EPM (англ. Enterprise Project Management) — корпоративное управление проектами, особый вид деятельность, нацеленный на развертывание и поддержку системы управления проектами в масштабе предприятия. EPM предполагает внедрение специальной методологии, стандартов, процессов и технологий, а также ряд изменений на уровне организационной структуры.
EPM повышает эффективность управления проектами, делает его более простым, прозрачным и предсказуемым процессом для организации.
Предпосылки, цели и задачи EPM
Enterprise Project Management — термин редкий даже для англоязычной традиции, в России наиболее близок ему по смысл термин КСУП (корпоративная система управления проектами).
Идея Enterprise Project Managemen (или корпоративной системы управления проектами) состоит в том, чтобы свести к минимуму влияние тех внутренних факторов, которые приводят к неудачам. Что же это за факторы? НИУ ВШЭ со ссылкой на Standish Group выделяет 12 ошибок управления проектами:
- отсутствие стандартов и регламентов проектной деятельности;
- нечеткое определение целей;
- ошибки на этапе планирования, неэффективное использование ресурсов;
- пренебрежительное отношение к изменению требований и спецификаций;
- плохое взаимодействие внутри проектной команды;
- недостаток систематического обучения персонала;
- игнорирование полученного опыта проектного управления;
- незаинтересованность со стороны высшего руководства;
- нехватка ресурсов;
- низкая вовлеченность и завышенные ожидания заказчиков;
- конфликт с интересами функциональных подразделений;
- технологическая некомпетентность персонала.
Из приведенного списка видно, что все ошибки можно устранить чисто организационными методами, за счет внедрения методологии, процессов, системы наставничества и других элементов, которые входят в понятие EPM.
Немного статистики
Кстати, немного о самих рисках. Та же Standish Group в своем отчете CHAOS Report приводит следующие цифры: только 16,2% проектов в IT завершаются точно в срок, без изменений бюджета и первоначальных целей.
Вообще, специалисты использует EPM (или КСУП) для выравнивания стратегических целей компании и целей проектной деятельности. Звучит довольно сложно из-за слова «стратегический», но на деле речь идет о деньгах: о том, как компания собралась извлекать прибыль — за счет инноваций, сокращения производственных издержек, повышения качества продукции и т. д.
Список основных целей EPM
Корпоративная система управления проектами делает реализацию проектов более простым занятием с предсказуемыми результатами. Конкретизируем этот тезис. EPM помогает организации:
- сделать результаты более предсказуемыми;
- оптимально утилизировать доступные ресурсы;
- достигать поставленных руководством целей;
- преодолевать функциональные барьеры;
- повышать конкурентоспособность компании;
- снижать травматический эффект от реализации рисков.
Принципы организации EPM в компании
EPM покоится на трех китах:
- проектный офис;
- методология управления проектами (набор стандартов, описание процессов, список компетенций и т. д.);
- информационные системы (например, PSA, PPM, ERP и т. д.).
Разберемся, как все эти элементы взаимодействуют друг с другом.
На сегодняшний день в мире существует порядка 4 международных стандартов проектного управления:
- IPMA ICB;
- P2M;
- PMI PBOK;
- PRINCE 2 (разработан правительством Великобритании).
Эти стандарты настолько всеобъемлющие, что служат источником для разработки методологий проектного управления, которые служат теоретической базой для внедрения EPM в организации. По сути методология отвечает на три вопроса:
- Кто делает?
- Что делает?
- С какой целью?
Изучая стандарты, можно заметить, что все они сводятся к внедрению большой группы бизнес-процессов, и это не случайность. Проектная деятельность требует координации сотрудников из разных функциональных подразделений компании — маркетинга, НИОКР, производства, продаж, закупок и т. д. Задача EPM сводится к тому, чтобы все эти люди могли эффективно участвовать в проекте, не забывая о других своих обязанностях. EPM по сути помогает найти разумный баланс между проектной и функциональной деятельностью организации, чтобы цели проекта были достигнуты без ощутимых для нее издержек.
Единственный способ добиться эффективного управления проектами — это планирование. Таким образом компания может экономно расходовать свои силы, заранее избегая проблем, связанных с утилизаций организационных ресурсов. Вот несколько примером таких проблем:
- ключевой сотрудник не выполняет свои задачи, так как занят одновременно на нескольких проектах;
- руководители разных подразделений не сходятся во взглядах на стиль управления;
- работы начинаются сильно позже запланированного срока;
- производственные мощности не соответствуют задачам проекта.
Проблемы в проектной деятельность проще предупредить, чем разрешить по ходу дела. В этом и заключается ценность предлагаемых в рамках EPM методов планирования, организации и контроля.
Что же касается проектного офиса, то он берет на себя функции по обеспечению бизнес-процессов, поддерживающих проектную деятельность. Всего этих функций 4:
- планирование;
- организация;
- лидерство (за термином стоит умение выходить из конфликтных ситуаций);
- контроль.
Самих бизнес-процессов может быть гораздо больше. Это уже зависит как от специфики самой организации, так и от особенностей проекта. В каком-то случае компании не надо развернуто управлять рисками, так как они минимальны, предсказуемы и неспецифичны. В другом случае риски вполне ощутимы и нуждаются в специальной системе менеджмента.
Пример рисков
Нападение сомалийских пиратов на корабль, везущий ценный груз. Для международных логистических компаний это вполне вероятное событие, которое должно предусматривать заранее продуманный алгоритм действий и резервы (финансовые, организационные, юридические и т. д.)
У нас еще остался последний элемент EPM — это информационные системы.
Решение для поддержки EPM внутри организации
Нет универсального решения, которое с ходу поможет компании внедрить лучшие практики EPM. Более того, поддержка EPM требует в компании сразу нескольких информационных систем. Что это может быть?
- решения для автоматизация отдельных функций проектного офиса (планирования ресурсов, контроля этапов и т. д.);
- решения для автоматизации бизнес-процессов (например, процесса инициации проекта);
- решения для автоматизации предпроектной аналитики (например, информация по загруженности логистической сети или уровня занятости персонала).
Примером подобного EPM-решения является Timetta, в которой недавно появилась диаграмма Ганта — инструмент планирования связей между задачами внутри проекта. Вообще Timetta — это облачное PSA-решение, созданное для компаний, которые занимаются продажей профессиональных услуг — или же времени и знаний специалистов. Для данной категории компаний решение Timetta сможет автоматизировать большинство типовых процессов и функций проектного офиса.