять решение в момент прохождения через гейт.

Пример работы с контрольными точками в TimettaПример работы с контрольными точками в Timetta

Давайте теперь от теории перейдем к практике и посмотрим, каким образом гейтовую модель можно реализовать в ИСУП.

Для начала посмотрим на сами контрольные точки. Откроем список КТЧ в системе, чтобы сразу увидеть основные параметры.

Из списка понятно, что у каждой контрольной точки всегда есть какой-то тип и уровень.

• Тип указывает на цель контроля.
• Уровень определяет масштабы и зоны ответственности руководителей, участвующих в процессе контроля.

Главное что у каждой КТЧ есть дата завершения, исполнитель, а также текущие состояние. Состояния помогают понять пройдена КТЧ или нет, что особенно важно при составлении отчётов.

Теперь откроем карточку любой КТЧ. Мы увидим те же поля, что и в нашем списке. Карточку можно отредактировать. Указать тип, уровень, назначить исполнителя и контроллера, а потом отправить на согласование.

В карточке есть дополнительные элементы, которые упрощают прохождение контрольной точки. Например, пользователь может создать расширенное текстовое описание, добавив списки, таблицы, комментарии и другие элементы форматирования.

В карточке также есть чек-листы, если контрольная точка будет проходит в несколько этапов. Также можно прикрепить файлы.

При желании в карточку можно вывести дополнительные поля. Все данные из дополнительных полей затем можно будет вывести в отчёты.

Для простого управления контрольными точками можно использовать дашборд контрольных точек, на котором можно отфильтровать КТЧ по Уровню и Типу.

Добавить новые уровни и типы для КТЧ можно через справочник.

Управление процессом внутри КТЧУправление процессом внутри КТЧ

Основа управления по КТЧ в том, что каждой контрольной точке в проекте соответствует какой-то процесс. Timetta позволяет управлять этим процессом с помощью механизма жизненного цикла у воркфлоу.

У каждой контрольной точки есть состояние: Черновик, На согласовании, Согласовано.

ЖЦ управляет доступным набором состояний и правилами перехода между ними. Например, можно указать, что проект из состоянии «На согласовании» может перейти только в состояние «В работе» и ни в какое другое.

В системе любую сущность можно перевести в другое состояние как вручную, так и в рамках процесса. Допустим, компания хочет, чтобы КТЧ из состоянии «На согласовании» в состояние «Согласовано» только после того, как с результатами проекта ознакомится руководитель проектного офиса. Для этого в Timetta есть воркфлоу, который позволяет настроить процесс согласования. Воркфлоу для КТЧ работает по тому же принципу, что и для других сущностей. Почитать подробнее можно в подробной статье.

Реализация гейтовой модели в TimettaРеализация гейтовой модели в Timetta

В Timetta можно также управлять этапами проекта и картой контрольных точек для каждого из них.

Если организация хочет максимально стандартизировать создание проектов, то можно использовать инструмент «Модель проекта». Организация может создать модель с фиксированными этапами и шаблонами контрольных точек, которые будут автоматически загружены в проект при его создании.

Списком доступных этапов управляет справочник «Этапы проекта».

При создании проекта менеджер может сразу загрузить нужную модель проекта со всеми этапами и контрольными точками.

Гейтовая модель — это стратегический актив, а не просто процедураГейтовая модель — это стратегический актив, а не просто процедура

Гейтовая модель управления проектами — это гораздо больше, чем очередной западный тренд. Это стратегическая дисциплина, которая превращает хаотичный поток проектов в управляемый портфель инвестиций. Её суть в создании системы принятия взвешенных решений, где на каждом этапе встает ключевой вопрос: «А стоит ли игра свеч?».

Как мы выяснили, модель Stage-Gate занимает стратегическую нишу между гибким Agile и жестким Waterfall. Она не стремится к скорости любой ценой, но и не хоронит проекты в бюрократии. Её сила — в упреждающем контроле рисков и фокусе на результативности. Она позволяет компании не просто «делать проекты», а целенаправленно инвестировать ресурсы только в те инициативы, которые демонстрируют реальную жизнеспособность и соответствие стратегическим целям.

Ключ к успешному внедрению — контрольные точки. Именно они являются тем практическим инструментом, который наполняет гейтовую модель жизнью. Контрольные точки переводят абстрактные «этапы» в измеримые результаты, назначают ответственных и фиксируют факт достижения целей. Они создают тот самый «скелет проекта», на который наращивается управленческая деятельность.

Сделайте ваше управление проектами не просто эффективным, а стратегически осмысленным в Timetta.