ИСУП — это информационная система для управления проектами. За аббревиатурой стоит широкой класс систем со своими задачами и инструментами. Не каждой организации подойдет любая ИСУП: даже цели внедрения этих систем могут отличаться. Для одной организации ожидаемым эффектом от внедрения будет улучшение контроля сроков. Для другой — нормализация бюджетов. Для третьей — наведение порядка в проектной документации.
Никакой строгой классификации систем для управления проектами не существует, но условно на рынке можно выделить четыре основных типа решений:
- системы для управления проектами в строительстве;
- системы для автоматизации проектного офиса;
- системы для рынка профессиональных услуг;
- системы для управления задачами.
Рассмотрим чуть подробнее каждое решение, чтобы показать их особенности.
Производственные циклы в сфере девелопмента реализуются в рамках проектов. Чтобы построить объект вначале нужно подготовить и собрать документацию, согласовать разрешения, рассчитать нужное количество материала, составить смету, провести закупки и т. д. Все эти действия обычно становятся этапами проекта со своими задачами. Например, при подготовке документации ее нужно согласовывать с другими отделами, хранить в одном месте, контролировать сроки подготовки и согласования.
Эти задачи формируют особый набор требований к ИСУП.
- Во-первых, наличие подсистем для связи с внешними контрагентами.
- Во-вторых, инструменты для поддержки документооборота: хранилища файлов, поддержка процессов согласования, назначения поручений и т. д.
- В-третьих, планирование ресурсов в разрезе материалов.
- В-четверых, наличие подсистемы или функциональных возможностей для проведения закупок, так как приобретение материалов — значительная часть расходов строительных организаций.
Остальные функции таких ИСУП неспецифичны, то есть они будут встречаться в подавляющем большинстве решений для управления проектами. К стандартным функциональным возможностям относятся поддержка календарного и ресурсного планирования, диаграмма Ганта, различные инструменты для контроля финансовых показателей.
Крупные организации часто реализуют внутренние проекты. В качестве примера можно привести закупку газовой турбины на ТЭЦ, когда руководителю нужно собрать инженеров, выбрать поставщика, спланировать доставку, рассчитать стоимость монтажных работ, найти персонал и т. д. Особенность подобных проектов в том, что при их реализации приходится управлять работой людей, которые входят в состав разных функциональных подразделений: в отдел закупок, продаж, производства, бухгалтерии и т. д.
В крупных организациях проектами управляет проектный-офис, который координирует действия всех участников и контролирует общий бюджет проекта.
Основная особенность ИСУП для проектных-офисов — это способность контролировать целевые показатели проектов. Например, количество открытых торговых точек в рамках проекта по расширению торговой сети.
Еще одна особенность таких систем — распределение финансов по центрам затрат и центрам прибыли. Подразделения, которые участвуют в проекте, часто используют при его реализации деньги из своего локального бюджета. Централизованный учет этих средств помогает исключить перерасход или недостаток финансирования.
Наконец, в подобных системах также существует механизм для контроля сроков выполнения работ. Исполнитель отчитывается перед менеджером проектного-офиса о фактических сроках завершения работы, и таким образом план-график проекта постоянно актуализируется в системе.
Рынок профессиональных услуг представлен компаниями из сферы консалтинга, аудита, разработки ИТ-приложений. Важнейшей особенностью ИСУП для этого рыночного сегмента является функция учета рабочего времени, которая позволяет контролировать себестоимость проектов.
В сфере профессиональных услуг каждый проект инициируется с целью получения прибыли. У каждого проекта есть расходная и доходная часть. Расходная часть на 80% — 90% состоит из затрат на оплату труда специалистов, а доходная часть — это те деньги, которая компания получит напрямую от заказчика услуги.
Принцип расчета себестоимости
Чтобы адекватно контролировать рентабельность проекта, нужно учитывать его себестоимость. Для этого в организациях сферы профуслуг вводится понятие почасовой ставки оплаты труда. У каждой работы проекта есть определенное количество часов, необходимых для ее завершения. Перемножая количество рабочих часов на почасовую ставку оплаты труда сотрудника можно рассчитать себестоимость отдельной работы и, как следствие, всего проекта.
При систематическом сборе данных учета рабочего времени будет понятно, сколько реально компании стоит проект и каков вклад каждого сотрудника в его реализацию.
ИСУП для сферы профуслуг сочетает функции учета рабочего времени и построения финансовой отчетности, поскольку данные учета рабочего времени тесно связаны с финансовыми показателями. Такие системы должны автоматически рассчитывать себестоимость проектов, а также уметь анализировать утилизацию сотрудников и формировать управленческую отчётность.
Таск-трекеры — это инструмент для организации работы проектных команд. В такой системе руководитель может назначать сотрудникам задачи и следить за их выполнением, используя, например, канбан-доски, списки или отчеты.
Если сравнивать таск-трекеры с другими ИСУП, то это инструмент более «локальный»: он нужен руководителям, чтобы рационально организовать работу подчиненных. Остальные ИСУП выступают скорее инструментом стратегического управления: помогают рационально планировать деятельность в масштабе предприятия и контролировать расход финансов.
Таск-трекеры часто присутствуют в компании наряду с другими системами для управления проектами и нередко внедряются на уровне отдельных подразделений или дивизионов. Исключением являются разве что ИТ-компании, которые используют таск-трекеры для управления циклом разработки. Самым популярным примером такой системы будет Jira.
Кратко резюмируем основные функции каждой ИСУП.
|
ИСУП
|
Основные функции
|
|
ИСУП в строительстве
|
- Общий доступ к документации
- Учет и планирование материальных ресурсов
- Сметно-бюджетная работа
- Управление закупкам
|
|
ИСУП для проектного офиса
|
- Управление бюджетами
- Планирование и контроль сроков выполнения работ
- Управление целями и рисками
|
|
ИСУП для сферы профуслуг
|
- Учет рабочего времени
- Контроль себестоимости и рентабельности
- Сбор данных об утилизации сотрудников
|
|
Текст
на двух строчках
|
- Управление задачами
- Организация работы проектных команд
|
Если анализировать системы, представленные в нише ИСУП, то можно заметить, что многие функциональные возможности продуктов часто пересекаются. Например, диаграмма Ганта может встречаться в 9 из 10 решений, как показывает сравнение систем для управления проектами. При этом некоторые ключевые функции могут быть большой редкостью. Например, очень мало систем, в которых можно выставлять счета на оплату или вести учет выручки через акты. В Timetta эти возможности реализованы, но в большинстве других продуктов — нет. Это связано с тем, что Timetta ориентирована на сферу профессиональных услуг, где у каждого проекта будут входящие денежные потоки, которые нужно дополнительно контролировать.
Вы можете попробовать бесплатную демоверсию Timetta, чтобы самостоятельно посмотреть на функции решения для проектно-ориентированных организаций из сферы профессиональных услуг.