На российском рынке десятки продуктов для управления проектами. Эти продукты могут казаться похожими, но при внимательном анализе становятся очевидны различия в подходах, инструментах и целях. Например, одни решения делают упор на финансовый контроль проектов, другие — на координацию проектных команд и повышение личной эффективности.
Мы сравнили Shtab и Timetta, чтобы показать различия в подходах к управлению проектами и помочь клиентам выбрать подходящее решение.
Краткий обзор Shtab
Shtab — российский облачный сервис для управления проектами на основе канбан-методологии. Разработчик позиционирует свой продукт как российский аналог Trello. Trello — это решение для управления проектными командами от австралийской компании Atlassian, которая в конце лета 2023 года решила окончательно покинуть российский рынок.
В целом Shtab, так же как и Trello, предлагает цифровую канбан-доску с отдельным тайм-трекером. Для каждой проектной команды можно настроить свои карточки задач, а затем разместить их на канбан-доске, чтобы отслеживать статусы и сроки.
Shtab — довольно дружелюбный сервис: его легко настроить, в нем просто работать.
Цель Shtab — организовать совместную работу внутри команды проекта и координировать действия сотрудников. Большой упор сделан на контроль личной эффективности исполнителя. Контролировать себестоимость работ проекта и загрузку персонала в Shtab будет проблематично.
Краткий обзор Timetta
Timetta — экосистема приложений для проектно-ориентированного бизнеса. Timetta спроектирована для контроля финансов и ресурсов организации. Каждое приложение внутри экосистемы позволяет контролировать одну область управления проектами: бюджеты, денежные потоки, время, ресурсы и т. д.
Цель Timetta — сделать работу проектной организации более предсказуемой в финансовом плане и более прозрачной для руководителей. После внедрения Timettа компания будет лучше понимать:
● из каких затрат складываются бюджеты проектов,
● какую прибыль компании приносит каждый проект,
● насколько эффективны затраты на оплату труда,
● какова загрузка персонала в организации,
● и т. д.
Timetta — комплексное и сложное решение, которое подходит не всем организациям. Только организации со значительными затратами на ФОТ смогут получить заметный эффект от внедрения: повысить рентабельность бизнеса, оптимизировать расходы и нормализовать стоимость услуг. Методология Timetta может оказаться непонятной или даже чуждой для компаний, которые не погружены в проектную работу.
С другой стороны, у Timetta есть несколько приложений для широкого круга компаний — это Timetta Resources и Timetta Tasks.
Рассмотрим функциональные возможности двух систем более подробно.
Учет рабочего времени
Для учёта рабочего времени Shtab использует тайм-трекер. Вручную списать время на задачу может только руководитель проекта. Такой метод удобен при работе с фрилансерами, тем более что тайм-трекер умеет автоматически отслеживать действия пользователей, его можно запустить в оффлайн-режиме.
Timetta для учёта рабочего времени использует таймшиты. Сотрудник самостоятельно заполняет в таймшите время, потраченное на выполнение задачи. Это позволяет проанализировать затраты времени в различных разрезах: по видам работ, по проектам, по клиентам, по стоимости и т. д. Время также можно учитывать через тайм-трекер, однако эти данные в любом случае попадут в таймшит.
| Timetta | Shtab | |
|---|---|---|
| Таймшиты | + | + |
| Процесс согласования данных учета рабочего времени | + | – |
| Автоматический тайм-трекер | + | + |
| Автоматическая остановка таймера при бездействии пользователя | – | + |
| Стоимость человеко-часа/себестоимость сотрудника | + | + |
| История изменений почасовой ставки сотрудника | + | – |
| Мультивалютность для тарифных ставок | + | – |
| Разграничение оплачиваемых и неоплачиваемых часов | + | – |
| Управление рабочими расписаниями | + | – |
| Управление начислением заработной платы | – | + |
| Оценка стоимости проекта в человеко-часах | + | – |
| Сравнение плановых и фактически отработанных часов | + | + |
| Отслеживание времени по проектам | + | + |
| Учет отсутствий | + | – |
Timetta позволяет автоматически связать затраты времени с финансовыми показателями проекта. В Shtab все построено вокруг команды, поэтому и финансовые метрики будут привязаны к конкретным сотрудникам.
Управление ресурсами проекта
В отличие от Shtab в Timetta есть инструменты для управления ресурсами: ресурсные календарей, процессы запроса и бронирования ресурсов, отчёты с показателями утилизации персонала и т. д. Timetta позволяет распределить персонал организации между проектами таким образом, чтобы сотрудники не были перегружены сверхурочной работой, но при этом работали с максимальной пользой для компании.
| Timetta | Shtab | |
|---|---|---|
| Бронирование ресурсов | + | – |
| Реестр сотрудников | + | + |
| Процесс назначения ресурсов | + | – |
| Заявки на ресурсы | + | – |
| Анализ утилизации сотрудников | + | – |
Управление финансами проекта
Shtab позволяет контролировать выплаты сотрудникам за выполненную работу. Доступны финансовая отчётность по некоторым статьям расходов. Timetta не умеет работать с прямыми выплатами персоналу, зато контролирует большой набор финансовых показателей проекта: себестоимость, прямые затраты, плановую и фактическую выручку, рентабельность, размер дебиторской задолженности и многое другое.
Timetta также умеет управлять многими процессами, связанные с бюджетом проекта. Это и выставление счетов, и актирование работ, и согласование затрат. Все процессы можно настроить и автоматизировать в гибком воркфлоу.
| Timetta | Shtab | |
|---|---|---|
| P&L/Отчет о прибылях и убытках | + | – |
| Ручное добавление строчек затрат | + | – |
| Календарь оплаты/Планирование денежных потоков | + | – |
| Оценка рентабельности | + | – |
| Биллинг/Инвойсинг | + | + |
| Просмотр статусов оплаты счетов клиентов | + | – |
| Проводки/Закрытие учетного периода | + | – |
| Процесс признания выручки | + | – |
| Оборотный капитал | + | – |
Управление проектами
Timetta предлагает набор классических инструментов для управления проектом от диаграммы Ганта до ресурсного плана. В Timetta можно создать план проект с декомпозицией на отдельные работы с подчиненными задачами. Есть отображение критического пути, вех проекта. Реализованы процессы согласования планов. Внутри системы можно настроить стадии жизненного цикла проекта.
В Shtab есть диаграмма Ганта, но в целом функций будет меньше, чем в Timetta, потому что основной упор разработчики сделали именно на управлении задачами.
| Timetta | Shtab | |
|---|---|---|
| Управление ЖЦ проекта | + | – |
| Вехи проекта | + | – |
| Диаграмма Ганта | + | + |
| Декомпозиция работ на отдельные задачи | + | + |
| Контроль себестоимости проекта | + | – |
| Процесс согласования планового бюджета проекта | + | – |
| Шаблоны проектов | + | – |
| Ресурсный план | + | – |
Управление задачами проектами
Shtab изначально создан как таск-трекер, поэтому функции управления задачами в нём исторически хорошо развиты. Timetta лишь совсем недавно выпустила приложение для управления задачами Timetta Tasks. Тем не менее в приложении есть ключевые для любого таск-трекера функции.
Для сравнения возьмем список возможностей, представленных на сайте самого Shtab.
| Timetta | Shtab | |
|---|---|---|
| Канбан-доска | + | + |
| Матрица Эйзенхауэра | + | + |
| Папки | – | + |
| Редактор рабочего пространства | + | + |
| Подзадачи | скоро | + |
| Типы карточек | + | + |
| Метки | скоро | + |
| База данных | + | + |
| Рабочие пространства | – | + |
| Календарь | – | + |
| Список | + | + |
| Фильтрация карточек | + | + |
| Файлы | + | + |
| Пользовательские поля | + | + |
Некоторые функции в Timetta и Shtab могут совпадать лишь частично или называться по-разному. Например, матрица Эйзенхауэра — панель приоритетов, которая показывает важные и неважные задачи. В Timetta такой панели изначально нет, но ее можно легко настроить с помощью инструмента «Произвольные колонки».
В целом у Shtab функций гораздо больше, хотя не все они существенны. С другой стороны, Timetta позволяет гибко настроить ролевую модель пользователей и правила перехода от одного состоянию задачи к другому. Все задачи из таск-трекера можно связать с работами проекта, что позволяет контролировать сразу несколько уровней проектного управления — от тактического до стратегического.
Заключение
Timetta — комплексное решение для проектно-ориентированного бизнеса.
Достоинства:
● продуманная методология финансового учёта и планирования,
● большое количество надёжных инструментов для контроля и мониторинга,
● возможность управлять финансовыми потоками и ресурсами,
● поддержка основных бизнес-процессов управления проектом,
● в отчетах представлено более сотни аналитик.
Недостатки:
● простой таск-трекер,
● методика финансового учёта требует профессиональной подготовки.
Shab — решение для управления проектными командами.
Достоинства:
● продуманный интерфейс, плавная работа приложения,
● большое количество функций для координации сотрудников,
● много возможностей по кастомизации интерфейсов.
Недостатки:
● сложно управлять бизнес-процессами
● мало инструментов для финансового учета и планирования
Timetta и Shtab решают немного разные задачи. Timetta лучше справляется с финансовым учётом и контролем проектов. Shtab хорошо справляется с координацией проектных команд. Вы можете самостоятельно попробовать все функции Timetta в бесплатной демоверсии.
