Статья написана для компаний в секторе консалтинга и профессиональных услуг.
Что характеризует такие компании? Как правило, они ведут проектную деятельность, а проекты нацелены на создание интеллектуального продукта или услуги. Главный ресурс таких компаний — сотрудники, а точнее их время и компетенции. Типичные примеры: проектные бюро, консалтинговые компании, рекламные агентства, ИТ интеграторы, аудиторские организации.
Управленческий учет (Management Accounting) простыми словами — это совокупность бизнес-процессов для планирования, учета и отображения информации, цель которых состоит в поддержке принятия решений менеджментом компании.
Объекты управленческого учета в секторе профессиональных услуг:
Специфика управленческого учета в профессиональных услугах обусловлена:
Почему важно учитывать финансы по проектам и вести управленческий учет? Вопрос риторический, ведь цель бизнеса — извлечение прибыли и профессиональные услуги тут не исключение.
Поскольку компания зарабатывает на проектах, рентабельность бизнеса зависит от рентабельности каждого отдельного проекта.
Как правило, рентабельность — ключевой показатель проекта и отвечает за него менеджер. Часто денежная мотивация или, проще говоря, премия менеджера проекта и команды завязана на выполнении этого KPI. Поэтому менеджеру проекта необходим инструмент планирования, контроля и прогнозирования рентабельности проектов.
А значит первую цель ведения управленческого учета по проектам можем сформулировать так: дать менеджеру проектов инструмент оперативного контроля рентабельности проектов.
Таким инструментом может быть отчет о прибылях и убытках (P&L, Profit & Loss Statement). В любой момент времени и за любой период менеджер должен располагать отчетом о текущем финансовом состоянии проекта и его отклонении от первоначального бюджета, чтобы принимать управленческие решения.
Cформулируем требования к такому отчету:
Рентабельность каждого отдельного проекта безусловно важный показатель, но есть уровень выше — уровень операционного директора (договоримся так называть сотрудника, отвечающего за рентабельность бизнеса в целом). У директора должна быть полная картина по всем проектам, по их совокупной рентабельности и по рентабельности бизнеса в целом.
Поэтому вторая цель: дать операционному директору инструмент для контроля рентабельности «производства» в целом.
Начнём с простого. Рентабельность и прибыль в общем виде рассчитывается следующим образом:
Рентабельность = Прибыль / Выручка
Прибыль = Выручка — Затраты
Все затраты в профессиональных услугах можно разделить на прямые и косвенные.
Прямые затраты четко относятся к определенному проекту. Для профессиональных услуг значимая статья прямых затрат на проект — себестоимость труда, то есть стоимость трудовых ресурсов, вложенных в проект. Иногда бывают и другие прямые затраты: подрядчики, материалы, командировки, транспортные расходы и так далее.
Косвенные затраты нельзя отнести к определенному проекту. Примеры косвенных затрат: аренда офиса и офисные расходы, реклама, зарплаты директора, бухгалтеров.
Простой способ определить прямые затраты перед нами или косвенные такой: прямые затраты имеют, как минимум, две характеристики — проект и период, а косвенные затраты одну — период.
В зависимости от того, какие затраты учитываем при расчете, будем получать два вида рентабельности.
Валовая рентабельность. При её расчете учитываются только прямые затраты.
Валовая рентабельность = Валовая прибыль / Выручка
Валовая прибыль = Выручка — Прямые затраты
Операционная рентабельность. При её расчёте учитываются и прямые и косвенные затраты.
Операционная рентабельность = Операционная прибыль / Выручка
Операционная прибыль = Выручка — Прямые затраты — Косвенные затраты
Для оперативного управления проектами лучше всего подходит валовая прибыль:
На практике рекомендуется косвенные затраты учитывать на уровне операционного директора и не разносить их по проектам. Пример P&L:
Альтернативный вариант — разносить косвенные затраты по проектам по какому-то принципу, например, равномерно меду всеми проектами:
Важно понимать, что команда проекта не оказывает влияние на косвенные затраты, поэтому операционная рентабельность не может быть хорошим показателем для мотивации.
Например, если после начала проекта, с уже зафиксированным бюджетом, компания переезжает в дорогой офис, то косвенные затраты резко вырастают, а экономика проекта «уходит в минус». Но это никак не связано с управлением или работами на проекте, в результате чего теряется мотивация команды, а руководство компании, оценивая рентабельность проектов, не может сделать вывод относительно источника проблемы — плохое планирование, исполнение проекта или внешние обстоятельства.
Себестоимость труда настолько важное для бизнеса профессиональных услуг понятие, что заслуживает отдельного упоминания.
Вспомним, что это вообще такое. С точки зрения владельца компании, на самом верхнем уровне, процесс выглядит так: компания закупает время у сотрудников (это называется «платить зарплату»), а затем продает это время клиентам. То есть компания извлекает прибыль из продажи клиентам времени, знаний и компетенций сотрудников. У времени есть «закупочная» цена — это и есть себестоимость. Если привести эту цену к какой-нибудь единице измерения, например, к одному рабочему часу, то по каждому сотруднику получим ставку себестоимости, то есть будем знать, сколько стоит каждый час работы сотрудника для компании.
В случае почасовой оплаты труда расчет очевиден — себестоимость равна часовой ставке сотрудника с учетом прямо связанных ней налогов и отчислений.
Для расчета стоимости часа сотрудников с фиксированной оплатой труда необходимо:
Какой период использоваться для расчета? Месячный период позволяет чаще актуализировать себестоимость, что важно в случае частых изменений оклада, однако расходы от месяца к месяцу могут сильно колебаться, например, ввиду наличия годовых премий. Кроме того, частая актуализация требует больших усилий.
Как оценить плановый объем часов? В грубом варианте — это часы по производственному календарю (для сотрудников на полной ставке). Более точно — по индивидуальным расписаниям сотрудника.
Ставка, рассчитываемая в предыдущем разделе — это модельная ставка, используемая в управленческом учете. Также применяется «бухгалтерская» ставка, рассчитываемая на основе фактических данных за уже прошедший период, поэтому для планирования её использовать в любом случае не получится.
Для чего нужна управленческая себестоимость часа:
Команда, планируя проект, исходит из существующей себестоимости ресурсов (они могут измениться, если проект длительный, но такие изменения сглажены). Соответственно оценка успешности работы и мотивация команды должны опираться на результаты проекта (прежде всего рентабельность), рассчитанные по тем же ставкам. В противном случае у команды возникает неопределённость и отсутствие влияния на конечный результат.
С другой стороны, для руководства компании важно видеть картину, максимально близкую к реальности и поэтому требуется оценка рентабельности по бухгалтерской себестоимости. Если имеется отклонение от плана, то проблема может быть в самом проекте или в некорректной оценке управленческой себестоимости часа, что привело бы к неправильному планированию, а это уже проблема финансового директора или иного лица, выполняющего такие расчеты.
Чтобы построить финансовую отчётность нужен план, он же бюджет. Бюджет состоит из выручки и затрат.
Планирование выручки и прямых затрат обычно не представляет сложности. Как правило, заранее известно, когда примерно заплатит клиент, когда примерно состоится командировка или будет привлечен подрядчик. А вот как быть с себестоимостью?
Если известны управленческие ставки себестоимости по каждому сотруднику, то процесс достаточно прост. Рекомендуемый алгоритм:
Если в компании ведется учет рабочего времени по проектам, то на этом этапе можно опираться на исторические данные. Например, посмотреть, сколько часов уходило на аналогичные задачи и этапы в уже завершенных проектах.
Когда известны плановые часы и ставки сотрудников, расчет плановой себестоимости рассчитывается простым умножением.
Вторая часть финансовой отчётности — факт, сколько реально потратили и заработали на проекте, другими словами — контроль исполнения бюджета.
Прежде чем учитывать фактическое исполнение бюджета необходимо разобраться с типом учета.
Используют два метода: кассовый метод и метод начисления. Например, при завершении работ, по методу начисления признание выручки происходит при подписании акта, а по кассовому методу в момент зачисления денег на расчетный счет.
Кассовой метод проще для понимания, но на практике малоприменим по ряду причин.
Разные методы финансового учета используются не только для отслеживания факта, но и при планировании, подготовке бюджета. Чтобы бюджет можно было сравнить с фактом все операции должны планироваться и учитываться одним методом.
Для решения задачи признания себестоимости никак не обойтись без внедрения учета рабочего времени по проектам.
Очевидно, что фактическая себестоимость рассчитывается на основе фактического вклада сотрудника в тот или иной проект. При этом сотрудники в течение недели могут работать не на одном, а на нескольких проектах, постоянно переключаясь между задачами. И чтобы понять, какая доля затрат сотрудника за неделю к какому проекту относится — учитывают часы в разрезе проектов. В этом контексте цель учета рабочего времени — разнесение себестоимости труда сотрудников между проектами.
Как обычно выглядит процесс:
Важно, что себестоимость начисляется. То есть появление по проекту фактической расходной операции по статье «Себестоимость труда» вообще никак не связано с реальными выплатами. Зарплату выплачивают два раза в месяц, а себестоимость по проектам можем начислять хоть каждый день. Кроме того, для расчета себестоимости чаще используется управленческая ставка себестоимости. В конкретном месяце сумма реальных выплат сотрудникам может отличаться от той себестоимости, которую признали по проектам.
По-хорошему, суммы транзакций и суммы начислений должны примерно совпасть на горизонте, выбранном для расчета управленческих ставок, но очевидно, что на 100% они никогда не совпадут и это цена за оперативность и наглядность управленческого отчета.
Выручку, как и себестоимость необходимо признавать. Самый частый способ — по мере подписания актов выполненных работ. Однако существуют другие способы.
Если проект оплачивается по схеме «Время и затраты» (Time & Materials), то выручку можно признавать по мере согласования таймшитов или за какой-то период по всем согласованным таймшитам.
Также применяется признание выручки проектов с фиксированной стоимостью по проценту освоенного объема:
Такое признание носит модельный характер и допускает отклонения от реального положения дел. Но признание по проценту выполнения позволяют контролировать экономику длительных проектов с заданной периодичностью (например, ежемесячно), а это преимущество часто является критически важным.
Получив бюджет и сведения о его фактическом исполнении следующим шагом идет отображение финансового состояния конкретного проекта, направления и бизнеса в целом. Классическим отчетом выступает отчет о прибылях и убытках.
Структура отчета включает строки по учетным статья и значения, опционально разбитые по временным периодам (например, по месяцам). Отчет по проекту включает выручку и прямые затраты, позволяя контролировать валовую прибыль и рентабельность, пример отчета:
Отчет по направлению, подразделению или бизнесу в целом может включать косвенные затраты и тем самым отражать операционную прибыль и рентабельность:
Уровень автоматизации должен соответствовать потребностям и зрелости организации. Это не пустые слова — часто встречаются небольшие компании, которые из желания сделать «как мы считаем правильным» пытаются использовать тяжелые решения корпоративного уровня или разрабатывать собственные решения с многочисленными интеграциями. При этом процесс автоматизации часто вытесняет цель, а экономическая целесообразность такой автоматизации находится под вопросом.
Нередки и обратные ситуации — зрелые компании испытывают потребность в полноценном управленческом учете, но не решаются внедрять отдельное специализированное решение. Частый случай — в компании есть таск-трекер (система управления задачами) и руководство наотрез отказывается внедрять учет времени через таймшиты, потому что «и так уже есть задачи». При этом задачи не дают достоверных, согласованных и полных данных о рабочем времени что ломает экономический учет.
Обычно компании проходя три этапа автоматизации управленческого учета:
При внедрении важно понимать конечную цель, грамотно донести необходимость внедрения до команды и не бояться ошибок, проблем — они точно будут, но все преодолимо.
Каким бы ни был ваш бизнес — консалтинг, инжиниринг, аудит, реклама или маркетинг, ИТ интеграция или иные услуги — в его основе лежат проекты. Чтобы не уйти в минус, необходимо контролировать рентабельности каждого проекта в каждый момент времени.