Управление проектами — это отдельная область менеджмента со своими подходами, задачами и стандартами. Деятельность по управлению проектами начинает бурно развиваться с середины XX века в связи потребностями военной промышленности в США, где эта дисциплина позже получит свое институциональное оформление в 1969 году, когда будет открыт Институт управления проектами, знаменитый PMI.
PMI помог оформить область знания по управлению проектами и ввел основные понятие, которые затем были закреплены в стандарте PMBOK. Именно отсюда берут свое начала такие понятие, как жизненный цикл проекта, фазы и стадии проекта, основные подсистемы и процессы управления проектами. Естественно, PMBOK — это не единственный из доступных стандартов. Существуют многочисленные региональные стандарты. Достаточно вспомнить, что в России действует ГОСТ Р 54869―2011, который регулирует область проектного менеджмента.
В наши задачи не входит полностью описать весь свод знаний по управлению проектами. Мы собираемся только наметить центральные темы, подходы и обозначить общие понятия.
Проект — это временное предприятие, направленное на создание продукта, услуги или получение конкретного результата. Проект обладает неотъемлемы качествами, которые отделяют его от других явлений в области менеджмента:
- Разовость: проекты представляют собой временные и разовые явления.
- Уникальность: каждый проект уникален и имеет что-то неповторимое.
- Инновационность: в процессе реализации проекта всегда создается нечто новое.
- Результативность: все проекты направлены на достижение определенных результатов.
- Временная локализация: проекты ограничены четкими временными рамками.
Перечисленные характеристики взаимосвязаны и формируют рамки проекта:
- Время — сколько времени потребуется на реализацию;
- Стоимость — сколько денег (ресурсов) потребуется на реализацию;
- Цели — что в итоге планируется получить по завершению проекта.
В проектном управлении важнейшей характеристикой является именно время, поскольку время. Чем больше сроки реализации, тем выше стоимость работ и непредсказуемей результаты. Важнейшая задача менеджера проекта — это контроль временных рамок, поскольку их расширение ведет к разрастанию бюджетов и повышению уровня рисков.
Объектами проектирования могут выступать объекты материальной культуры, нематериальные свойства и отношения, рекламные компании, процессы, организационные структуры, законы и услуги. В целом объект проектирования накладывает отпечаток при выборе целей, средств и методов проектной деятельности.
Например, рассмотрим основные различия между проектами в строительстве и проектами по предоставлению услуг.
- В строительстве основную долю затрат составляют расходы на закупку материалов.
- В сфере профессиональных услуг основная доля расходов будет записана на счет оплаты труда специалистов.
Уже эти различия влияют на процессы управления и планирования, а также на специфические методы и подходы, применяемые в каждой из областей.
Существуют довольно подробная классификация проектов, на которую стоит ориентироваться при выборе средств и методов.
- по масштабу;
- по сложности;
- по срокам реализации;
- по требованиям к качеству;
- по уровню участников;
- по характеру проектируемых изменений;
- по сферам и направлениям деятельности;
- по целевым установкам;
- по особенностям финансирования;
- по затрачиваемым ресурсам и получаемой прибыли.
Отдельной группой идут псевдопроекты, включающие проекты-фикции и квазипроекты.
Управление проектами — это методология, которая включает принципы, методы, инструменты и процедуры для планирования, организации, выполнения, контроля и завершения проектов. Предполагается, что менеджер проекта всегда действует в условиях ограничения бюджета, времени, качества и ресурсов. Наиболее эффективная методология управления будет та, которая позволяет преодолеть существующие ограничения с минимальными издержками.
- Определение целей проекта и его обоснование, включая выявление потребностей заинтересованных сторон.
- Разработка структуры проекта, включая подцели, основные этапы работ и методы управления изменениями.
- Определение источников финансирования и управление бюджетом проекта, в том числе учет ресурсов и стоимостей.
- Формирование команды проекта, включая выбор исполнителей и управление персоналом.
- Заключение контрактов и управление поставщиками и внешними сторонами.
- Разработка графика выполнения проекта и управление сроками, включая учет зависимостей и рисков.
- Планирование и управление рисками, в том числе оценка рисков и разработка стратегий их управления.
- Организация мониторинга и контроля за ходом выполнения проекта, включая отчетность и анализ производительности.
- Управление качеством проекта, включая контроль за выполнением требований качества и внедрение улучшений.
- Стимулирование коммуникации и вовлеченности заинтересованных сторон, включая обеспечение прозрачности и открытости информации.
Одним из ключевых объектов управления проектами является жизненный цикл проекта. С этим понятием связаны основные подсистемы и процессы управления.
- Управление замыслом проекта: Инициирование, планирование и контроль стратегии проекта.
- Управление интеграцией проекта: Планирование, разработка целевой структуры и координация выполнения всех аспектов проекта.
- Управление временем: Планирование работ, определение последовательности и продолжительности, составление расписания и графика.
- Управление финансами проекта: Разработка сметы, бюджета и контроль стоимости проекта.
- Управление качеством: Планирование и контроль качества работ и продуктов проекта.
- Управление командой: Процессы эффективного использования человеческих ресурсов проекта.
- Управление коммуникациями проекта: Планирование коммуникаций, распределение информации и представление отчетности.
- Управление рисками: Идентификация и управление рисками проекта.
- Управление обеспечением проекта: Планирование и обеспечение получения товаров и услуг для реализации проекта.
Важным инструментом управления проектами являются информационные системы. Подробнее о различных классах таких систем можно прочитать в статье об ИСУП, а также можно посмотреть большую сравнительную таблицу решений для управления проектами.