Для бизнеса профессиональных услуг, такого как аудит, консалтинг, юридические услуги, Timetta помогает автоматизировать базовые процессы. Это учет рабочего времени, управление проектами и отслеживание оказанных работ с выставлением счетов.
В конечном счете все нацелено на то, чтобы заработать больше денег. Но за счет чего?
Три показателя бизнеса, которые, по большому счету, и определяют успех:
- Обьем продаж. Должны быть клиенты, очевидно.
- Утилизация сотрудников. Как такси Uber — пока вы двигаетесь, вы эффективны. У вас есть простой — вы «старое доброе такси». Утилизация — это время сотрудников, за которое платят клиенты.
- Экономическая эффективность проектов. Может быть много продаж и сотрудники заняты работой. Но если при этом сорваны сроки и вместо плановых и оплаченных 100 часов потратили на клиента 200, то бизнес все равно в «минусе».
Timetta — это учет и отслеживание выполнения работ, контроль показателей. Но теперь это еще и планирование.
Планирование загрузки сотрудников дополнительно поможет повысить утилизацию и эффективность проектов.
Знакомые ситуации?
- Сотрудники работают на нескольких проектов и есть конфликты доступности — там не успел, тут все пропало?
- Один сотрудник перегружен и у него много задач, а второй почти свободен и мы придумываем ему задачи?
- Клиенту нужно сообщить сроки, а мы не понимаем кто и когда сможет сделать проект?
Вот с этими ситуациями и помогает справится планирование загрузки.
Немного теории.
Как выглядит планирование в «большом масштабе»? Есть ресурсный менеджер. Или руководитель, если компания небольшая. Его задача распределить сотрудников по проектам — кто куда и в каком объеме. В английском языке это называется Resource Allocation. Перевести можно по-разному, мы переводим — «распределение ресурсов».
В распределении учитываем отсутствия — плановые отпуска, болезни (если уже приключилось) и т. д. Также учитываем административные работы. Человек не сможет 100% времени работать на проектах — еще надо в собраниях участвовать, время планировать и т. д.
Далее, если это требуется, а это требуется не всегда, происходит планирование/перепланирование проекта. Эти работы выполняет руководитель проекта. В проекте есть детальный план работ — структура задач. И на эти задачи назначаются пользователи. В английском это называется Resource Assignment. Часто путают распределение и назначение, а зря…
Планирование ресурсов в Timetta — это распределение ресурсов (Resource Allocation).
Как работает планирование
Для планирования загрузки ресурсов используется планировщик. В планировщике отображается список ресурсов и доступные для каждого ресурса проекты. Планировать можно в часах и или в процентах от рабочего времени сотрудника. При планировании выбирается масштаб — по дням, неделям или месяцам.
Просмотр фактических трудозатрат сотрудников сильно помогает при планировании. А цветовая индикация показывает загрузку на период, и позволяет визуально найти проблемные места.
Задача планирования — добиться распределения, при котором проекты будут обеспечены ресурсами, а сотрудники максимально утилизированы проектной деятельностью.
Планирование загрузки органично дополняет отслеживание трудозатрат по клиентам и проектам.
