Загрузка сотрудников – планирование, анализ и контроль

Для бизнеса профессиональных услуг, такого как аудит, консалтинг, юридические услуги, Timetta помогает автоматизировать базовые процессы. Это учет рабочего времени, управление проектами и отслеживание оказанных работ с выставлением счетов.

В конечном счете все нацелено на то, чтобы заработать больше денег. Но за счет чего?

Три показателя бизнеса, которые, по большому счету, и определяют успех:

1. Обьем продаж. Должны быть клиенты, очевидно.
2. Утилизация сотрудников. Как такси Uber — пока вы двигаетесь, вы эффективны. У вас есть простой — вы «старое доброе такси». Утилизация — это время сотрудников, за которое платят клиенты.
3. Экономическая эффективность проектов. Может быть много продаж и сотрудники заняты работой. Но если при этом сорваны сроки и вместо плановых и оплаченных 100 часов потратили на клиента 200, то бизнес все равно в «минусе».

Timetta — это учет и отслеживание выполнения работ, контроль показателей. Но теперь это еще и планирование.

Планирование загрузки сотрудников дополнительно поможет повысить утилизацию и эффективность проектов.

Знакомые ситуации?

1. Сотрудники работают на нескольких проектов и есть конфликты доступности — там не успел, тут все пропало?
2. Один сотрудник перегружен и у него много задач, а второй почти свободен и мы придумываем ему задачи?
3. Клиенту нужно сообщить сроки, а мы не понимаем кто и когда сможет сделать проект?

Вот с этими ситуациями и помогает справится планирование загрузки.

Немного теории.

Как выглядит планирование в «большом масштабе»? Есть ресурсный менеджер. Или руководитель, если компания небольшая. Его задача распределить сотрудников по проектам — кто куда и в каком объеме. В английском языке это называется Resource Allocation. Перевести можно по-разному, мы переводим — «распределение ресурсов».

В распределении учитываем отсутствия — плановые отпуска, болезни (если уже приключилось) и т.д. Также учитываем административные работы. Человек не сможет 100% времени работать на проектах — еще надо в собраниях участвовать, время планировать и т.д.

Далее, если это требуется, а это требуется не всегда, происходит планирование/перепланирование проекта. Эти работы выполняет руководитель проекта. В проекте есть детальный план работ — структура задач. И на эти задачи назначаются пользователи. В английском это называется Resource Assignment. Часто путают распределение и назначение, а зря...

Планирование ресурсов в Timetta — это распределение ресурсов (Resource Allocation).

Как работает планирование

Для планирования загрузки ресурсов используется планировщик. В планировщике отображается список ресурсов и доступные для каждого ресурса проекты. Планировать можно в часах и или в процентах от рабочего времени сотрудника. При планировании выбирается масштаб — по дням, неделям или месяцам.

Просмотр фактических трудозатрат сотрудников сильно помогает при планировании. А цветовая индикация показывает загрузку на период, и позволяет визуально найти проблемные места.

Задача планирования — добиться распределения, при котором проекты будут обеспечены ресурсами, а сотрудники максимально утилизированы проектной деятельностью.

Планирование загрузки органично дополняет отслеживание трудозатрат по клиентам и проектам.