Откуда у компаний, учитывающих время, возникает желание запрещать сотрудникам списывать более 8 часов в день, почему это плохо и что с этим делать?
Компании, оказывающие услуги, оценивают свои проекты и услуги в часах потому, что главный ресурс — это сотрудники и их время. Фактически продается время сотрудников, а единица измерения — человеко-часы.
Если проект или услуга продается с фиксированной стоимостью, то создается иллюзия, что время не учитывается. Но это, конечно, не так — в любом случае требуется оценить стоимость и сроки выполнения работ, а для этого оценить трудоемкость, т.е. привести к человеко-часам.
Для оценки стоимости работ, а также расчета и отслеживания рентабельности требуется учет себестоимости.
Раз все учитываем в часах, то и себестоимость считаем на 1 час сотрудника.
Не будем детально затрагивать вопрос расчета себестоимости, это сделаем в другой статье.
Скажем только, что существует расчетная и фактическая себестоимость часа. Расчетная используется в управленческих целях для планирования и оценки работ, и, даже, калькуляции фактических показателей. Фактическая себестоимость рассчитывается финансистами и используется, в основном, для финансовой отчетности.
Чем ближе расчетная себестоимость часа к фактической — тем лучше, но они никогда не равны.
Расчетная себестоимость основывается на модели, принятой в компании. Часто это выглядит так:
Фактическая себестоимость считается ровно так же, но значения — зарплата, общие расходы, утилизация — берутся уже за конкретный, прошедший период по которому ведется расчет.
Где возникает проблема?
У сотрудников в России, почти всегда, фиксированная зарплата (не почасовая), поэтому, когда рассчитывают ключевую составляющую в структуре себестоимости — зарплату сотрудника, обычно берут месячный оклад с премиями (в среднем) делят на 168 (среднее число рабочих часов в месяц) и получают зарплату за 1 час.
Но всегда ли сотрудники работают ровно 8 часов день? — нет, бывают переработки. Например, сотрудник отработал за месяц 200 часов, изменится ли его зарплата? — скорее всего нет. Но если умножить расчетную себестоимость часа на 200, то получится, что себестоимость работ за месяц выросла!
Такая же проблема возникает, когда финансисты считают фактическую себестоимость — необходимо разнести расходы по проектам, но у каждого сотрудника разное число часов за расчетный месяц.
Что сделает компания, если решения принимает финансист?
В большинстве случаев ответ один — сотрудники должны списывать ровно 8 часов в день. Как хотите — работали 10 часов или 6 часов — не важно, спишите на проекты ровно 8 часов.
Проблема финансистов будет решена.
А вот для компании проблем прибавится:
Другими словами — это не лучшее решение задачи.
Все просто — учитывайте реальные трудозатраты, а для финансистов вычисляйте нормализованные трудозатраты, необходимые для учета себестоимости.
Для нормализации часов необходимо получить фактор (коэффициент) нормализации. Применяется множество способов расчета фактора нормализации. Самый простой расчет:
Например, сотрудник отработал 200 часов за месяц, по расписанию должен был 168. Из них на проект «А» списано 50 часов. Ставка себестоимости 1 000 руб. за 1 час и фиксированная зарплата. Вопрос — какова себестоимость работ на проекте «А» за данный период?
Себестоимость = 168 / 200 * 50 * 1 000 = 42 000 руб.
В итоге компания располагает сведениями о реальных трудозатратах сотрудников, а также нормализованными часами, используемыми финансистам для расчета себестоимости.
В реальных условиях в нормализации может быть много нюансов, например:
Чтобы выбрать правильную модель расчета и без проблем построить учет нужны консультанты и современная система учета рабочего времени и управления проектами, такая как Timetta.