Как правильно выбрать ИСУП для компании?

Считается, что степень цифровизации проектной деятельности напрямую зависит от уровня проектной зрелости компании. На начальном уровне зрелости руководителям достаточно отчетов в Excel, но с ростом организации прежние методы управления и контроля перестают работать эффективно. Тогда руководство начинает задумываться о внедрении информационной системы для управления проектами (ИСУП).

В статье мы кратко рассказываем о том, что представляют из себя ИСУП, на что обратить внимание при выборе систем подобного класса и как проходит их внедрение.

Краткий обзор рынка ИТ-решенийКраткий обзор рынка ИТ-решений

Долгое время на рынке в качестве решения для управления проектами оставался Microsoft Project. Программа позволяла менеджеру быстро составить оптимальный план-график работ, а затем использовать полученный файл для согласования с заказчиком. Программа настолько глубоко вошла в практику проектного управления, что многие элементы интерфейсов большинства современных ИСУП практически без изменений скопированы с Microsoft Project.

Однако времена Microsoft Project давно прошли. Gartner в числе лидеров рынка решений для управления проектами выделяет продукты Planview, Broadcom, Planisware, Changepoint. Сама Microsoft довольно сильно расширила линейку PM-решений. Например, была выпущена Dynamics 365 Project Operations, которая фактически является учетной системой для проектно-ориентированных организаций. Другие ИТ-гиганты, Oracle и SAP также разработали несколько PM-решения на базе своих ERP-платформ.

Для российских пользователей перечисленные решения недоступны из-за санкций, однако на российском рынке можно найти отечественные PM-решения, созданные с учётом региональных практик проектного управления. Сравнительный обзор западных и отечественных решений можно посмотреть в нашей таблице.

Для чего компании ИСУП?Для чего компании ИСУП?

Внедрение ИСУП преследует три основные цели:

• повысить количество успешно реализованных проектов,
• снизить затраты и уменьшить издержки, связанные с управлением ресурсами,
• сократить убытки, связанные с долгим выводом продукта на рынок или срывом сроков.

Достичь указанных целей можно разными способами: за счёт ведения единого реестра проектов, оптимизации ресурсной базы, повышения общей прозрачности управления и т. д. Для решения этих задач ИСУП предлагают стандартный набор функций, который можно разделить на несколько блоков.

• Поддержка планирования работ: составление иерархической структуры работ, разработка план-графика проекта с учётом взаимосвязей между работами, поддержка аналитических методов планирования задач, утверждение сроков начала и завершения проекта, расчёт стоимости работ.
• Поддержка контроля работ: механизм создания нескольких версий проектов, инструменты классического план-фактного анализа сроков и стоимости, управления методом контрольных точек.
• Поддержка управления ресурсами: справочники и реестры ресурсов, ресурсные планы, автоматизированные процессы аллокации ресурсов, инструменты учёта фактически использованных ресурсов.
• Создание различных типов отчётности для руководителей, контрагентов и стейкхолдеров.
• Поддержка мультипроектного управления на уровне программ и портфелей.
• Ведение реестра рисков.
• Хранение проектной документации.

Большинство решений разработано для планирования работ и ресурсов, подготовки отчётов для руководителей и автоматизации организационных процессов. Однако особенности инструментов и порядок их использования различается от решения к решению. Различия могут быть существенными и затрагивать уровень методологии.

Все ИСУП объединяет «процессная» направленность, так как они помогают координировать участников проекта, а также получать данные для управленческой отчётности из бизнес-процессов.

ИСУП не нужно путать с таск-трекерами, которые помогают руководителю организовать внутреннюю работу проектной команды. ИСУП — всегда инструмент стратегического управления, который позволяет рационально планировать и контролировать проектную деятельность в масштабе организации. Таск-трекеры могут дополнять ИСУП на уровне отделов, но не могут служить инструментом коммуникации между отделами и средством составления отчётности по состоянию всех проектов в компании. Хороший пример здесь Jira, которая хорошо справляется с управлением разработкой продукта, но нуждается в дополнительных модулях при масштабировании на более широкий круг задач.

Роль методологии ИСУПРоль методологии ИСУП

В идеале внедрение ИСУП проходит уже после того, как организация выработала устоявшуюся методологию управления проектами. Так сотрудникам будет проще следовать регламентам при работе в системе. Однако на практике ситуация часто обратная. Организация внедряет систему в надежде получить уже готовую методологию, чтобы разобраться с накопившимися проблема. В результате сотрудники не понимают, что от них нужно.

При выборе системы нужно учитывать, как люди уже работают в организации. Какие методы проектно управления являются ведущими? Сможет ли новое решение дать сотрудниками более эффективные инструменты? Каких целей хочет достичь организация? Насколько радикально придётся изменить порядок работы? Ответы на эти вопросы как раз и даёт методология.

На что обратить внимание при выборе ИСУП?На что обратить внимание при выборе ИСУП?

• поддерживаемые подсистемы управления проектом,
• методы планирования и контроля работ,
• методы учёта ресурсов,
• ключевые процессы в системе,
• основные роли пользователей,
• состав и структура справочников,
• основные показатели внутри управленческой отчётности,
• способ формирования управленческой отчётности,
• ожидаемые результаты внедрения.

Набор инструментов внутри системы зависит от того, как организация планирует использовать систему. Покажем это на нескольких примерах.

ИСУП для строительной организацииИСУП для строительной организации

Для такой системы будет важным иметь внутри инструменты для поддержки многоступенчатой ИСР, поскольку строительный проект включает более сотни различных работ. Для верной оценки стоимости и контроля сроков потребуется детальная декомпозиция задач.

Поддержка массивных справочник ресурсов — еще один важный элемент систем для управления строительными проектами. Даже если в самом решении не будет таких справочников, то должна оставаться возможность интеграции с учётными системами. Без этого не получится использовать план-фактный анализ для контроля стоимости работ.

Будут полезны функция для хранения обширной проектной документации, а также поддержка закупок, хотя бы на уровне интеграции с системами электронного документооборота.

ИСУП для проектного офисаИСУП для проектного офиса

Системы для проектного офиса частично дублируют функции систем электронного документооборота. Это связано с тем, что проектные офисы часто работают в рамках вертикально-интегрированной системы управления проектами, когда руководители обязаны отчитываться перед стейкхолдерами о выполненных работах. Вертикальная интеграция преобладает, когда заказчиком проекта выступает государство, а исполнителем — компания с госудасртвенным участием. Также в крупных компаниях проектные менеджеры часто выполняют чисто административные функции, например, закрепляют сотрудника за проектной командой.

В случае вертикальной интеграции возможность управлять поручениями и контролировать достижение целей в системе будет большим плюсом. Как и возможность управлять сроками по контрольным точкам, так как метод позволяет одновременно со сроками контролировать еще и результаты работ. А вот учёт фактических затрат ресурсов будет уже не столь важным, так как финансирование проходит в рамках фиксированных бюджетов.

Еще одна полезная функция систем для проектного офиса — возможность учитывать финансы по центрам затрат и центрам прибыли. Подразделения, которые участвуют в проекте, часто используют при его реализации деньги из своего локального бюджета. Централизованный учет этих средств помогает исключить перерасход или недостаток финансирования.

ИСУП для проектно ориентированной компанииИСУП для проектно ориентированной компании

В сфере профессиональных услуг главная цель внедрения ИСУП — это контроль маржинальности проектов. Те же консалтинговые компании, как один из субъектов рынка профуслуг, зарабатывают на том, что продают время сотрудников. Соответственно главная задача таких систем обеспечить учет фактических затрат, приходящихся главным образом на оплату труда, и поступления выручки от клиента.

При систематическом сборе данных учета рабочего времени будет понятно, сколько реально компании стоит проект и каков вклад каждого сотрудника в его реализацию.

Решения для сферы профуслуг сочетает функции учета рабочего времени и построения финансовой отчетности, поскольку данные учета рабочего времени тесно связаны с финансовыми показателями. Такие системы должны автоматически рассчитывать себестоимость проектов, а также уметь анализировать утилизацию сотрудников, управлять распределением ресурсов формировать управленческую отчётность по ключевым финансовым показателям.

Системы для управления задачамиСистемы для управления задачами

Таск-трекеры — это инструмент для организации работы проектных команд. В такой системе руководитель может назначать сотрудникам задачи и следить за их выполнением, используя, например, канбан-доски, списки или отчеты.

Если сравнивать таск-трекеры с другими ИСУП, то это инструмент более «локальный»: он нужен руководителям, чтобы рационально организовать работу подчиненных. Остальные ИСУП выступают скорее инструментом стратегического управления: помогают рационально планировать деятельность в масштабе предприятия и контролировать расход финансов.
Таск-трекеры часто присутствуют в компании наряду с другими системами для управления проектами и нередко внедряются на уровне отдельных подразделений или дивизионов. Исключением являются разве что ИТ-компании, которые используют таск-трекеры для управления циклом разработки. Самым популярным примером такой системы будет Jira.

Соберем все отличительные функции в одну таблицу.

Особенности внедрения ИСУП в компанииОсобенности внедрения ИСУП в компании

Выбор ИСУП зависит от уровня проектной и процессной зрелости компании. Чем сложнее внутренние процессы, тем больше будет список бизнес-требований.

На начальных этапах проектной вполне достаточно вести реестр проектов в Excel, однако по мере роста организации и усложнения структуры управления эффективность электронных таблиц будет неуклонно снижаться. В целом можно сказать, что чем больше у компании ресурсов и задач, тем ощутимей будет эффект от внедрения.

Важно помнить, что внедрение любой системы всегда подразумевает реинжиниринг процессов. Это значит, что организация должна понимать, какие процессы изменятся и каких сотрудников это затронет. Отсюда вытекает необходимость в регламентах, которые закрепляют порядок использования ИСУП за исполнителями внутри компании, как на уровне руководителей, так и исполнителей.

В целом можно заключить, что сбор бизнес-требований должен быть подкреплен аудитом самого проектного управления внутри организации, тогда внедрение будет результативным.

Вы можете попробовать бесплатную демоверсию Timetta, чтобы самостоятельно посмотреть на функции решения для проектно-ориентированных организаций из сферы профессиональных услуг.