Откуда у компаний, учитывающих время, возникает желание запрещать сотрудникам списывать более 8 часов в день, почему это плохо и что с этим делать?
Почему часы?
Компании, оказывающие услуги, оценивают свои проекты и услуги в часах потому, что главный ресурс — это сотрудники и их время. Фактически продается время сотрудников, а единица измерения — человеко-часы.
Если проект или услуга продается с фиксированной стоимостью, то создается иллюзия, что время не учитывается. Но это, конечно, не так — в любом случае требуется оценить стоимость и сроки выполнения работ, а для этого оценить трудоемкость, т. е. привести к человеко-часам.
Для оценки стоимости работ, а также расчета и отслеживания рентабельности требуется учет себестоимости.
Раз все учитываем в часах, то и себестоимость считаем на 1 час сотрудника.
Немного о себестоимости
Не будем детально затрагивать вопрос расчета себестоимости, это сделаем в другой статье.
Скажем только, что существует расчетная и фактическая себестоимость часа. Расчетная используется в управленческих целях для планирования и оценки работ, и, даже, калькуляции фактических показателей. Фактическая себестоимость рассчитывается финансистами и используется, в основном, для финансовой отчетности.
Чем ближе расчетная себестоимость часа к фактической — тем лучше, но они никогда не равны.
Расчетная себестоимость основывается на модели, принятой в компании. Часто это выглядит так:
- Выделяем роли (должности) и категории квалификации. Для каждой пары должность/категория берем среднюю зарплату за предыдущий период.
- Далее берем утилизацию сотрудников за прошлый период, т. е. отношение оплачиваемого времени к общему времени сотрудника. Чем ниже утилизация — тем выше себестоимость часа, т. е. утилизация используется как коэффициент к прямым затратам на сотрудника.
- Далее добавляем к себестоимости рассчитанные тем или иным способом общефирменные расходы. Самое простое — делим постоянные расходы на число доступных часов с учетом поправки на утилизацию.
Фактическая себестоимость считается ровно так же, но значения — зарплата, общие расходы, утилизация — берутся уже за конкретный, прошедший период по которому ведется расчет.
Финансисты vs Реальность
Где возникает проблема?
У сотрудников в России, почти всегда, фиксированная зарплата (не почасовая), поэтому, когда рассчитывают ключевую составляющую в структуре себестоимости — зарплату сотрудника, обычно берут месячный оклад с премиями (в среднем) делят на 168 (среднее число рабочих часов в месяц) и получают зарплату за 1 час.
Но всегда ли сотрудники работают ровно 8 часов день? — нет, бывают переработки. Например, сотрудник отработал за месяц 200 часов, изменится ли его зарплата? — скорее всего нет. Но если умножить расчетную себестоимость часа на 200, то получится, что себестоимость работ за месяц выросла!
Такая же проблема возникает, когда финансисты считают фактическую себестоимость — необходимо разнести расходы по проектам, но у каждого сотрудника разное число часов за расчетный месяц.
Что сделает компания, если решения принимает финансист?
В большинстве случаев ответ один — сотрудники должны списывать ровно 8 часов в день. Как хотите — работали 10 часов или 6 часов — не важно, спишите на проекты ровно 8 часов.
Проблема финансистов будет решена.
А вот для компании проблем прибавится:
- Резко снижается точность учета. Сотрудники понимают, что от них требуется не информация об их рабочем времени, а скорее пропорция времени между проектами, а это оценивается «навскидку».
- Сложно согласовывать таймшиты. Например, менеджер проекта знает, сколько часов потрачено или должно быть потрачено на его проект, но в часах, а не в доле от рабочего дня сотрудника.
- Невозможно понять у кого овертаймы и адекватно оценить реальную загрузку.
- Часто невозможно рассчитать утилизацию сотрудников.
- Снижается мотивация и появляется «уравниловка». Сотрудник работал больше, но обязан указать, что работал 8 часов.
Другими словами — это не лучшее решение задачи.
Как построить правильный учет
Все просто — учитывайте реальные трудозатраты, а для финансистов вычисляйте нормализованные трудозатраты, необходимые для учета себестоимости.
Для нормализации часов необходимо получить фактор (коэффициент) нормализации. Применяется множество способов расчета фактора нормализации. Самый простой расчет:
- Выбираем период нормализации, например неделю или месяц.
- Фактор = Часы расписания / Всего часы за выбранный период.
- Умножаем фактические часы на фактор и получаем нормализованные часы.
- Себестоимость работ получаем умножением нормализованных часов на ставку себестоимости.
Например, сотрудник отработал 200 часов за месяц, по расписанию должен был 168. Из них на проект «А» списано 50 часов. Ставка себестоимости 1 000 руб. за 1 час и фиксированная зарплата. Вопрос — какова себестоимость работ на проекте «А» за данный период?
Себестоимость = 168 / 200 * 50 * 1 000 = 42 000 руб.
В итоге компания располагает сведениями о реальных трудозатратах сотрудников, а также нормализованными часами, используемыми финансистам для расчета себестоимости.
В реальных условиях в нормализации может быть много нюансов, например:
- Из базы часов могут исключать отсутствия: отпуска, больничные и пр., если этого требует модель себестоимости.
- В западных финансовых моделях принято распределять себестоимость, прежде всего на CAPEX и только то, что осталось, на OPEX работы.
Чтобы выбрать правильную модель расчета и без проблем построить учет нужны консультанты и современная система учета рабочего времени и управления проектами, такая как Timetta.
